Häufige Fragen

Allgemein

Unsere All-in-One Software richtet sich an die professionelle Ferienvermietung bzw. FeWo-Agentur. vOffice bildet alle Aufgabenbereiche, von der Objekt- & Preisverwaltung über die Buchungsverwaltung, den Check-In/-Out und die Eigentümerabrechnung bis hin zur Personaleinsatzplanung, dem Housekeeping und der vorbereitenden Buchhaltung in einer Software ab. Sogar eure eigene Website bietet vOffice euch kostengünstig, hochmodern und buchungsoptimiert an.

Ja, neben unserem Channelmanager+, zu dem die Buchungsportale Fewo-Direkt, HomeToGo, Holidu & Co. gehören, bietet vOffice auch die direkte Anbindung an alle großen Portale, wie booking.com und Airbnb an. Dies ermöglicht dir nicht nur die maximale Sichtbarkeit deiner Unterkünfte bei eigenem Vertrag, sondern garantiert dir auch beste Konditionen und Rankings auf den jeweiligen Portalen. Mit mehr als 500.000 Channel-Buchungen p.a. haben wir neue Standards bei der Prozessabwicklung & -automation für dein erfolgreiches Channel-Management geschaffen und sind daher Premium Partner vieler Portale.

Wir sind davon überzeugt, dass man nur Geld für etwas zahlen sollte, mit dem man auch zufrieden ist und was einem im Arbeitsalltag wirklich hilft. Deswegen hat vOffice eine 30-tägige Kündigungsfrist!

Unser Anspruch ist es, die Betriebsabläufe unserer Kunden zu optimieren und ein Wachstum mit gleichbleibenden Ressourcen zu ermöglichen. Unsere Kunden berichten uns, dass sie mit vOffice zwischen 25-50% effizienter im Arbeitsalltag sind und viele wiederkehrende Aufgaben automatisieren konnten. Besonders freuen wir uns, wenn wir als Ideengeber wahrgenommen werden und unsere Kunden in der täglichen Praxis unterstützen können.

Warum vOffice

Die Einzigartigkeit von vOffice zeichnet sich durch die hohe Praxisnähe, die enorme Funktionsbreite und vielfältige Individualisierungsmöglichkeiten aus. Bei vOffice können sämtliche Prozesse und Arbeitsabläufe von Anfang bis Ende in einer Lösung abgebildet werden. Natürlich entwickeln unsere FeWo-Experten die Software täglich weiter und freuen sich über Hinweise und Wünsche unserer Kunden.

Ja, wir unterstützen unsere Kunden bereits vom ersten Tag an. Wir organisieren gemeinsam die Datenübernahme aus deinem Vorgängersystem und identifizieren die wichtigsten Optimierungspotentiale deiner Ferienvermietung.

Ein strukturiertes Onboarding mit deinem persönlichen Berater ist bei uns im Preis inklusive und sichert dir den zukünftigen Erfolg mit vOffice im Tagesgeschäft. Dabei setzen wir auf wöchentlich feste Einrichtungstermine. So arbeiten bei uns mehr als 15 erfahrene Berater, die dich bei der Einrichtung und dem Tagesgeschäft jederzeit unterstützen. Unser Paket wird abgerundet durch tolle Lernvideos und eine Online-Hilfe, mit der du jederzeit eine Antwort auf deine Fragen erhältst.

Ja, vOffice ist eine mobile-fähige Webapplikation und kann auf jedem internetfähigen Gerät (Computer/Laptop, Tablet, Smartphone) problemlos als auch ortsunabhähig genutzt werden.

Unsere Software eignet sich vor allem für die professionelle Ferienagentur mit einem Full-Service-Angebot. vOffice unterstützt dich bei einer Vielzahl von Aufgaben, wie zum Beispiel:

  • Vermarktung & Vertrieb der Unterkünfte inkl. dem Angebot von Vor-Ort-Services,
  • Gästebetreuung, Check-In/-Out, Newsletter-Marketing & Blog,
  • Facility-Management und Housekeeping,
  • Mietabrechnung und Eigentümerverwaltung,
  • Banking und Rechnungswesen, u.v.m.

Buchungssoftware

Ja, vOffice kann gemäß deiner Storno- und Bearbeitungsgebühren die Rechnung im Handumdrehen erstellen und dabei auch Ersatzvermietungen automatisch berücksichtigen

Ja, auch bestätigte oder stornierte Verträge lassen sich zu jedem Zeitpunkt noch frei bearbeiten. Dabei wird auf Buchungsrestriktionen geprüft und auf Abweichungen hingewiesen.

Ja, der Buchungsprozess kann individuell gestaltet werden und sogar nach Objekten bzw. Objektgruppen und Zeiträumen differenziert werden - Du kannst von der manuellen Buchungsbestätigung bei eingehenden Buchungsanfragen bis hin zur hochautomatisierten Direktbuchung freiwählen und somit alle individuellen Buchungslogiken deiner Ferienvermietung umsetzen.

Channelmanager

Die Nutzung des Channelmanagers kostet die Ferienagentur selbst nichts. Im Gegenteil: Der Channelmanager ermöglicht dir eine maximale Reichweite und optimale Sichtbarkeit deiner Unterkünfte, während die Vertriebsprovisionen durch den Gast getragen werden. Natürlich pflegen wir unsere Schnittstellen auch laufend, um dir alle Möglichkeiten eines zeitgemäßen Channelings und einer modernen Buchungsstrecke zu bieten.

Nein, es ist keine zusätzliche Pflege von Hand notwendig. Der vOffice Channelmanager kann bei den allermeisten Portalen die Verfügbarkeiten, Bilder, Preise, Texte, Buchungsbedingungen, Ausstattungsmerkmale und Stornobedingungen etc. automatisch übertragen.

Auch hier unterstützt dich die Automatisierung von vOffice, denn das System legt die Belegungen mit allen vom Portal zur Verfügung gestellten Informationen automatisch an, um den manuellen Pflegeaufwand so gering wie möglich zu halten.

Websites

Du willst eine buchungsoptimierte Website und möglichst wenig Aufwand bei maximaler Individualisierung?

Dann ist die Website von vOffice für deine Ferienvermietung nicht nur kostengünstig, sondern auch die perfekte Lösung, um eine hohe Auslastung zu erzielen, alle Informationen für deine Gäste und Eigentümer bereitzustellen und einen modernen Außenauftritt in deinem persönlichen Corporate Design umzusetzen. Mehr als 200 Websites von vOffice für professionelle Ferienvermietungen sprechen für sich, es gibt quasi keine Anfrage, die wir noch nicht kennen.

Wir bieten die nahtlose Integration von Online-Payments über unseren Partner Stripe an, somit kann dein Gast zwischen vielen Zahlungsmitteln, wie bspw. Kreditkarte, Sofortüberweisung, Paypal & Co., entscheiden. Außerdem kannst du deinen Gästen den Abschluss einer Reiserücktrittversicherung anbieten, ganz einfach und ohne Mehraufwand.

Ja, vOffice verfügt über eine offene API, so dass auch externe Web-Developer deine FeWo-Website entwickeln und pflegen können.

Teamorganisation & Personalplanung

Ja, es können sämtliche Dienstpläne inkl. Urlaubsplanung in vOffice geführt werden. Dabei werden sogar vereinbarte Wochentage und Wochenarbeitszeiten Deiner Teammitglieder berücksichtigt.

vOffice unterstützt dich bei der optimalen Einsatzplanung auf Basis von gesammelten Daten und ermittelt automatisch Prognosen, Personalkapazitäten und Anforderungen.

vOffice kann dich automatisch an wiederkehrende Tätigkeiten, wie z.B. die Fensterreinigung, erinnern und deren Erledigung überwachen. Du brauchst nichts mehr dem Zufall zu überlassen oder parallele Excel-Listen zu führen.

Gäste-App

Der Kunde hat alle Informationen zu seiner Reise auf einen Blick, wird bemächtigt, optionale Nebenleistungen selber hinzuzubuchen, erhält die Zahlungsinformationen gemäß deiner Reservierungsbedingungen und kann sich selbstständig über die Region informieren. Das spart dir zeitintensive Rückfragen via E-Mail oder Telefon.

Ja, du kannst die Inhalte deiner Gäste-App selbst bestimmen - egal, ob WLAN-Passwort oder Restaurantempfehlungen.

Ja, das Gäste-Feedback kann auf Wunsch direkt nach Abreise automatisch über die Gäste-App abgefragt werden.

Die vOffice Gäste-App ist auf allen bekannten Endgeräten verfügbar und passt sich dank ihrer responsiven Eigenschaft der jeweiligen Bildschirmgröße an.

Ja, vOffice verfügt über eine offene API, so dass auch externe Web-Developer deine Gäste-App entwickeln und pflegen können.

Eigentümerbereich

Nein, ein Portal-Zugang pro Eigentümer reicht aus. Die Software erkennt automatisch welchem Eigentümer die Unterkünfte zugewiesen sind. So findet der Eigentümer alle Informationen zu seinen Unterkünften an einer Stelle und behält stets die Übersicht.

Ja, du kannst die Rechte deiner Eigentümer individuell bestimmen. Hierdurch kannst du entscheiden, welche Eigentümer bspw. Eigenbelegungen buchen dürfen und welche Informationen zu Reservierungen, Belegungen und Gäste-Feedback eingesehen werden dürfen.

Ja, vOffice lädt die Rechnungen nach deren Erstellung automatisch in den Eigentümerbereich. Du kannst sogar entscheiden, ob es zwischen der Rechnungserstellung und deren Veröffentlichung im Eigentümerbereich eine zeitliche Verzögerung geben soll, um mögliche Korrekturen oder Nachbuchungen zu erlauben. Auf jeden Fall sparst du dir den mühsamen Versand per Post und bleibst auch bei Korrekturen digital und flexibel.

Einsatzplanung

Ja, sowohl die persönlichen Dienstpläne der Mitarbeiter als auch einzelne Aufgaben, sowie mögliche Aktualisierungen werden ad hoc an die App übermittelt. Statusmeldungen werden im Gegenzug zurückgesendet.

Ja, die mobile vOffice-App kann auch im Funkloch problemlos benutzt werden. Alle Daten werden zwischengespeichert und bei der nächsten Verbindung mit dem Netz aktualisiert.

Ja, es können sowohl Fotos als auch Textnachrichten mit der mobilen vOffice-App erstellt und direkt an die Verwaltung gesendet werden.

Ja, mit der TeamApp kann das persönliche Zeitprotokoll geführt werden.

Banking & Finanzbuchhaltung

Ja, eingehende Zahlungen werden einer Buchung automatisch zugeordnet, zeitgleich kann der Gast hierüber per E-Mail benachrichtigt werden.

Ja, Überweisungen können sowohl manuell als auch automatisch erstellt und bspw. per Sammelüberweisung direkt an die Bank übermittelt und freigegeben werden.

Nur Benutzer, welche über die Berechtigung für das "Banking-Modul" verfügen, können die Bankumsätze sehen und Überweisungen tätigen. Die Nutzerrechte lassen sich präzise in vOffice einrichten und bei Bedarf leicht anpassen.

Automatisierung

Es können viele verschiedene Routineabläufe, wie bspw. der E-Mail- und SMS-Versand, Buchungs- und Stornierungsprozesse, das Dokumentenmanagement sowie das Aufgabenmanagement automatisiert werden. vOffice unterstützt dich bei einer Vielzahl von Automatisierungen, wir zählen mittlerweile mehr als 1.000 aktive Automatisierungen bei unseren Kunden.

Nein, die Nutzung der Automatisierung ist für den Anwender einfach zu verstehen und erfordert keine Programmierkenntnisse. Es reicht, wenn du weißt, welche Prozesse deiner Ferienvermietung dir heute zu viel Zeit rauben. Unsere Berater helfen dir gern.

Je nach Anbieter können mit der vOffice-Automatisierung auch externe Systeme verknüpft werden. Entdecke die Möglichkeiten der Automatisierung in einem Gespräch mit den vOffice-Experten.

Deine Frage ist nicht dabei?

Kein Problem. Wir helfen dir gerne weiter.

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