Die digitale Zukunft bringt eine entscheidende Neuerung für das Rechnungswesen: Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht – auch für professionelle Anbieter in der Ferienvermietung. Möglich macht das das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde.

Was auf den ersten Blick nach zusätzlichem Aufwand aussieht, bringt große Vorteile: effizientere Prozesse, weniger Fehler, Kosteneinsparung – und rechtliche Sicherheit. In diesem Beitrag zeigen wir, was jetzt wichtig ist, welche Fristen beachtet werden müssen, worauf es technisch ankommt – und wie du mit vOffice E-Rechnungen ganz einfach umsetzen kannst.

Was ist eine E-Rechnung eigentlich?

Eine E-Rechnung ist keine Rechnung im PDF-Format. Gemeint ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei – meist im XML-Format – die automatisch verarbeitet und weiterverarbeitet werden kann. Sie ermöglicht einen direkten Datenaustausch zwischen Softwarelösungen, ohne manuelle Eingabe, Ausdruck oder Scan.

In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert:

XRechnung: Reines XML-Format, vorgeschrieben für den B2G-Bereich (Business-to-Government)
ZUGFeRD: Kombination aus PDF + eingebettetem XML-Datensatz, optimal für den B2B-Alltag

ZUGFeRD eignet sich besonders für Agenturen in der Ferienvermietung, da es maschinell lesbare Daten liefert und gleichzeitig eine visuelle Rechnung enthält.

Rechnungstyp	Darstellung	Verarbeitung	Automatisierbar	Gesetzeskonform ab 2025 (B2B)
Papierrechnung	Gedruckt	Manuell	❌	❌
PDF-Rechnung	Digital, aber unstrukturiert	Manuell	✅	❌(nur mit Zustimmung)
E-Rechnung (XML, ZUGFeRD)	Strukturiert und maschinenlesbar	Automatisch	✅	✅

Warum die E-Rechnung kommt – und was sie bringt

Die Pflicht zur E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes und verfolgt klare Ziele:

Mehr Transparenz im Umsatzsteuersystem
Reduzierung der „Mehrwertsteuerlücke“ (geschätzt 23 Mrd. € jährlich)
Weniger Bürokratie & digitale Verwaltung
EU-weite Vereinheitlichung im Rahmen von „VAT in the Digital Age“ (ViDA)

Für Vermietungsagenturen ergeben sich direkt nutzbare Vorteile:

Automatisierte Rechnungsprozesse ✔
Weniger manuelle Eingaben und Fehler ✔
Schnellere Zahlungseingänge ✔
Kosteneinsparung bei Papier, Porto und Archivierung ✔
Bessere Datenqualität und Nachvollziehbarkeit ✔
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – automatisch ✔

Ab wann gilt was? – Der Fahrplan zur E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht wird stufenweise eingeführt. Wichtig dabei: Schon ab Januar 2025 ist jeder Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

📌 Die wichtigsten Fristen:

✅ Ab 01.01.2025:
Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle B2B-Unternehmen in Deutschland

✅ Bis 31.12.2026:
Ausstellung weiterhin auch in Papier oder PDF möglich (mit Zustimmung des Empfängers)

✅ Ab 01.01.2027:
Verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit > 800.000 € Jahresumsatz

✅ Ab 01.01.2028:
E-Rechnungsversand für alle Unternehmen verpflichtend – auch bei geringem Umsatz

📌 Wer ist in der Ferienvermietung betroffen?

Agenturen mit gewerblicher Struktur und B2B-Geschäften (z. B. Rechnungen an Eigentümer)
Vermieter, die zur Umsatzsteuer optiert haben
Eventuell auch Eigentümer bei bestimmten Abrechnungsarten
Gilt nicht für klassische B2C-Vermietungen (an Privatgäste)

Herausforderungen erkennen – und aktiv nutzen

Ja, die Umstellung erfordert Investitionen – aber sie lohnt sich. Wer heute Papier oder einfache PDFs nutzt, muss sich in jedem Fall mit E-Rechnungen befassen. Das betrifft:

Prozessanpassung (Rechnungs- & Buchhaltungsabläufe)
Softwarefähigkeit: Kann deine Lösung strukturierte Rechnungen senden & empfangen?
Archivierung: GoBD-konform über 8 Jahre – in Original-Datenform
Schulung von Mitarbeitenden
IT-Sicherheit (z. B. Schutz vor Rechnungsbetrug per E-Mail)

Aber: Wer sich rechtzeitig vorbereitet, profitiert langfristig – durch mehr Effizienz, weniger Rückfragen und moderne Standards im Rechnungswesen.

So unterstützt vOffice ab sofort bei der E-Rechnung

vOffice als All-in-One-Verwaltungslösung für die Ferienvermietung unterstützt die E-Rechnung bereits heute vollständig – sicher, rechtskonform und ohne zusätzlichen Aufwand für dich.

Highlights der vOffice-Lösung:

Erstellung und Versand E-Rechnung (ZUGFeRD) direkt aus dem System ✅
Vollständig GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung ✅
Integration in alle internen Prozesse (Buchung, Eigentümerabrechnung, Gastverwaltung) ✅
Kein zusätzliches Tool oder externer Anbieter notwendig ✅
Automatisierte Zustellung und automatische Buchung in deiner Finanzübersicht ✅
Eigentümer können E-Rechnungen direkt abrufen ✅
Support durch erfahrene Berater & Onboarding-Team ✅

So sparst du Zeit, bleibst rechtlich sicher und kannst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren: erfolgreiche Vermittlung und Vermietung.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht bringt neue Regeln – aber auch die Gelegenheit, veraltete Prozesse einfach und effizient zu modernisieren. Besonders für Ferienvermietungen ist die Digitalisierung eine große Chance, um Abläufe zu vereinfachen, Kosten zu senken und neue Standards zu setzen.

Wer jetzt die Weichen stellt, ist nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite – sondern spart langfristig enorm viel Zeit und Geld. Mit vOffice gelingt der Umstieg auf E-Rechnungen ganz unkompliziert aus einem System heraus – inklusive Archivierung, Eigentümerabrechnung und Finanzübersicht.