vOffice Dokumentation

Willkommen bei vOffice!

In dieser Dokumentation finden Sie viele hilfreiche Tipps, die Ihnen bei der Anwendung von vOffice helfen werden! 

Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch persönlich zur Seite. Unser Support-Team erreichen Sie wie folgt:

Telefonisch unter 04561 61 39 89 0

Per Mail über info@v-office.com

 

Erste Schritte in vOffice

Registrierung & Anmeldung

Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie von unserem Team die Zugangsdaten. 

Die Testphase

In der Testphase steht Ihnen unser Team per Telefon oder eMail von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr zur Verfügung. Wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung und führen eine individuelle Beratung durch. Wir möchten, dass Sie in der Testphase vOffice kennen lernen und anfangen, die Funktionen zu beherrschen, damit Sie am Ende der Demophase eine Entscheidung treffen, ob Sie vOffice bestellen möchten.

Einrichtung

Die Einrichtung von vOffice beginnt bereits in der Testphase. Die eingetragenen Daten werden bei einer Bestellung weiter verwendet.

Wir empfehlen folgende Vorgehensweise:

  1. Richten Sie zuerst die Objekte ein. 
  2. Legen Sie in den Einstellungen die Leistungen (Miete, Endreinigung, Kurtaxe, Wäsche) an.
  3. Legen Sie in den Einstellungen die Saisonzeiten an.
  4. Legen Sie in den Einstellungen Gruppierungen an, falls Sie die Preise nach Kategorien oder Objektgruppen vergeben möchten.
  5. Tragen Sie die Preise ein.
  6. Tragen Sie die Mehrwertsteuer ein.
  7. Legen Sie die Dokumente an.
  8. Richten Sie Ihre eMail-Adresse ein.
  9. Richten Sie Benutzer an und vergeben Benutzerrechte

Bestellung

Wenn Sie sich für vOffice entschieden haben, finden Sie in den Einstellungen Ihren Vertrag sowie Ihre Daten. Füllen Sie zunächst Ihre Daten komplett aus. Anschließend führen Sie die Bestellung durch. Eine Übersicht der Leistungen & Preise finden Sie hier.

Objekte anlegen und verwalten

 

 

Objekte sind die vermietbaren Einheiten (Ferienwohnungen, Ferienhäuser) in vOffice. Bei den Objekten werden Grunddaten, wie die Adresse, zugehörige Region, der Typ, eine mögliche Preiskategorie sowie die Eigenschaften (Größe, Ausstattung), die Bilder und Koordinaten hinterlegt. Diese erfassten Daten können über das CMS-Modul oder eine XML-Schnittstelle als Datenquelle zur Onlinepräsentation verwendet werden. Die genaue und sorgfältige Erfassung ist daher zu empfehlen.

Anlage

Der Unterschied zwischen einer Anlage und einem Objekt ist, dass eine Anlage ein Komplex ist, dem ein Objekt zugehört. Beispiel: Sie vermieten ein Feriendorf mit 50 Häusern. Das Feriendorf selbst ist die Anlage, die 50 Häuser sind die einzelnen Objekte. Oder Sie sind Vermieter eines großen Ferienhauses mit 12 Appartments. Die Appartments gehören zur Anlage und sind die einzelnen Objekte.

Eine Anlage dient für die Onlinepräsentation als übergeordnete Einheit. Bei einer Onlinesuche kann man beispielsweise die Anlage finden, zu der die Objekte gehören. Die Einrichtung einer Anlage ist zur Übersichtlichkeit zu empfehlen, allerdings ist sie nicht zwingend. 

Tipp: Geben Sie die Texte und Bilder so ein, dass Sie die allgemeinen Daten der Anlage beschreiben. Gehen Sie dabei nicht auf die Details der Objekte ein, denn dazu sind die Texte und Bilder beim Objekt vorgesehen.

Objekt

Es ist wichtig, dass Sie die Daten beim Objekt lückenlos ausfüllen. Denn diese Informationen tauchen immer wieder in vOffice auf. 

  • In der Schnellinfo, wenn Sie im Belegungskalender auf den Namen des Objektes klicken
  • In den Dokumenten
  • In dem Onlinedatenblatt des Objektes

Viele Felder sind selbsterklärend. Zu einigen Einträgen möchten wir Ihnen noch ein paar Hinweise geben:

Eigentümer: Wenn Sie Mietabrechnungen vornehmen, ist es zwingend, beim Objekt den Eigentümer einzutragen. Wenn der Hinweis "Im Namen und Rechnung des Eigentümers" in Ihren Dokumenten (Buchungsbestätigung, Rechnung) stehen soll, setzen Sie entsprechend den Haken.

Preis-Kategorie: Sofern die Preise über Kategorien vergeben werden, wählen Sie die entsprechende Preis-Kategorie aus. Die Preise selbst vergeben Sie unter Einstellungen - Leistungen & Preise - Preise.

Kaution: Tragen Sie die Höhe der Kaution und die Art der Fälligkeit ein. Die Kaution wird dann bei der Onlinebuchung als auch beim Gesamtpreis der Belegung angezeigt.

Gruppen: Sie sehen eine Übersicht, welchen Objektgruppen das Objekt zugeordnet ist. Sie können auch hier direkt eine neue Gruppe zuweisen.

Eigenschaften & Texte

Die Eigenschaften sind selbst erklärend. Wenn Sie zusätzliche Eigenschaften anlegen möchten, können Sie das in den Einstellungen unter Weitere - Benutzerdefinierte Eigenschaften vornehmen. Gleiches gilt für die Texte. Sowohl die Eigenschaften als auch die Texte dienen zur Onlinepräsentation als auch zur Darstellung des Objektes in einem Dokument.

In der Objekt-Übersicht finden Sie unter dem Punkt "Mehr" den Eigenschagfts-Assistenten. Über diesen Assistent verteilen Sie bestimmte Eigenschaften mit wenigen Klicks an mehrere Objekte. Dazu wählen Sie zuerst die Eigenschaften aus und rechts in der Spalte Objekte die gewünschten Unterkünfte mit einem Doppelklick. Anschließend gehen Sie auf "Zuweisen".

Bilder

Wir empfehlen eine Auflösung von 2400 x 1600 Pixeln. Achten Sie bitte darauf, dass die Bilder nicht zu groß sind, um die Ladezeiten nicht unnötig zu erhöhen. Unter dem Punkt -Objekte-, Objekt auswählen, dann klicken Sie auf -Bilder-  und dann auf    -Hinzufügen-. So laden Sie neue Bilder hoch. Um ein oder mehre Bilder zu löschen, markieren Sie diese und klicken im Anschluss auf den kleinen Pfeil neben -Hinzufügen-. Nun öffnet sich ein Feld in dem -Ausgewählte Bilder löschen- und -Alle Bilder löschen-steht. wählen Sie in diesem Fall bitte -Ausgewählte Bilder löschen-. Möchten Sie alle Bilder löschen, wählen Sie bitte kein Objekt aus, sonder klicken nur auf den besagten Pfeil, klicken auf -Alle Bilder löschen- und alle Bilder sind entfernt.

Unter Details wird Ihnen die aktuelle Auflösung angezeigt. Unter den Tags wählen Sie die passende Beschriftung bzw. den Bildtitel für das Foto aus.

Online

Unter dem Punkt Online nehmen Sie Einstellungen zur Onlinepräsentation vor. Die abweichenden Buchbarkeiten benötigen Sie, wenn Sie für ein oder mehrere Objekte unterschiedliche Buchungsmöglichkeiten haben. Unter "Externer Link" tragen Sie eine eigene Objekt-URL ein, die zur Objektseite auf Ihrer Homepage führt. Sofern Sie eine externe iCal-Adresse für ein Objekt besitzen, tragen Sie es an entsprechender Stelle ein.

Leistungen & Preise

 

Um Preise zu hinterlegen, benötigen Sie Leistungen (Miete, Endreinigung, Kurtaxe) und ggfs. weitere Einträge (Saisonzeiten, Objektgruppen, Leistungsgruppen, Preis-Kategorien).

Leistungen

Als Leistungen gelten beispielsweise Miete, Endreinigung, Kurtaxe oder Wäschepaket. Die Leistungen werden als Zeilen in der Belegung angelegt. Ihnen werden später die Preise zugeordnet.

Saisonzeiten

Preise können für beliebig viele Saisonzeiten (z.B. Hauptsaison, Nebensaison) vergeben werden.

Sonderangebote

Mit den Sonderangeboten werden für bestimmte Zeiträume Rabatte hinterlegt. Bei einer Onlinebuchung oder einer manuellen Belegung in vOffice wird der Rabatt automatisch vergeben (z.B. LastMinute oder Frühbucher).

Mehrwertsteuer

Jeder Leistung kann (wenn Sie einer entsprechenden Leistungsgruppe zugeordnet ist) ein Mehrwertsteuersatz zugeordnet werden. Dieser erscheint bei den Buchungen und rechnet alles automatisch aus.

Preisaufschläge

Für einen Kurzbucherzuschlag oder mehrere Kurzbucherzuschläge klicken Sie auf "Neu" und wählen die Leistungsgruppe aus. Tragen Sie bei "min Aufenthalt" den Mindestaufenthalt in Tagen ein. Bei "max Aufenthalt" tragen Sie den Maxmimalaufenthalt in Tagen ein. Der Aufschlag selbst wird in Prozent hinterlegt. 

Beispiel: 

Min Aufenthalt: 1

Max Aufenthalt: 2

Leistungsgruppe: Miete (Leistung Miete ist dort hinzugefügt)

Aufschlag in %: 10

Das bedeutet, wenn ein Gast für zwei Tage bucht, wird die Miete automatisch um 10 % höher angeboten.

Die Einstellung gilt für alle Objekte. 

Preis-Kriterien

Preis-Kriterien dienen zur Hilfe, um Preisabstufungen nach der Anzahl der Personen oder der Anzahl der Tage darzustellen.

Zwei Beispiele:

1.)    Der Mietpreis verändert sich ab der 3. Person. Dafür wird ein Kriterium mit Mindestpersonenzahl 3 angelegt.

2.)    Der Mietpreis verändert sich ab dem 7. Tag. Dafür wird ein Kriterium mit einem minimalen Wert von 7 bei den Tagen angelegt.

Leistung einrichten

Einstellungen - Leistungen & Preise - Leistungen - Neu

Benennen Sie nun die Leistung (Miete). Mit einem Klick auf die drei Punkte neben dem Namen können Sie Übersetzungen in anderen Sprachen hinterlegen. Die Bedeutung der Felder erklären sich wie folgt:

Berechnung
Die Berechnungsform. Standard ist pro Nacht. Alternativ können Sie die Berechnung pro Tag, wöchentlich, monatlich, pauschal, nach Verbrauch oder als Prozentsatz hinterlegen.

Leistungszeitraum entspricht immer dem Belegungszeitraum
Setzen Sie den Haken nur bei einer Mietleistung, die tatsächlich zwingend über den gesamten Zeitraum anfällt. So kann z.B. verhindert werden, dass eine Buchung länger andauert, als der hinterlegte Mietpreis. Nie bei einer Leistung auswählen , die eine Berechnung pauschal oder prozentual hat.

Typ
Wählen Sie hier aus, um welchen Typen es sich handelt.

Anbieter
Eigene Leistungen sind ein Service, den eine Agentur bietet, während Leistungen des Eigentümers stets mit diesem abgerechnet werden. Beispielsweise ist eine Miete die Leistung des Eigentümers, wenn Sie eine Provisionsabrechnung erstellt. Die Endreinigung ist die eigene Leistung, falls Sie die Agentur diese selbst durchführt.

Rechnungsempfänger
Eine Leistung wird dem Kunden (Gast) in Rechnung gestellt (z.B. Miete, Endreinigung, Kurtaxe), oder dem Eigentümer (Auslagen, Provision), Niemand (vor Ort, Provisionen an Dritte) oder sowohl dem Kunden oder dem Eigentümer (bestimmte Provisionen). 

Im Belegungsassistenten vorschlagen 
Hier legen Sie fest, wann die Leistung im Belegungs-Assistenten vorgeschlagen wird. Pflichtleistungen sollten immer vorgeschlagen werden. Variable Leistungen nur wenn der Preis hinterlegt ist. Wenn das Feld leer bleibt, kann die Leistung bei Bedarf manuell hinzugefügt werden.

Kategorie
Dieses Feld wird für die Finanzbuchhaltung verwendet. Jede Leistung benötigt eine Leistungskategorie, wenn die FIBU genutzt wird.

Alter der Kinder 
Geben Sie das minimale und maximale Alter der Kinder ein, sofern dies für eine Berechnung relevant ist. Das Alter der Kinder wird später im Belegungsassistenten als auch online für die Berechnung eingegeben.

Gruppen
Leistungen können bei Bedarf einer oder mehrere Leistungsgruppen zugeordnet werden (z.B. für den Mehrwertsteuersatz).

Pauschalpreisinfo
Informationen folgen in Kürze

Online
Somit steht dem Kunden bei einer Online-Buchung diese Leistung zur Verfügung.

Obligatorisch bei Online-Buchung
Setzen Sie hier einen Haken, wenn diese Leistung als »Muss-Leistung« bei der Online-Buchung erscheinen soll.

Je Erwachsener / je Kind / je Baby 
Soll die Leistung personenbezogen sein, setzen Sie einen Haken. So wird der Preis mit der Anzahl der ausgewählten Personen multipliziert.

Aufpreis
Setzen Sie den Haken nur, wenn die Leistung ein personenbezogener Mietaufpreis ist (z.B. Aufpreis jede weitere Person um 10 Euro)

Aufgabe bei Ankunft / Aufgabe bei Abreise
Setzen Sie den Haken, wenn die Leistung als Notiz im Reinigungsplan erscheinen soll.

Saisonzeiten einrichten

Einstellungen - Leistungen und Preise - Saisonzeiten

Legen Sie zuerst eine Saisongruppe (z.B. Miete, Kurtaxe) an. Anschließend legen Sie die Saisons an (Haupt-, Neben-, oder Zwischensaison), welche einer Saisongruppe zugeordnet werden. Da Saisonzeiten auch unterschiedlich sein können (die Zeiten für die Kurtaxe sind anders als für die Miete) besteht so die Möglichkeit, unterschiedliche Gruppen und Zeiten einzurichten. 

Unter Saisonzeiten sehen Sie nun zwei Einträge: Miete und Kurtaxe. Klicken Sie in eine Saisonzeit und dann auf Neu, um die tatsächlichen Zeiträume anzulegen und einer Saison (Hauptsaison, Nebensaison) zuzuordnen. Wichtig: Alle Saisonzeiten müssen nahtlos ineinander übergreifen (Beispiel: 15.07 bis 15.08 und 15.08 bis 30.08).

Sonderangebote

Einstellungen - Leistungen und Preise - Sonderangebote - Neu

Die Felder haben folgende Bedeutung:

Name
Tragen Sie hier den Namen des Sonderangebotes ein.

Gültig ab / Gültig bis
Tragen Sie hier den Zeitraum ein, in dem das Sonderangebot gültig sein soll. Dieses Sonderangebot gilt für alle Gäste, die in diesem Zeitraum buchen.

Objektgruppe
Wählen Sie die Objektgruppe aus, für die diese Rabatte gelten.

Leistungsgruppe
Tragen Sie hier die Leistungsgruppe ein, für die das Sonderangebot gilt. Die Auswahl ist erforderlich, damit eine Leistung, z.B. Miete, rabattiert wird.

Mindestaufenthalt
Sofern das Sonderangebot an einem Mindestaufenthalt gebunden ist, tragen Sie die Anzahl der Tage hier ein.

Typ
Hierbei haben Sie die Auswahl zwischen Frühbuchern und Last Minute. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn der Zeitraum nicht an Frühbuchern oder Last Minute Staffeln gebunden sein soll.

Abstand
Wenn Sie Frühbucher oder Last Minute ausgewählt haben, legen Sie hier fest, wann das Sonderangebot greifen soll. 
Beispiel Frühbucher: Tragen Sie die Zahl 30 ein, wenn der Frühbücherrabatt ab mindestens 30 Tage vor Anreise gelten soll. 
Beispiel Last Minute: Tragen Sie hier als Beispiel die Zahl 7 ein, wenn die Anreise in weniger als 7 Tagen stattfindet und dann entsprechend der Last Minute-Preis gelten soll. 
Lassen Sie das Feld Abstand leer, wenn es nicht an bestimmte Zeiten der Buchung gebunden soll.

Berechnung 
Wählen Sie hier aus, ob die Berechnung des Rabattes in Prozent (diesen bitte ohne % Zeichen als reine Zahl eingeben, z.B. bei 20 % dann 20) oder ob die Preise an den Mindestaufenthalt gebunden sind. Berechnung bleibe x, zahle y: Das bedeutet, der Kunde bleibt mindestens 7 Tage, er zahlt aber nur für eine bestimmte Anzahl Tage (y). Als Beispiel: Kunde bleibt 7 Tage, er zahlt für 5 Tage, dann tragen Sie 5 in das Feld ein. 
Hinweis: Bei diesem Beispiel würde im Belegungskalender dann der Mietzeitraum für fünf Tage angegeben werden und darunter die Leistung Sonderangebote mit 0,00 Euro für die restlichen beiden Tage angezeigt.

Mehrwertsteuer

Einstellungen - Leistungen und Preise- Mehrwertsteuer

Zuerst werden die Steuersätze angelegt. Dazu klicken Sie auf Neu, tragen den Namen und den Wert ein und - sofern Sie die Finanzbuchhaltung nutzen - auch die Sachkonten der Umsatz- und Vorsteuer. 

Unter Anwendungsregeln ordnen Sie die Leistungsgruppen den Sätzen zu. Nur wenn eine Leistung in einer Leistungsgruppe ist, die einem Mehrwertsteuersatz zugewiesen ist, kann dafür auch die Steuer berechnet werden.

Preis-Kriterien einrichten

Einstellungen - Leistung und Preise - Preis-Kriterien - Neu

1. Beispiel: Die Miete einer Wohnung gilt bis zu 3 Personen. Jede weitere Person wird mit 10 Euro / Nacht berechnet.

Sie tragen bei Mindestaufenthalt den Wert "1" ein und bei Maximalaufenthalt den Wert "999", da diese Werte nicht relevant sind für dieses Beispiel, jedoch hinterlegt werden müssen. Bei Mindestperson trägt die Anzahl an, ab welcher der Aufpreis berechnet wird. Bei Maximalepersonen tragen Sie den Höchstwert der Schlafmöglichkeiten. 

2. Beispiel: Der Mietpreis beträgt bis zu 7 Tage 100 Euro / Nacht. Ab dem 8. Tag beträgt die Miete 80 Euro / Nacht.

Hierfür benötigen wir zwei Preis-Kriterien. Beim ersten Kriterium wird bei der Mindestdauer "1" und bei der Maximaldauer eine "7" hinterlegt. Beim zweiten Kritierium bei Mindestdauer die "8" und bei Maximaldauer der Höchstwert einer Belegungsdauer. Da für das Kriterium die Personenanzahl irrelevant ist, hinterlegen Sie dort den wieder den niedrigsten bzw. höchsten Wert.

Preise

Preise werden für Objekte, Objektgruppen oder Preis-Kategorien vergeben. Die Preise können nach Saisonzeiten, Preis-Kriterien oder einfache Zeiträume gestaffelt und variiert werden. Preise werden einer Leistung zugeordnet.

Beispiele: Miete

Sie wählen im Preis-Assistent die Leistung Miete aus. Wenn Sie viele Objekte haben und diese nach Saisonzeiten vermieten, bietet sich die Verwendung des Filters an, um tabellarisch die Preise einzugeben. Klicken Sie dazu auf "Filter hinzufügen", suchen eine Saisongruppe aus und wählen aus, ob die Preise nach Objekt, Preis-Kategorie oder Objektgruppe vergeben werden. Rechts klicken Sie in die Felder, um die Beträge einzutragen.

Oder Sie klicken auf "Neu" und vergeben die Preise einzeln. Wählen Sie einfach aus den bestehenden Vorgaben entsprechend aus. Sie können die Preise für eine bestimmte Saisonzeit und/oder ein bestimmtes Kriterium vergeben. 

Hinweis: Die Preise sind immer Bruttopreise.

Beispiel: Eine Wohnung kostet in der Hauptsaison 100 Euro und in der Nebensaison 80 Euro. Sie gehen also auf die Leistung Miete und fügen den Filter hinzu. Wählen Sie die Saisongruppe (in dem Fall Miete) und klicken dann "Preis nach Objekt". Klicken Sie in die Zeilen der jeweiligen Saisons und hinterlegen Sie den Preis.

Beispiel 2: Der Mietpreis von 100 Euro in der Hauptsaison ändert sich ab 4 Personen auf 115 Euro die Nacht und bei 5 Personen auf 123 Euro die Nacht. Zuerst legen Sie - wie oben beschrieben - die jeweiligen Preis-Kriterien an und klicken dann bei Preise auf "Neu". Vergeben Sie den Preis nach Saison und wählen Sie das erste Preis-Kriterium aus, für das der Preis von 115 Euro gelten soll. Wiederholen Sie den Vorgang mit dem zweiten Preis-Kriterium für den Preis von 120 Euro.

Aufpreis

Der Aufpreis wird nicht für die Leistung Miete verwendet, sondern für eine Nebenleistung, wie Extraperson. Nachdem Sie die Leistung und das Preis-Kriterium wie oben beschrieben angelegt haben, gehen Sie bei Preise auf diese Leistung, dann auf "Neu" und wählen das Preis-Kriterium aus. Vergeben Sie dann den Preis.

Provisionen

Provisionen werden als Prozentpreise hinterlegt. Tragen Sie also einfach nur die Ziffer des Provisionssatzes ein.

Kalender & Belegungsassistent

 

 

Der Belegungskalender ist das Herzstück des Programms. Sie werden sicherlich die meiste Zeit in diesem Bereich verbringen. Sie sehen auf der linken Seite die Such- und Filterfunktionen. In der nächsten Spalte sind die Objekte aufgelistet. Mit einem Klick auf den Namen erhalten Sie eine Kurzinformationen zu den wichtigsten Eigenschaften des Feriendomizils. Wenn Sie einen Gast am Telefon haben, der schnell etwas zum Objekt wissen will, können Sie auf diesem Weg schnell reagieren und müssen nicht lange suchen.

Im Kalender selbst werden die freien Zeiten als auch die bereits angelegten Reservierungen übersichtlich angezeigt. Ein Klick auf das Datum zeigt Ihnen alle Belegungen des Tages an.

Unter Einstellungen (rechts oben das Zahnrad) wählen Sie die Suchkriterien für den Filter aus und aktivieren die Anzeiger der Notizen (ein Ausrufezeichen) oder des Reinigungsstatus (roter oder grüner Punkt beim Objektnamen).

Die Belegungen werden farblich unterschiedlich dargestellt. 

grün = Die Belegung ist komplett bezahlt und bestätigt.
blau = Die Belegung ist teilweise bezahlt und bestätigt.
gelb = Die Belegung ist teilweise in Verzug.
rot = Die Belegung ist komplett in Verzug.

Wenn nun ein Gast telefonisch, per Mail oder direkt in Ihrem Büro buchen möchte, so können Sie entweder auf „Neu“ gehen oder den Zeitraum mit gedrückter Maustaste auswählen. Gehen Sie in die Zeile des gewünschten Objektes. Klicken Sie auf den Anreisetag, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen sie mit dem Mauscursor bis zum Abreisetag. Dann lassen Sie los.

Es öffnet sich der Belegungsassistent.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Belegung anzulegen. Der einfachste Weg ist, den Zeitraum herauszusuchen und mit gedrückter linker Maustaste in der Objektzeile den gewünschten Zeitraum zu markieren. Es öffnet sich nun der Belegungsassistent mit dem Objekt und dem Zeitraum. Alternativ können Sie auch auf "Neu" klicken und das Objekt und den Zeitraum manuell eintragen oder in der Objektzeile auf das Anfangsdatum klicken und das Enddatum nachtragen.

Der Belegungsassistent

Der Belegungsassistent ist der zentrale Verwaltungsbereich einer Reservierung bzw. einer Belegung. Auf der linken Seite sehen Sie die Belegungs-Übersicht, ein Sammelsurium der Angebote, Optionen, definitiven Belegungen, Reservierungen, Stornierungen und geblockten Zeiträume. In diesem Bereich finden Sie also alle angelegten Belegungen. Doch dazu kommen wir später. Denn der eigentliche Belegungsassistent befindet sich auf der rechten Seite.

Der Belegungsassistent teilt sich nun in zwei Bereiche. Links sehen Sie die Auswahlmöglichkeiten, auf der rechten Seite werden die Eingaben getätigt.

Zu oberst wird die Reservierungsnummer nach Speicherung angezeigt. Ebenfalls sehen Sie den Gesamtbetrag und wieviel davon noch offen ist. Als nächstes wählen Sie den Kunden aus. Suchen Sie einen Bestandskunden heraus oder legen Sie einen neuen Kontakt an. 

Mit einem Klick auf das Pluszeichen legen Sie eine zweite Belegung zur bestehenden Reservierung an. Der Kreis daneben bedeutet, die Leistungen und Preise neu vorzuschlagen.

Darunter werden der Name des Objektes und der Zeitraum angezeigt. Rechts davon können Sie diese Daten ändern oder ergänzen. Legen Sie einen Vertriebskanal fest, ändern Sie die Termine für die Rückgabe des Mietvertrages oder der Überweisung der Anzahlung. 

Darunter befinden sich die Leistungen, die Sie mit einem Klick auf die Leistung auch rechts editieren können. Natürlich ist es möglich mit Klick auf "Neue Leistungszeile" auch eine Zusatzleistung der Belegung hinzuzufügen. 

Unter dem Punkt Zahlungen tragen Sie die geleisteten Zahlungen ein. Das gilt allerdings nur, wenn Sie eine Kasse führen oder eine Bankzahlung manuell eintragen. Beim Einlesen der Bankumsätze im Banking erfolgt kein manuelle Eintrag. Ist der Eintrag unter Banking aber verbucht, so erscheint er auch bei der Belegung.

Unter Gäste legen Sie als weitere Kontakte die Mitreisenden fest.

Belegung buchen / Bedeutung Status

Um die Buchung zu speichern und weitere Funktionen auszulösen (z.B. die Termine oder automatischer Dokumentversand) muss die Belegung gebucht werden. Folgende Bedeutung haben die einzelnen Einträge:

  • Entwurf: Kein eigener Status. Eine Zwischenspeicherung. 
  • Angebot: Die Belegung ist nicht im Belegungskalender sichtbar, aber unter Belegungen angelegt. Eignet sich für unverbindliche Anfragen zu bestimmten Objekten oder einem bestimmten Zeitraum.
  • Option: Die Belegung wird im Kalender grau angezeigt, bis der "Reservier, bis"-Termin abgelaufen ist. Online wird der Zeitraum "auf Anfrage" gesetzt.
  • Definitiv: Status einer angelegten, verbindlichen Buchung, die noch vom Gast endgültig bestätigt werden muss. Der Zeitraum wird online als belegt angezeigt.
  • Bestätigt: Bestätigte, verbindliche Belegung
  • Blocken: Geblockter Zeitraum. Vorgesehen für Reparaturen. Der Zeitraum wird online als belegt angezeigt.

Ticketsystem

Das Ticketsystem löst das Postmodul ab. eMails werden als Tickets umgewandelt mit eigener Nummer und Verlauf der Korrespondenz.

Übersicht

  • Freie Gestaltung der Ordner (z.B. Posteingang, Ausgang, pro vOffice Nutzer, nach Themen, wie Hausmeister, Eigentümer oder Reinigung)
  • Erstellung und Zuordnung von Aufgaben und Notizen
  • Wiedervorlage von Aufgaben
  • Status von Tickets (Offen, Geschlossen, Wiedervorlage)
  • Gliederung des Verlaufs im Ticket
  • Neue Verknüpfungsmöglichkeiten mit Kontakten und Objekten
  • Filterung in Ordnern über Labels (z.B. Wichtig & Dringend, Reinigung, Reparatur etc.). Diese Labels können nach Belieben anlegen.
  • Notizen werden ebenfalls im Ticket erstellt werden

Einrichtung

Informieren Sie unseren Support unter info@v-labs.eu, dass Sie auf das Ticketsystem umsteigen wollen. Dieser Umstieg ist endgültig und nicht mehr rückgängig zu machen.

Nachdem wir die Umstellung vorgenommen haben, ändert sich die Ansicht. Aus Post wird Ticket und Sie haben nun die Felder »Ordner« und »Labels«.

Ordner, Labels und Filter

Gehen Sie zuerst in die Ordner und legen die gewünschten Ordner an. Die Möglichkeiten sind dabei sehr groß. Im Folgenden listen wir Ihnen einige gängige Ordner auf.

Ordner

Ordner kennen Sie bereits von anderen Mailprogrammen. Sie dienen als Ablage und Sortierung für Tickets. Sie können beliebig viele Ordner mit Filteroptionen anlegen, so z.B. Posteingänge für alle Benutzer, Ordner nach bestimmten Themen (Labels) und klassische Ordner wie Erledigt, Postausgang, Alle, Gesendet. Um einen neuen Ordner anzulegen, klicken Sie auf Neu und tragen den Namen ein. Die Möglichkeiten der Filterung erläutern wir unter dem Punkt Filter.

Wichtig: Sie verschieben die Tickets durch den Status, die Zuordnung an einen Benutzer oder das Hinzufügen eines Labels in den Ordner und nicht via Drag & Drop.

Labels

Labels (Kennzeichnungen) dienen zur Filterung und zur Hervorhebung von Tickets. Mit einem Klick auf Neu legen Sie das Labe an, unter Name tragen Sie die Bezeichnung ein und vergeben unter dem Punkt Farbe, die Farbe, in der das Label erscheinen. 

Filter

Die Filterungsmöglichkeiten sind groß. Jedem Ordner muss mindestens ein Filter zugeordnet sein, damit Sie Tickets dorthin verschieben können. 

Beispiele:

Ordner Label Filter
Posteingang / Neu -- Status: Offen
Meine Tickets / Posteingang je Benutzer --

Status: Offen
ist aktueller Benutzer

oder
Status: Offen
Benutzer: xyz (wird ausgewählt)

Erledigt -- Status: geschlossen
Wiedervorlage -- Status: wiedervorlage
Postausgang -- hat Nachrichten im Postausgang
Wichtige Tickets Wichtig & Dringend

Status: offen

Hausmeister Hausmeister Status: offen
Benutzer: Benutzer Hausmeister
Eigene Notizen   Verfasser ist aktueller Benutzer
 
Notizen von xyz   Verfasser ist Benutzer xyz (wird ausgewählt)
Alle    
Papierkorb   Status: Papierkorb
Büro xyz Büro xyz Status: offen
Büro Benutzer Büro xyz Status: offen
Benutzer: Benutzer xyz (wird ausgewählt)

Anwendung

Nachdem Sie die Ordner und Labels erstellt haben, werden die eingehenden eMails in Tickets umgewandelt. Ausgehende Tickets gehen als eMail an die Kunden und Geschäftspartner. 

Eine neue eMail landet als Ticket im Posteingang. Von dort aus können Sie das Ticket bearbeiten, einem anderen Benutzer zuordnen, ein Label hinzufügen, mit einer Notiz kommentieren oder einer Reservierung, einem Objekt oder Kontakt verknüpfen. 

Wenn ein Ticket nicht sofort bearbeitet werden soll, wählen Sie den Status "Wiedervorlage" und tragen ein Datum ein, wann dieses Ticket wieder mit Status "offen" im Posteingang erscheinen soll.

Rechte Auswahlleiste

Status: Wählen Sie zwischen "Offen", "Wiedervorlage", "Geschlossen" und "Papierkorb".
Benutzer: Wählen Sie den Benutzer, der das Ticket bearbeiten soll.
Persönlich: Wenn ein Ticket nicht für die anderen Nutzer der Datenbank bestimmt ist, setzen Sie den Haken dort.
Label: Tippen Sie den Namen bzw. die Anfangsbuchstaben des gewünschten Labels ein.
Verknüpfungen: Verknüpfen Sie das Ticket mit einer Reservierungsnummer, einem Kontakt oder einem Objekt.

Tickets erstellen, bearbeiten und archivieren

Um ein Ticket zu archivieren, also auf erledigt zu setzen, wählen Sie den Status "geschlossen". Bei einer Antwort oder einem neuen Ticket klicken Sie auf Senden, um das Ticket abzusenden und auf erledigt zu setzen. 

Um ein neues Ticket zu erstellen, klicken Sie auf "Neu". Gleiches gilt für eine Notiz oder ein Angebot über den Angebotsassistenten. Wählen Sie die Ticket-Überschrift aus und tragen den Empfänger ein. Anschließend schreiben Sie den Text und führen die gewünschte Aktion durch.

Tickets werden - wie Mails im Postmodul - auch automatisch erstellt, wenn Sie das Dokument entsprechend vorher konfiguriert haben. Der Versand eines vorgefertigten Dokumentes (Buchungsbestätigung, Rechnung) erfolgt auch weiterhin über die jeweiligen Menüs (Angebotsassistent, Rechnungsübersicht).

 

Korrespondenz & Dokumente

Herzlich willkommen zum vierten Teil unseres vOffice Einführungsvideos. Nachdem wir die Grundlagen, die Einrichtung der Objekte, der Saisonzeiten, Leistungen und Preise in den vorherigen Videos behandelt haben, widmen wir uns nun der Korrespondenz in vOffice.

Mit vOffice erstellen und versenden Sie Ihre eigene Korrespondenz, wie Buchungsbestätigungen, Rechnungen und Mietabrechnung. Der Versand erfolgt entweder per eMail oder Sie drucken eine PDF-Datei aus.

Einrichtung

Fangen wir mit der Einrichtung an. Diese teilt sich in zwei Schritte. Einmal richten wir die eMail-Adresse ein und zum anderen die Dokumente.

Die eMail-Adresse tragen Sie unter den Einstellungen ein. Zuerst legen Sie eine vOffice Adresse an, über die Sie versenden. Verwenden Sie dabei einen einfachen, individuellen Namen, z.B. Ihren Firmennamen oder Nachnamen. Ihre Adresse lautet dann name@v-office.com. Sofern Sie möchten, dass über Ihre eigene eMail-Adresse versendet wird, tragen Sie die zugehörigen SMTP-Zugangsdaten ein. Diese erfahren Sie bei Ihrem Mailprovider.

Ein Empfang der eingehenden Mails für Ihre eigene Mailadresse ist nicht möglich. Richten Sie bitte dazu eine Weiterleitung auf die @v-office.com Mailadresse ein.

Wenn Ihre Datenbank über einen Benutzer verfügt, müssen Sie in den Benutzereinstellungen nichts eintragen. Sofern Sie mit mehreren Benutzern auf Ihrer vOffice Datenbank arbeiten und diese auch eine eigene Mailadresse haben sollen, so wählen Sie das entsprechende Mailkonto unter Einstellungen - Benutzer aus. Wichtig: Auch hier sollte ein Hauptmailkonto keinem Benutzer zugeordnet sein, so z.B. eine info@mailadresse. Alle Mails, die automatisch oder über den Belegungs/Rechnungsassistenten versendet werden, gehen dann über diese Mailadresse.

Dokumente

Im zweiten Schritt legen Sie die Dokumente an.

Als Vermieter braucht man eine ganze Reihe an Dokumenten: Buchungsbestätigungen, Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Anreisebeschreibungen, Infos zum Zahlungseingang und die Bitte um Abgabe eines Feedbacks bei Abreise, um nur einige zu nennen - das alles in verschiedenen Sprachen und Formaten.

Inhalt vs. Layout

vOffice geht dabei neue Wege, um Ihnen die Pflege zu erleichtern: Es trennt den Inhalt vom Layout. Dadurch müssen das Layout und solche Dinge wie Kopfzeile, Fußzeile und Absender nur einmal zentral festgelegt werden. Möchten Sie etwas ändern, müssen Sie sich dafür nicht mehr durch alle Dokumente in allen Sprachen durcharbeiten.

Und noch besser: Je nach Versandweg wird das passende Layout automatisch angewandt. Das heißt, Sie müssen nur eine Buchungsbestätigung erstellen und nicht eine Vorlage für den Versand per Brief, eine weitere für den Versand per Fax und dann noch eine für den Versand per Email.

Es ist wichtig, diese Trennung zwischen Inhalt und Layout zu bedenken, wenn Sie ein neues Dokument in vOffice anlegen:

Versuchen Sie nicht, Ihr Logo, Ihre Kopfzeile, die Anschrift, den Betreff oder ähnliches in das Dokument einzufügen, sondern beginnen Sie stattdessen mit der Anrede.

Bitte erstellen Sie auch nicht mehrere Dokumente mit dem gleichen Inhalt für verschiedene Versandwege (Beispielsweise ein Email-Dokument und ein Druck-Dokument).

Selbst wenn Abschnitte in Ihrem Dokument vom Versandweg oder der Unterkunft abhängig sind, brauchen Sie nicht mehrere Dokumente anzulegen, sondern können das mit einem Wenn-Dann-Feld steuern.

Wenn Sie diese Regeln beachten, können Sie die Post-Funktionen in vOffice optimal nutzen.

Layout

Es gibt ein Standard-Layout, das Sie unter Einstellungen->Dokumente->Layout-Einstellungen anpassen können. Ferner gibt es die Möglichkeit, für jedes Dokument ein abweichendes Layout auszuwählen (im Dokument unter Email-Layout bzw. Druck-Layout). Dafür haben wir einige Vorlagen für Sie erstellt. Ist hier für Sie nichts Passendes dabei, erstellen wir für Sie auf Wunsch auch gerne Ihr individuelles Layout.

Erstellung

Legen wir nun einmal einige Dokumente an.

Im ersten Beispiel hinterlegen wir eine Reservierungsbestätigung mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen als Anhang und einem eMail-Anschreiben. Manchmal ist es – gerade bei Rechnungen – wünschenswert, wenn ein Dokument nicht als normale Email, sondern als PDF-Dokument im Anhang versendet wird. Damit dies in vOffice automatisch geschieht, erstellen Sie einfach ein Email-Anschreiben – das ist der Text, der dann anstelle Ihres Dokuments in der Email erscheint - und wählen es in Ihrem Dokument aus.

Zuerst tragen wir rechts den Namen ein und wählen aus, wofür das Dokument verwendet werden soll. Je nach dem ausgewählten Bereich können Sie entsprechenden Platzhalter verwenden. Ebenfalls den Empfänger - danach richten sich die Daten der Platzhalter. Unter Anhänge fügen Sie weitere Dokumente diesem hinzu. So zum Beispiel die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für eine Buchunbsbestätigung.

Unter Druck-Layout & eMail-Layout wählen Sie Vorlagen aus, die wir als Standard anbieten oder bei Bedarf auch individuell für Sie erstellen. Setzen Sie sich dazu einfach mit uns in Verbindung. EMail-Anschreiben sind die eigentlichen eMails. Beispielsweise eine kurze Erläuterung zur Rechnung oder Bestätigung als PDF-Anhang.

Dokumente können bei Ereignissen versendet werden. Solche Ereignisse können ein Zeitraum sein, wie die Anreisehinweise 7 Tage vor dem Anreisetag oder die Bitte um Feedbacks am Tag der Abreise. Ebenfalls können das Zahlungen oder der Ablauf einer Option sein. Die Dokumente werden automatisch mit den Daten aus der Belegung erstellt und in den Postausgang gelegt. Sie können auch einstellen, dass die Dokumente automatisch versendet werden.

Erstellen Sie Ihr Dokument mit Hilfe von Platzhaltern. Diese Platzhalter werden beim Drucken bzw. Versenden mit den gewählten Daten gefüllt.

Welche Platzhalter genutzt werden können, hängt davon ab, wofür das Dokument erstellt wird. Erstellen Sie beispielsweise ein Dokument für eine Belegung, stehen natürlich die Platzhalter für Rechnungen nicht zur Verfügung und würde leer bleiben.

Die Platzhalter zeigen die Daten der Unterkunft, die Preisberechnung und Summe, Zahlungen und vieles mehr.

Im Dokument sind einige Platzhalter editierbar:

Leistungen&Preise: Mit einem Doppelklick auf das Feld können Sie weitere Einstellungen vornehmen, die Mehrwertsteuer ein- oder ausblenden oder auch nur Leistungen einer bestimmten Leistungsgruppe anzeigen.

Mit WENN/DANN-Feldern können Sie die Anzeige von Abschnitten an Bedingungen knüpfen.

Objekte:Eigenschaften: Hinter diesem Platzhalter verbergen sich alle Eigenschaften und Texte eines Objekts.

Nutzung

Post

Im Modul-Post finden Sie die eingegangenen eMails, die auf erledigt gesetzten Mails und alle versendeten Mails. Im Posteingang haben Sie die Möglichkeit, eine Mail zu beantworten, sie weiterzuleiten, einem anderen Benutzer zuzuordnen (und mit einem Kommentar zu versehen) als auch einer Belegung zurordnen. Auf der rechten Seite sehen Sie die Auswahlmöglichkeiten, um Notizen einzutragen, eine Buchung durch die Mail zu bestätigen oder einem anderen Benutzer zuzuordnen. Um eine Mail zu archivieren, klicken Sie in der Symbolleiste oben auf den Haken. Die Mail ist dann unter dem Ordner "Erledigt" abgelegt. Sie finden sie auch, wenn sie einer Belegung zugeordnet ist, im Korrespondenzverlauf der Buchung.

Versenden

Sofern der Versand nicht aus dem Druckmenü erfolgt, können Sie die Mails auch über das Post-Modul versenden. Tippen Sie die eMail-Adresse im Adressfeld ein. Besteht ein Kontakt bereits, wird dieser vorgeschlagen. Klicken Sie auf die Mailadresse, damit dieser Vorschlag bestätigt wird. Mit vOffice NG können auch Anhänge versendet werden. Hier gibt es zwei Möglichkeiten. Sie können einen Anhang auswählen oder direkt über die Dokumente Anhänge versenden, wenn diese ebenfalls als Dokumente hinterlegt sind. Wie das funktioniert, erklären wir Ihnen im Video "Dokumente".

Drucken Menü

Über das Drucken Menü werden Dokumente sofort per Mail versendet oder als PDF angezeigt, welches Sie ausdrucken können. Das Druckmenü finden Sie bei den Belegungen, Rechnungen, Objekten und Kontakten. Mit der Vorschau sehen Sie sich das Dokument mit den ausgefüllten Platzhaltern an. Mit Drucken erstellen Sie eine PDF. Wenn Sie auf eMail gehen, wird die Mail versendet. Beim Klick auf "Auto" schaut vOffice im Kontakt des Empfängers, ob dort ein Postversand angehakt ist. Sollte das der Fall sein, wird eine PDF-Datei erstellt. Wenn nicht, wird das Dokument als Mail in den Postausgang gelegt und kann dort ggfs. bearbeitet werden. Allerdings können die Platzhalter nicht editiert werden.

Angebot

Sie können ein Angebot direkt über das Modul Post versenden. Im Bereich "Angebote erstellen" erklären wir Ihnen die Vorgehensweise.

Angebot erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Angebot für einen Gast zu erstellen.

Der Angebotsassistent Version #1

Der Angebotsassistent eignet sich für die schnelle Erstellung von Angeboten für ein oder mehrere Objekte. Ideal, wenn der Interessent eine Auswahl wünscht.

Suche: Klicken Sie auf das Postsymbol und anschließend auf die Schaltfläche Angebot. Es öffnet sich der Angebotsassistent. Füllen Sie nun in der linken Spalte die gewünschten Daten aus. Zur Berechnung notwendig sind der Zeitraum und die Anzahl der Personen. Natürlich können Sie die Auswahl weiter einschränken, durch die Eingabe der Region oder bestimmte relevante Eigenschaften. Die Sortierung erfolgt nach mehreren Kritieren, so dass Sie die Auflistung der Angebote nach dem Namen (Kürzel), der Auslastung (um schlechter vermietete Objekte bevorzugt anzubieten) oder per Zufallsprinzip sortieren.  

Sofern Sie ein eigenes Dokument für das Angebot erstellt haben, wählen Sie dieses aus, damit das fertige Angebot in Ihrem eigenen Layout erscheint.

Vorschläge: Nachdem Sie die Eingaben getätigt haben, erhalten Sie eine Auswahl an Objekten in dem gewünschten Zeitraum. Es werden ebenfalls die Abstände zur letzten und nächsten Buchung angezeigt. So können Sie gleich sehen, ob Sie überhaupt das Objekt anbieten möchten. Wählen Sie die Ferienobjekte aus, die Sie in das Angebot setzen möchten.

Mit einem Klick auf "Merken und weitere Suche" unter der Objektauswahl wird das Ergebnis gespeichert. Sie haben nun die Möglichkeit, mehrere Angebote zusammenzufassen, so z.B. wenn der Zeitraum unterschiedlich ist.

Weiter rechts sehen Sie bereits die Leistungen und Preise. Diese können Sie mit einem Klick auf die Leistung auch editieren, um zum Beispiel Rabatte zu gewähren. Es ist auch möglich, Leistungen hinzuzufügen oder zu löschen. Nachdem Sie mit der Leistungsbearbeitung fertig sind, gehen Sie wieder auf das Objekt. Anschließend erstellen Sie das Angebot. Nun wird eine Mail mit den gewünschten Daten angelegt, die Sie an den Interessenten schicken. 

Tipp: Die Kriterien für den Assistenten sind übrigens individuell einstellbar. Gehen Sie dazu einfach in den Kalender und klicken in der dortigen Suchmaske auf das Zahnrad. Alle dort hinzugefügten Eigenschaften werden auch bei der Suche im Angebotsassistenten angezeigt.

Angebotsassistent Version #2

Der Unterschied zur Version #1 liegt darin, dass die Angebot als Belegungen mit dem Status Angebot hinterlegt werden. Das hat den Vorteil, dass ein Gast bei der Angebotsmail direkt auf das Angebot online zugreifen kann und sehr einfach in eine direkte Buchung umwandelt. 

In die Suche fließen die Buchungsbedingungen mit ein. Das bedeutet, wenn die Anfrage nicht den Buchungsbedingungen (Mindestaufenthalt) entspricht, wird ein alternativer Zeitraum vorgeschlagen.Sie können ein bevorzugtes Objekt bei der Suche auswählen. Wie in Version 1 können Sie beim Zahnrad oben rechts die Suchparameter erweitern. Rechts sehen Sie den Belegungs-Assistenten. Dort wählen Sie den Empfänger des Angebotes aus und bearbeiten ggfs. die Leistungen.

Wenn Sie nun die gewünschten Angebote haben, wählen Sie diese aus.Sie sehen in der Übersicht die "Zusammengestellten Angebote". SIe könnten auch bestehende Angebote hinzufügen, wenn Sie die entsprechende Reservierungsnummer eintragen. Sind alle gewünschten Informationen zusammen, klicken Sie auf "Jetzt Angebotstext erstellen". 

Es wird nun ein Ticket / Mail mit dem Angebotstext erstellt. Die Ansicht ist unsere Standardvorlage. Der Text kann angepaßt werden. Wählen Sie dazu unter Einstellungen - Dokumente ein neues Dokument welches für "Angebotsassistent" sein soll.

Wichtig: Wählen Sie den Platzhalter Angebotsabschnitt aus. Es ist wichtig, dass Sie die wiederholenden Daten nur im blauen Bereich eintragen.

Reservierung:Leistungen und Preise (zusammengefasst)

Objekt:Name

Als Beispiel dem komplette Quellcode für das Dokument:

<p><mmv:field class="mmfield" contenteditable="false" name="recipient.salutation" p="${p}">Empf&auml;nger:Briefanrede</mmv:field>,<br />

<br />

vielen Dank f&uuml;r Ihre Anfrage.<br />

<br />

Schauen Sie doch einmal, ob Ihnen das folgende Angebot gef&auml;llt. Bei Fragen stehen wir Ihnen nat&uuml;rlich gerne zur Verf&uuml;gung.</p>

<mmv:offer class="mm-section" data-title="Angebotsabschnitt" name="other.offer" p="${p}">

<h3><mmv:field class="mmfield" contenteditable="false" name="unit.fullName" p="${p}">Objekt:Name</mmv:field>: <mmv:field class="mmfield" contenteditable="false" name="booking.fromdate" p="${p}">Belegung:Von</mmv:field> - <mmv:field class="mmfield" contenteditable="false" name="booking.tilldate" p="${p}">Belegung:Bis</mmv:field></h3>

<div style="font-size:smaller;"><mmv:field class="mmfield" contenteditable="false" name="unit.type" p="${p}" prefix="hpunit.type">Objekt:Typ</mmv:field> -&nbsp;<mmv:field class="mmfield" contenteditable="false" name="unit.region" p="${p}">Objekt:Region</mmv:field>&nbsp;- Angebot #<mmv:field class="mmfield" contenteditable="false" name="reservation.nr" p="${p}">Reservierung:Nummer</mmv:field></div>

<p><mmv:field class="mmfield" contenteditable="false" name="unit.property" p="${p}" prop="36">Kurzbeschreibung</mmv:field></p>

<div><mmv:field class="mmfield" contenteditable="false" name="unit.detailpictures" p="${p}">Objekt:Bilder</mmv:field></div>

<div>&nbsp;</div>

<div><mmv:field class="mmfield" contenteditable="false" name="unit.shortInfoRow" p="${p}">Objekt:KurzinfoTabelle</mmv:field></div>

<mmv:field class="mmfield" contenteditable="false" name="reservation.summedServicelines" p="${p}" showheading="false">Reservierung:Leistungen und Preise (zusammengefasst)</mmv:field>

<p><mmv:field class="mmfield" name="unit.link" p="${p}">Alle Details zu dieser Unterkunft</mmv:field></p>

<p><mmv:field class="editable_mmfield" linkclass="actionbutton" name="reservation.confirmUrl" p="${p}">Jetzt dieses Angebot direkt buchen!</mmv:field></p>

<p>&nbsp;</p>

</mmv:offer>

<p>Frische Gr&uuml;&szlig;e von der Ostsee</p>

 

Versenden Sie das Ticket / Mail an den Empfänger. Dieser kann nun über den hinterlegten Link direkt auf das Angebot in vOffice zugreifen und es fix buchen, Reiseteilnehmer hinzufügen, Extraleistungen hinzubuchen und Notizen schreiben. Wenn der Gast das Angebot bucht, erhalten Sie in vOffice eine Informationen und der Status der Belegung ändert sich in Bestätigt.

Aufgaben

Eine gut organisierte und strukturierte Ferienhausvermietung benötigt Listen für die Mitarbeiter. vOffice bietet im Aufgaben-Modul die Möglichkeit, individuelle Listen zu erstellen. In Kombination mit der Vergabe von Benutzerrechten können Sie so Ihrem Reinigungspersonal oder Hausmeistern extra Zugänge nur für die Listen zur Verfügung stellen.

Hinweis: Wenn Sie auf "Neu" klicken, erstellen Sie eine Aufgabe und keine Liste. Klicken Sie dazu auf "Liste hinzufügen". 

Liste erstellen

Benennen Sie zuerst die Liste.

Unter "automatisch Anzeigen" wählen Sie aus, was genau angezeigt werden soll. Die nächsten Anreisen, die Abreisen, die darauffolgenden Anreisen oder die anfälligen Reinigungen (auch an den Abreisen gemessen).

Hinweis zur Reinigungsliste: Wenn Sie eine Endreinigungsliste angelegt haben, erscheint neben der Abreise ein Button "Verschieben". Mit einem Klick darauf können Sie den Termin der Endreinigung verschieben, so zum Beispiel, wenn die Wohnung nicht am Tag der Abreise gereinigt werden soll. Achten Sie beim Einrichtungen der Aufgabenliste darauf, dass Sie den Haken bei "Reinigung" und nicht bei "Abreise" setzen.

Die Ergebnisse werden nach Datum, Ort und Objekt gruppiert. Klicken Sie dazu aus, welche Anzeige Sie wünschen.

Der Objektgruppen-Filter hilft Ihnen bei der Übersichtlichkeit der Liste. Wenn Sie Objekte an unterschiedlichen Orten vermieten, legen Sie pro Ort eine Objektgruppe an und weisen die entsprechende Objekte zu. Legen Sie dann pro Objektgruppe eine Aufgabenliste an und tragen die gewünschte Objektgruppe ein. So haben Sie z.B. Anreise- oder Reinigungslisten nach Orten aufgeteilt. Natürlich läßt sich dieses Prinzip auch auf andere Selektionen anwenden, wie unterschiedliche Reinigungsteams oder unterschiedliche Rezeptionen.

Rechts finden Sie weitere, selbsterklärende Anzeigemöglichkeiten für die Liste. Zum Schluß können Sie festlegen, ob ein Zeilenabstand beim PDF-Ausdruck vorhanden sein soll.

Liste anzeigen

Klicken Sie dazu links auf die Liste und wählen den Zeitraum aus. Anschließend klicken Sie auf Aktualisieren und Sie sehen die Liste rechts. Oben im Menü können Sie diese nun drucken oder anpassen. 

Neue Aufgabe

Neue Aufgaben lassen sich einer Liste direkt zuordnen. Sie können sogar die manuellen Aufgaben einem bestimmten Benutzer zuordnen. Ideal für Hausmeister-Aufgaben oder individuelle Tätigkeiten. Klicken Sie einfach auf "Neu" und wählen die gewünschten Einträge aus.

Der Reinigungsplan, Reinigungsapp, Checkliste Zeitprotokoll für Mitarbeiter

Mit dem Reinigungsplan, der ReinigungsApp für Android und iPhone sowie dem Zeitprotokoll für Mitarbeiter, planen Sie Teams, verwalten Abwesenheiten, legen Startzeiten zur Reinigung fest, legen Checklisten an und ermöglichen sogar Ihren Reinigungskräften auf ihren Smartphones und iPhones die aktuelle Einteilung einzusehen, die Arbeitszeiten einzutragen und bei der Checkliste Mängel im Objekt einzutragen.

Kurzinfo

Der Reinigungsplan dient zur Verwaltung, Planung und Einteilung Ihres Reinigungspersonals.

  • Verwaltung: Erfassen Sie die Arbeitszeit der Reinigungskräfte, führen Sie Protokoll über Urlaub und Krankheit. Tragen Sie die Eignung für eine Tätigkeit des Mitarbeiters ein. Werten Sie diese Informationen über eine Statistik aus.
  • Planung: Planen Sie die Einsätze der Reinigungskräfte täglich und weisen Ihnen die zu reinigenden Objekte zu. Informieren Sie die zuständigen Mitarbeiter über anfallende Aufgaben.
  • Durchführung: Setzen Sie den Reinigungsstatus der Objekte auf gereinigt oder wird z.Zt. gereinigt, damit Sie immer den Durchblick behalten. Beim Einsatz der mobilen Geräte können Ihre Reinigungskräfte den Status selbst setzen.
  • Checkliste: Legen Sie pro Wohnung eine Checkliste an, welche Ihre Mitarbeiter auf dem Smartphone, Tablet, iPhone oder iPad abarbeiten und abhaken können. Kann eine Aufgabe nicht erledigt werden, so kann der Mitarbeiter das kommentieren und so auch Mängel in der Wohnung erfassen. 
  • App: Mit der App können Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit bequem über das mobile Gerät eintragen, den täglichen Plan einsehen und die Checkliste durcharbeiten. Die App interagiert mit vOffice direkt, so dass die Zeitprotokolle und erledigten Aufgaben in vOffice übernommen werden.

Einrichtung

Mitarbeiter

Unter Einstellungen - Mitarbeiter klicken Sie auf Neu. 

Tragen Sie unter Allgemein den Namen und alle relevanten Daten ein.

Tragen Sie unter Geschäftlich relevante Bankdaten ein und legen Sie individuelle Präferenzen für den Mitarbeiter fest.

  • Benutzer: Sofern der Mitarbeiter auch ein Benutzer in vOffice ist, können Sie beide Kontakte miteinander verknüpfen.
  • Wochenstunden: Tragen Sie die Anzahl der Wochenstunden ein. Die Anzahl der Wochenstunden wird als Hinweis bei der Einteilung des Mitarbeiters im Reinigungsplan angezeigt.
  • Früheste Start/End-Zeit: Zu Informationszwecken und als Hinweis bei der Einteilung im Reinigungsplan tragen Sie hier Anfang- und Endzeit der Arbeitszeit ein.
  • Erfahrung Reinigung: Legen Sie fest, welche Qualifikation der Mitarbeiter hat. Es muss eine Qualifikation hinterlegt sein, damit Sie die Einteilung des Mitarbeiters vornehmen können. Ein Anfänger kann so z.B. nicht alleine in einem Team eingesetzt werden. 
  • Reinigungscheck: Ist geeignet für kontrollierende Reinigungskräfte (Hausdame). Nur wenn der Haken gesetzt ist, können diese Mitarbeiter auch im Reinigungsplan für den Anreisecheck ausgewählt werden.
  • Fensterreinigung: Spezielle Reinigungskräfte (Fensterputzer). Nur wenn der Haken hier gesetzt ist, können diese Mitarbeiter auch im Reinigungsplan zum Fensterputzen eingesetzt werden.
  • Wochentage: Wählen Sie hier aus, welche Mitarbeiter an welchen Wochentagen eingesetzt werden. Ein Mitarbeiter wird bei der Einteilung im Reinigungsplan durchgestrichen angezeigt, wenn er an diesem Wochentag nicht arbeiten kann.

Nachdem Sie den Mitarbeiter fertig eingerichtet haben, können Sie auf "Kennwort zurücksetzen" klicken. Der Mitarbeiter erhält dann seine Zugangsdaten für die ReinigungsApp.

Objekte

Unter Weitere legen Sie eine komplett neue Kategorie an Objekten an. Diese sind nur für den Reinigungsplan vorgesehen. Dort können Sie fest Objekte (Räume) hinterlegen, die regelmäßig gereinigt werden müssen. Beispiel: Büro, Rezeption, Gemeinschaftssauna, Fitnessraum, Spielraum etc.
Es ist nicht möglich, diese speziellen Objekte nach An- oder Abreise einzuplanen. Diese speziellen Objekte tauchen auch nicht im Belegungskalender auf.

Notizen: Wenn Sie beim Objekt eine Notiz für die Reinigung hinterlegen, so wird diese bei jeder Endreinigung angezeigt.

Leistungen

Jede Leistung kann als "Aufgabe bei Ankunft" und "Aufgabe bei Abreise" (definiert werden. So z.B. die Leistung "Wäschepaket" als Leistung bei Ankunft oder auch eine Leistung bei Abreise (Kinderbett rausnehmen).

Belegung

Notizen: Hinterlegen Sie bei der Belegung eine Notiz für die Reinigung, wenn Sie spezielle Anweisungen oder Hinweise haben. Sie können auch Notizen für die vorherige Endreinigung und nächste Anreise anhaken, um mehr Informationen zu hinterlegen.

Zeitprotokoll

Unter Einstellungen - Zeitprotokoll legen Sie zunächst neue Tätigkeiten an (Reinigung, Pause, Büro etc.). Später können Sie mit diesen Tätigkeiten die Arbeitszeiten der Mitarbeiter hinterlegen.

Mit dem Zeitprotokoll erfassen Sie die tägliche Arbeit der Mitarbeiter. Bei Tätigkeit wählen Sie die unter Einrichtung beschriebenen Tätigkeiten (z.B. Reinigung, Pause) aus. Diese Tätigkeiten werden über Statistiken nach Erfassung ausgewiesen. Mitarbeiter können über die vOffice Reinigungs App Ihre Zeiten auch selbst erfassen. Anhand der hinterlegten Daten errechnet vOffice nachdem es genügend Erfahrungswerte gesammelt hat, eine voraussichtliche Reinigungsdauer je nach Objekt und Team. Ebenfalls können Sie über die Statistiken Auswertungen über die Reinigungsqualität und Dauer der Mitarbeiter einsehen.

Anwendung & Verwaltung

Der Reinigungsplan

Der Reinigungsplan befindet sich im Hauptmenü.

Linke Spalte sehen Sie die den Zeitraum (Tag) für den Sie den Plan erstellen. In der mittleren, großen Spalte werden Teams angelegt, diesen Teams Mitarbeiter zugewiesen und letztlich die Objekte.

Auf der rechten Seite werden alle Objekte aufgelistet, die an dem gewählten Tag gereinigt werden können und alle Reinigungskräfte. Objekte, die bereits für einen anderen Tag eingeplant sind, werden durchgestrichen dargestellt, ebenso Mitarbeiter, die an dem Tag abwesend sind oder bereits eingplant sind. Sie können den Plan auch nach Themen erstellen. Objekte, bei denen der Hinweis erscheint "Anreise ist Eigentümer - Endreinigung nicht berechnet", werden vom Eigentümer belegt. 

Folgende Themen bieten wir an.

  • Endreinigung: Alle Objekte mit Status abgereist und nicht gereinigt.
  • Zwischenreinigung: Alle zu diesem Zeitpunkt belegten Objekte
  • Endreinigungscheck: Alle Objekte, deren Status auf erledigt stehen.
  • Anreise Check: Alle Objekte mit einer Anreise in den nächsten drei Tagen
  • Fensterreinigung: Alle Objekte - wiederkehrend alle vier Wochen
  • Reinigung allgmein: Für spezielle Zimmer, Objekte, die Sie beim Objekt unter Weitere anlegen.
  • Grundreinigung: Jährlicher Frühjahresputz

Starten Sie mit der Planung, indem Sie ein neues Team anlegen (klick in der linken Spalte auf Neu) und ihm Objekte und Mitarbeiter zuordnen. Nachdem das Team angelegt ist, wählen Sie die Mitarbeiter und Objekte aus, indem Sie auf den Eintrag klicken. Sie können einem Team auch einen Teamleiter zuweisen. Klicken Sie dazu auf den Namen des Mitarbeiters und wählen ihn als Teamleiter an. Je nach Qualifikation des Mitarbeiters werden diese auch bei den jeweiligen o.g. Einträgen vorgeschlagen (z.B. der Mitarbeiter mit Qualifikation Fensterreinigung). 

Sie können umplanen, indem Sie Objekte oder Mitarbeiter per Drag-and-Drop zwischen den Teams verschieben. Wenn das Objekt im Team zugeordnet ist, kann die Reihenfolge der Objekte im Team geändert werden. 

Sie können Mitarbeiter auch mehreren Teams zuordnen. Die Mitarbeiter werden dann aber bereits nach der ersten Auswahl durchgestrichen (also nicht verfügbar) angezeigt. Sie können dennoch auch Mitarbeiter mehrmals einteilen, z.B., wenn sie im Laufe des Tages das Team wechseln. Ein Team gilt aber auch immer nur für einen Tag. Das bedeutet, Sie legen pro Reinigungstag ein Team an.

In der blauen Zeile können Sie in dem weißen Feld die Startzeit der Reinigung eintragen.

Mit einem Klick auf den Objektnamen sehen Sie den Status. Dieser kann über die App aber auch im Reinigungsplan geändert werden. Ideal wäre die Änderung über die App durch den verantwortlichen Mitarbeiter. In dieser Übersicht werden auch Leistungen wie Wäschepakete angezeigt, wenn Sie diese unter Leistungen und Preise als "Aufgabe für Anreise" angehakt haben. Notizen aus der Belegung bzw. dem Objekt (alls entsprechend ausgewählt) und das Datum der nächsten Anreise werden dort hinterlegt. 

Die zugeordneten Objekte haben unterschiedliche Farben:

Rote Umrandung = Anreise an diesem Tag / Anreise ist Eigentümer - Check wird empfohlen.
Weiß = nicht gereinigt
Orange = abgereist
Türkis = wird zurzeit gereinigt
Grün =ist gereinigt
Rot = Kurzfristige Buchung

Übrigens: Wenn Sie über das Zeitprotokoll die Reinigungszeiten erfassen, lernt vOffice und wird anhand der gesammelten Informationen die voraussichtlichen Endzeiten für jedes Team kalkulieren.

 

Mitarbeiter Vorfall

Vorfälle sind Ereignisse mit und über Mitarbeiter, die Sie erfassen möchten.

Wählen Sie den Mitarbeiter aus, tragen das Datum bei Tag ein und verfassen eine Notiz. 

Checkliste

Im Reinigungsplan finden Sie oben den Punkt Checkliste. Dort tragen Sie je nach Objekt oder Objektgruppe wiederholende Aufgaben ein, welche die Reinigungskräfte abhaken müssen. Die Checkliste dient also Ideal als Anleitung für das Personal, als Kontrolle für immer wiederkehrende Aufgaben bei der Reinigung oder Anreise. 

   

In der App hat die Reinigungskraft die Möglichkeit, auf "Ja" oder "Nein" zu klicken. Bei "Nein" kann sie auch noch Kommentare eintragen, aus denen dann ein Ticket in vOffice erstellt wird. So können auch die Reinigungskräfte Routineprüfungen vornehmen (alle Leuchtmittel in Ordnung, nirgendwo zieht es oder tropft es, alles kann verschlossen werden). Fällt ein Fehler oder Schaden auf, kann in KOmbination mit dem Ticketsystem gleich eine Aufgabe für den Hausmeister erstellt werden.

Nutzen Sie außerdem die Checkliste für stets wiederkehrende Aufgaben (Türen geschlossen, unter dem Bett gesaugt, Licht ausgemacht etc.) oder Anreiseprozeduren (Flasche Wein für die Anreise), damit Sie Ihre Reinigungskräfte via App instruieren können.

Um einen Eintrag anzulegen, gehen Sie in den Reinigungsplan, klicken auf "Neu" und tragen Name, Text ein und laden ggfs. ein Bild hoch. 

Neben der Checkliste im Reinigungsplan finden Sie eine Übersicht der Ergebnisse. Das sind die "Ja" oder "Nein"-Einträge der Reinigungskräfte.

ReinigungsApp

Zusammen mit dem Reinigungsplan und Zeitprotokoll ist die Reinigungs-App die dritte Säule für die Planung und Durchführung der Endreinigung der Ferienunterkünfte in vOffice.

  • App im Google Play Store und iTunes Store für Ihre Reinigungskräfte
  • Checklisten werden in vOffice angelegt und können über die App bearbeitet werden.
  • Mitarbeiter können über die App Ihre Arbeitszeiten eintragen. Demnächst: Automatische Arbeitszeiterfassung via NFC oder Start/End-Knopfdruck
  • Mitarbeiter sehen über die App Ihre Aufgaben (Checklisten, Reinigungen).
  • Konfiguration über vOffice (Zeiten, Tätigkeiten, Mitarbeiter, Teams)

Download Google Play Store: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.voffice.vofficeapp

Download iTunes Store: https://itunes.apple.com/us/app/voffice-reinigung/id1284871207?mt=8

Laden Sie die App herunter und installieren Sie diese. Anschließend starten Sie die App. Tragen Sie die Zugangsdaten ein, die Sie per eMail aus vOffice erhalten haben, nachdem Sie beim Mitarbeiter auf "Kennwort zurücksetzen" gegangen sind. Die Zugangsdaten setzen sich aus der ID des Mitarbeiters (nicht dessen eMail Adresse) und dem Kennwort zusammen.

Nachdem Sie sich erfolgreich eingeloggt haben, haben Sie rechts das Menü für den Login, die Aktualisierung und die Versionsnummer. Links befindet sich das Hauptmenü. Dort können Sie zwischen dem Reinigungsplan, dem Zeitprotokoll und der Checkliste wählen.

Reinigungsplan: Mit Klick auf die Pfeile wählen Sie das Datum. Darunter sehen Sie die Objekte, die zu reinigen sind und deren Statuts. Klicken Sie auf den Eintrag für mehr Details. 

Ändern Sie dort den Status. Als Reinigungskraft wählen Sie "begonnen" aus, sobald Sie mit der Endreinigung angefangen haben. Wenn Sie fertig sind, ändern Sie den Status auf "erledigt".

Je nach Tätigkeit haben die Mitarbeiter drei Statusmöglichkeiten. Die Endreinigung hat als einziger Bereich vier Statuseinträge.

In der Checkliste wählen Sie "Ja" oder "Nein". Wenn Sie auf "Nein" klicken, können Sie das mit einer Notiz begründen. Nutzen Sie diese Funktion für Schadensmeldungen, die dann direkt als Ticket in vOffice hinterlegt werden.

Im Zeitprotokoll erfassen Sie die Arbeitszeit, also die Dauer der Reinigung pro Objekt. Hierbei haben Sie drei Möglichkeiten:

- Manuell: Tragen Sie Anfangs- und Enduhrzeit sowie das Objekt ein.
- Automatisch: Klicken Sie auf "Start" bei Reinigungsbeginn und auf "Ende" bei Beendigung der Tätigkeit
- NFC: Mithilfe von speziellen Token-Aufklebern, die am Türeingang angebracht werden, können Sie die Zeit automatisch über die App bei Betreten und Verlassen der Wohnung erfassen. 

 

 

Rechnungen

Allgemein

Wir unterscheiden in vOffice zwischen drei Rechnungsarten. Die Verkaufsrechnung ist die Rechnung, die einem Gast (Kunden) gestellt wird. Die Mietabrechnung ist für die Miet- und Provisionsabrechnung mit dem Eigentümer vorgesehen. Die Einkaufsrechnung ist für weitere Kosten gedacht, die ein Vermittler vorerst übernimmt und dem Eigentümer in Rechnung stellt.

Übersicht

In der Übersicht finden Sie eine Auflistung aller erstellten Rechnungen. Unter "Mehr" tragen Sie Auslagen (für Eigentümer) ein und gelangen zu den Buchungssätzen, die dort exportiert werden. 

Verkaufsrechnungen

Eine Verkaufsrechnung verstehen wir als Rechnung an den Kunden / Gast. Der Unterschied zu einer Buchungsbestätigung liegt darin, dass eine Rechnungsnummer vergeben wird und Sie einen anderen Rechnungsempfänger sowie nur bestimmte Leistungen auswählen können.

Es gibt drei Wege, eine Rechnung zu erstellen.

  1. Sie gehen direkt über den Belegungsassistenten und klicken auf Rechnung. Dort können Sie eine Rechnung für die einzelne Reservierung erstellen, den Rechnungsempfänger anpassen und die Leistungen sowie Zahlungen auswählen. Nach der gewünschten Selektion beenden Sie den Vorgang mit "Verkaufsrechnung erstellen". 
  2. Im Rechnungsmenü klicken Sie auf "Neu" - "Rechnungsassistent". Sie finden dort alle Belegungen, zu denen eine Rechnung erstellt werden können. Mit Filterungsmöglichkeiten wird die Darstellung überschaubar. Wenn Sie zum Beispiel nur die Rechnungen der Abreisen aus dem Vormonat erstellen wollen, tragen Sie die entsprechenden Tage bei früheste und späteste Abreise ein.
    Ein Beispiel: Wir haben den 10. des Monats. Sie möchten die Belegungen des Vormonats abrechnen. Sie tragen bei "früheste Abreise" also die Zahl 40 ein, wenn der Monat 30 Tage hatte. Bei späteste Abreise tragen Sie 11 ein. Somit werden Ihnen nur die Belegungen angezeigt, die vor 40 bis 11 Tagen abgereist sind.
    Außerdem können Sie selektieren, ob nur bezahlte Belegungen angezeigt werden.
    Haken Sie die entsprechenden Belegungen an und klicken dann auf "Jetzt Verkaufsrechnungen für die ausgewählten Reservierungen erstellen" an. 
  3. Der dritte Weg ist das manuelle Anlegen einer Rechnung. Klicken Sie dazu unter Rechnungen auf "Neu" - "Verkaufsrechnungen". Die Leistungszeilen werden manuell eingetragen. Beachten Sie hierbei die beiden Kästchen "Auslage erstellen" und "Netto-Preise". Wählen Sie die Auslage erstellen an, dann wird für das hinterlegte Objekt die Rechnung erstellt. Die angelegte Rechnung wird dann als Auslage in einer Mietabrechnung ausgestellt. Beim Klick auf "Netto-Preise" sind die Preise in der Leistungszeile Nettowerte.

Mietabrechnungen & Auslagen

Über den Mietabrechnungs-Assistenten erstellen Sie die Abrechnungen mit dem Eigentümer. Diese stellen sich aus den Mieteinnahmen abzüglich der Provision und Auslagen zusammen. Im Assistenten filtern Sie die Belegungen. Bei "späteste Abreise in Tagen" tragen Sie den Wert ein (z.B. 0 für heute). Ebenso können Sie die Provisionsbeträge runden. Dazu tragen Sie den Rundungswert ein (z.B. 1 für volle Eurobeträge). Das Rechnungsdatum ist ebenfalls wählbar. Eine detailierte Beschreibung und Einrichtung zu den Mietabrechnungen, der Provision und den Auslagen finden Sie in der Anleitung "Mietabrechnungen, Provisionen und Auslagen".

Einkaufsrechnungen

Eine Einkaufsrechnung kann nur manuell erstellt werden. Die Vorgehensweise entspricht dabei Punkt 3 der Verkaufsrechnung. Allerdings wird eine Einkaufsrechnung nicht als Auslage in einer Mietabrechnung erstellt.

Eigentümer-Abrechnung erstellen

Die Miet- und Provisionsabrechnungen sind ein wichtiger Bestandteil für unsere Vermieter und Eigentümer. Die komplette Abwicklung erfolgt in vOffice. 

Voraussetzungen

Bevor eine Mietabrechnung erstellt wird, müssen Sie in vOffice einige Einstellungen vornehmen. 

  • Bei den Objekten müssen Eigentümer zugeordnet sein.
  • Beim Eigentümer sollte eine Bankverbindung hinterlegt sein, wenn Sie beim Anlegen der Mietabrechnung auch eine Überweisung der Miete erstellen wollen.
  • Alle Leistungen, die als Einnahmen für den Eigentümer gelten, müssen bei Rechnungsempfänger den Eigentümer stehen haben.
  • Alle Leistungen, die verprovisioniert werden, müssen in einer Leistungsgruppe "Provision" hinterlegt werden.
  • Wenn Auslagen abgerechnet werden sollen, müssen diese im Rechnungsmenü angelegt werden. Für die Auslagen wird eine eigene Leistung angelegt. Der Rechnungsempfänger dieser Leistung muss ebenfalls der Eigentümer sein.
  • Die Leistung Provision muss hinterlegt sein. Unter Provision legen Sie auch den Satz fest und für welche Objekte, Vertriebskanäle er gilt.
  • Sie müssen ein Dokument Mietabrechnung erstellen.
  • Sie müssen unter Ihr Vertrag auch Ihre eigene Bankverbindung hinterlegen für die SEPA-XML Datei.

Provision

Die Provision wird als Leistung in den Optionen eingetragen. Der Rechnungsempfänger ist der Eigentümer. Der Anbieter ist "Eigene Leistung". Es wird ein Prozentsatz auf die Bruttomiete eingetragen. Tragen Sie den Prozentsatz als Zahl ein. Wählen Sie eine zuvor angelegte Leistungsgruppe aus, damit vOffice nur auf die Leistungen, die in dieser Gruppe sind, die Provision erhebt. 

Sie können problemlos mehrere Provisionssätze einrichten. Damit vOffice weiß, für welches Objekt der Provisionssatz gilt, müssen Sie bitte zuvor eine bzw. mehrere Objektgruppen anlegen. Pro Provisionssatz erstellen Sie eine Objektgruppe und weisen die Objekte den Gruppen zu. Ebenso können Sie Vertriebskanäle hinzufügen, so dass ein bestimmter Provisionssatz nur gilt, wenn in der Belegung dieser Vertriebskanal ausgewählt ist.

Auslage

Auslagen werden über das Rechnungsmenü oder direkt unter Objekt beim Objekt hinterlegt. Sobald eine Auslage hinterlegt ist, erscheint sie im Mietabrechnungs-Assistent, bis sie abgerechnet wurde. Bei der Abrechnung wird die Auslage von den Mieteinnahmen abgezogen. Angelegte und abgerechnete Auslagen finden Sie unter Objekte - Mehr. 

Wenn eine Rechnung für die Auslage erforderlich ist, erstellen Sie manuell eine Verkaufsrechnung und wählen dort "Auslage" an. Nun kann diese Rechnung trotzdem als Auslage in der Mietabrechnung verwendet werden. Dazu muss eine Rückstellung gebildet werden. Zunächst gehen Sie in die Zahlungsarten in den Optionen und legen dort eine Zahlungsart "Rückstellung" an. Wählen Sie die Leistung "Auslage erstellen" dafür aus und fügen ggfs. ein Sachkonto für die Finanzbuchhaltung hinzu. Sofern Sie nun bei einer Verkaufsrechnung "Auslage erstellen" anhaken, wird die Rückstellung automatsich nach Rechnungserstellung gebildet.

Dokument Mietabrechnung

Die Erstellung eines entsprechenden Dokumentes, welches Sie an den Eigentümer senden, schildern wir im Kapitel "Dokumente".

Mietabrechnung erstellen

Über den Mietabrechnungs-Assistenten erstellen Sie die Abrechnungen mit dem Eigentümer. Diese stellen sich aus den Mieteinnahmen abzüglich der Provision und Auslagen zusammen. Im Assistenten filtern Sie die Belegungen, die Sie auch nach Objektgruppen filtern können. Bei "späteste Abreise in Tagen" tragen Sie den Wert ein (z.B. 0 für heute). Ebenso können Sie die Provisionsbeträge runden. Dazu tragen Sie den Rundungswert ein (z.B. 1 für volle Eurobeträge). Das Rechnungsdatum ist ebenfalls wählbar. 

Die Mietabrechnung finden Sie nun in der Rechnungsübersicht. Von dort aus können die Dokumente versendet werden.

Banking-Ausgang Export für Überweisungen

Sofern die Bankdaten hinterlegt wurden, finden Sie nun unter Banking - Ausgang die Überweisungen für die Mietabrechnungen. Klicken Sie auf "Buchen", um den Export zu starten. Nun können Sie die XML-Datei in Ihre Bankingsoftware importieren.

Meldescheine für Kurtaxen

Die Kurverwaltungen und Tourismus-Services der Gemeinden fordern in der Regel von den Vermietern die Erstellung und das Inkasso der Kurkarten. Für Ihre Agenturen ist das oft mit einem enormen administrativen Aufwand verbunden.

Damit Sie zukünftig die Kurkarten deutlich einfacher erstellen, hat vOffice eine Schnittstelle zu einigen Kurkarten-Betreibern entwickelt. So können Sie bequem aus vOffice heraus die Daten erfassen und Kurkarten drucken.

Vorbereitung

Treten Sie bitte mit Ihrer Kurverwaltung in Kontakt und bringen Sie in Erfahrung, mit welchem Anbieter die Kurverwaltung arbeitet.

Intobis

Sie benötigen die Zugangsdaten und IDs von Intobis.

Das sind: Benutzername, Kennwort, Vermieternummer, Mandant der Kurverwaltung, eine Client- bzw. Firmen-ID und eine Unterkunfts-ID.

Entweder erfragen Sie diese direkt bei Intobis oder bei Ihrer Kurverwaltung. Außerdem benötigen wir den Vordruck als PDF-Datei. Bitte schicken Sie diesen zu uns, damit wir ihn in vOffice als Vorlage hinterlegen können.

Nachdem wir den Vordruck hinterlegt haben und Sie die erforderlichen Daten von INTOBIS erhalten haben, gehen Sie in die Einstellungen – Meldeschein-Zugang und klicken auf „Neu“.

Füllen Sie die Daten aus.

Sofern Sie mehrere Konten (für unterschiedliche Kurverwaltungen) haben, legen Sie bitte pro Kurverwaltung einen Meldeschein-Zugang an.

Wählen Sie immer eine Objektgruppe bei der Einrichtung aus.

Nachdem Sie die Daten eingetragen haben, klicken Sie auf das Aktualisierungssymbol. Bei dem Vorgang werden auch die Personengruppen abgerufen.

 

AVS

Setzen Sie sich bitte mit Ihrer Kurverwaltung in Verbindung und fragen dort nach den Zugangsdaten an. Diese setzen sich zusammen aus:

Benutzername, Passwort, Kurverwaltungs-ID, Client/Firmen-ID und Objekt-ID.

Eine AVS-Anleitung für Ihre Kurverwaltung finden Sie unter diesem Link: https://drive.google.com/a/v-labs.eu/file/d/1EmKcNkDbPAi_VEtGkqy84N9uEVZz-dBv/view?usp=sharing

Es ist abhängig von der Kurverwaltung, ob Sie eine oder mehrere Objekt-IDs erhalten. Wenn Sie mehrere IDs erhalten, tragen Sie diese bitte beim Objekt unter dem Reiter Channel im Feld Meldeschein-ID ein.

Sofern Sie mehrere Konten (für unterschiedliche Kurverwaltungen) haben, legen Sie bitte pro Kurverwaltung einen Meldeschein-Zugang an.

Wählen Sie immer eine Objektgruppe aus.

AVS benötigt keinen Vordruck.

Nachdem Sie die Zugangsdaten erhalten haben, tragen Sie diese in vOffice unter Einstellungen – Meldeschein-Zugang ein.

Nachdem Sie die Daten eingetragen haben, klicken Sie auf das Aktualisierungssymbol. Bei dem Vorgang werden auch die Personengruppen abgerufen.

Anwendung

Im Hauptmenü in vOffice finden Sie den Punkt Meldescheine. Hierüber erstellen Sie einen Meldeschein und haben eine Übersicht der erstellten, gedruckten und gesendeten Meldescheine. Erscheint ein Eintrag in rot, wurde dieser nicht zugestellt.

Zuerst legen Sie alle Gäste in der jeweiligen Belegung an.

Rechts bei den Gästen hinterlegen Sie abweichende An- und Abreisen, sofern das benötigt wird.

Anschließend gehen Sie im Hauptmenü auf Meldescheine. Klicken Sie auf Neu und öffnen damit den Meldeschein-Assistenten.

Wählen Sie nun das Datum aus, tragen die jeweilige Objektgruppe ein oder die Nummer der Reservierung, wenn Sie nur für eine Belegung die Meldescheine erstellen wollen.

Die möglichen Belegungen werden Ihnen vorgeschlagen. Prüfen Sie nun die Einträge und ändern diese ggfs. in der Belegung.

Alle Meldescheine, die Sie abrechnen möchten, müssen angehakt sein. Anschließend klicken Sie auf »Jetzt ausgewählte Meldescheine buchen«. Die Daten werden nun übertragen. Dem Eintrag wird eine Meldescheinnummer zugeordnet. Nach erfolgreicher Übertragung gehen Sie auf das Druckersymbol, legen den Vordruck in Ihren Drucker und starten den Druckvorgang.

 

 

 

 

 

Online-Anbindung über Onlinebaukasten, Homepage CMS und XML/JSON API

vOffice bietet Ihnen drei Möglichkeiten, Ihre Objekte online zu präsentieren.

  1. Mit einem Javascript-Plugin platzieren Sie das Objektdatenblatt, die Onlinebuchung mit Kalender oder eine Suche auf Ihrer Homepage
  2. Sie nutzen unsere Schnittstelle zur Einbindung der Daten
  3. Sie lassen sich von unserem Team eine Homepage in vOffice programmieren

Onlinebausteine

Diese Funktion ist ab dem Komfortmodul im Preis enthalten. 

Die Funktion der Onlinebausteine richtet sich an Kunden mit eigener Homepage, die schnell und unkompliziert die Daten in vOffice in ihre Homepage einbinden können. Mit dem neuen Online-Baukasten erstellen Sie mit wenigen Klicks einen HTML-Code, den Sie in den Quelltext Ihrer Homepage einbinden.

Mehr zu den Onlinebausteinen

Homepage CMS

vOffice bietet auch ein eigenes Content Management System. Die verwendete Technologie ist ANGULAR JS. 

Informationen zur vOffice Homepage: https://www.v-office.com/intro/help#section148

XML/JSON-Schnittstelle

Hier finden Sie eine Beschreibung der API: https://www.v-office.com/intro/api

Weiterführende Informationen

Einrichtung der Objekte für die Online-Präsentation & Buchung

Ihre neue vOffice Homepage

Unser Webmaster-Team entwickelt die Homepage für Sie. Wir bieten eine kostenlose Homepage im Standardlayout an (z.B. www.fewoagentur-hohwacht.de). Die kostenlose Einrichtung beschränkt sich auf die Startseite mit Footer und Navigation. Im Standardlayout sind eine Suche sowie die Onlinebuchung enthalten.

Individualisierungen außerhalb der Startseite sind kostenpflichtig. Wir erstellen Ihnen gerne ein Angebot.

Zur Einrichtung Ihrer vOffice Homepage gibt es einige Punkte zu beachten. Der Umstieg auf ein neues System ist einfacher, wenn diese Punkte bereits im Vorfeld berücksichtigt werden.

Domain

Ihre Domain bleibt bei Ihrem Provider. Es wird ein CNAME bei der Domain hinterlegt. Kontaktieren Sie uns bitte und teilen uns Ihre Domain mit. Nachdem wir diese eingetragen haben, können Sie den CNAME eintragen.

 

Unser CNAME lautet »D15e8uzjbk2696.cloudfront.net«.

 

In der Regel legen Sie eine Subdomain an. Diese nennen Sie nur »www«. Bei der Subdomain wird der oben genannte CNAME hinterlegt. Anschließend richten Sie bitte eine Weiterleitung auf die Hauptdomain ein.

SSL-Verschlüsselung

Sie können Ihr eigenes Zertifikat benutzen oder wir richten eines für Sie ein. Das Zertifikat ist kostenlos, für das Hosting und die Verwaltung berechnen wir jedoch einen objektabhängigen Betrag für die Pflege, das Hosting und Updates.

Sie erhalten von uns die Daten für einen zweiten CNAME Eintrag. Nach Zustellung müssten diese bitte innerhalb von 48 Stunden hinterlegt werden.

Weiterleitungen

Um Ihre Suchergebnisse bei Google nicht zu schwächen, empfehlen wir Weiterleitungen in vOffice einzurichten. Sie tragen Ihre alte URL ein und dann die neue Struktur.

Unter https://www.v-office.com/ng/index?lang=de#/hpngredirect werden die Weiterleitungen hinterlegt. Achten Sie bitte darauf, dass Sie keine komplette URL verwenden, sondern nur die Verzeichnisse.

Beispiel: www.domain.de/region/objektname ist die alte URL. Die neue Struktur bei vOffice lautet www.domin.de/region/stadt/objektname. Dann tragen Sie bei Pfad »region/objektname« und bei Ziel »region/stadt/objektname« ein.

Meta-Tags und Description

vOffice bietet bei jedem Objekt (unter Texte), jeder Region, statischen Seite und Blogeintrag die Möglichkeit, Meta-Tags und Beschreibungen einzutragen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um Ihre Suchergebnisse zu verbessern.

Statische Seiten

Viele Bereiche der Homepage können Sie direkt in vOffice bearbeiten. So auch die sog. »statischen Seiten«, sprich feste Beiträge auf der Homepage. Darunter verstehen wir eine Vorstellung, Impressum, Anreisehinweise etc.

Unter https://www.v-office.com/ng/index?lang=de#/hppage legen Sie neue Seiten an. Rechts tragen Sie den Text ein. Sie können dabei auch Texte in unterschiedlichen Sprachen verwenden. Links werden die Grunddaten und der Pfad (auch in unterschiedlichen Sprachen möglich) eingetragen. Die Verlinkung in der Navigation erfolgt über den vLabs Webmaster.

Übersetzungen und Texte

Einmal angelegt können unter https://www.v-office.com/ng/index?lang=de#/hpmessage auch Übersetzungen und kleinere Texte von Ihnen in mehreren Sprachen verändert werden. Da in der Regel das vOffice Team die Grundeinrichtung sowie das Layout der Homepage vornimmt, müssen Sie keine Einträge neu anlegen, können aber bestehende verändern.

Blog

Im Hauptmenü hinterlegen Sie Blogeinträge für Ihre Homepage. Ebenfalls können Sie Galerien für Blogeinträge und Seiten generieren und für den Blog auch Tags hinterlegen. Hierbei gilt es sich zu merken, dass der erste Absatz im Stil »Intro« geschrieben wird (bitte ändern Sie den Stil erst, nachdem Sie den Text geschrieben haben). Text im Stil »Intro« ist der Vorschautext auf der Übersicht. Das erste Bild ist automatisch auch das Vorschaubild.

Galerien können über die Symbolleiste im Punkt »Galerien« hinzugefügt werden.

Mehr Informationen zum Blog: https://www.v-office.com/intro/help#section150

Objekte

Die Unterkünfte richten Sie direkt in vOffice ein (Stammdaten, Texte, Eigenschaften und Bilder). Ebenso die Leistungen und Preise für die Onlinebuchung. Unter dem Punkt Channel tragen Sie abweichende Buchungsregeln ein und setzen das Objekt auf »Online«, wenn es auf der Homepage erscheinen soll.

Onlinebuchung

Über die vOffice Homepage ist die Onlinebuchung Standard. Als Voraussetzung dazu gilt es, die Leistungen und Preise richtig zu hinterlegen. Bitte tragen Sie auch unbedingt Buchungsbedingungen ein und legen die Reservierungsoptionen in vOffice fest, damit die Buchung zu Ihren Wünschen verläuft. Bei erfolgreicher Onlinebuchung wird die neue Belegung direkt in vOffice hinterlegt und Sie erhalten über das Post/Ticket-Modul eine Benachrichtigung.

Weitere Informationen zu den Buchungsbedingungen: https://www.v-office.com/intro/help#section114 und den Reservierungsoptionen: https://www.v-office.com/intro/help#section51

Datenschutz / AGB

Tragen Sie unter Einstellungen – Dokumente Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzerklärung als neues Dokument ein. Anschließend gehen Sie bei den Dokumenten auf »Einstellungen« und wählen die Dokumente unter »AGB« und »Datenschutz« aus, damit diese automatisch bei der Onlinebuchung abrufbar sind.

Feedbacks

Feedbacks können aus vOffice verschickt werden und auf Ihrer vOffice Homepage dargestellt werden. Richten Sie dazu in den Einstellungen die Feedback-Kriterien ein und hinterlegen Dokumente für die Feedbackmail und einen Introtext. Weitere Infos zu den Feedbacks: https://www.v-office.com/intro/help#section134

Reservierungsverwaltung

Die Reservierungsverwaltung ist ein spezieller Bereich auf der Homepage. Über einen Token gelangen die Kunden zu den Daten ihrer Reservierung und können dort die Gäste eintragen, die Buchung bestätigen, Nachrichten schreiben und Extraleistungen hinzubuchen. Sie erhalten per Mail eine Benachrichtigung. Die Daten werden automatisch in die Belegung geschrieben. Fügen Sie beim gewünschten Dokument (z.B. Buchungsbestätigung) den Platzhalter Reservierung:Buchungsbestätigungslink hinzu. Der Token wird automatisch pro Belegung generiert. Der Gast braucht in seiner Bestätigung nur auf den Link zu klicken. Weitere Infos zu den Dokumenten: https://www.v-office.com/intro/help#section40

Google Analytics / Google Tag Manager

Um Google Analytics oder den Google Tag Manager zu nutzen, beachten Sie bitte folgende Anleitung: https://www.v-office.com/intro/help#section149

Änderungen Homepage

Änderungen in vOffice oder auf der Homepage sind nach 24 Stunden zu sehen, da wir ein Content Delivery Network verwenden, um eine schnelle Performance zu gewährleisten. Der Cache des CDN leert sich alle 24 Stunden. Damit Sie Änderungen vorher sehen können, gibt es einen Developerbereich. Die URL lautet dev-homepagename.v-office-cms.com/de/. Bitt ersetzen Sie homepagename durch den Namen Ihrer Homepage.

Google Maps

Sie benötigen einen eigenen API-Key für GoogleMaps. Hier finden Sie eine Anleitung zur Erstellung. Teilen Sie uns im Anschluss bitte den neuen Google Maps Key mit, damit wir ihn einbinden können: https://developers.google.com/maps/documentation/geocoding/get-api-key

Blog

Mit dem Blog schreiben Sie Neuigkeiten für Ihre vOffice Homepage oder den Eigentümerbereich. Gehen Sie im Hauptmenü auf Blog. Dort klicken Sie auf "Neu" und wählen das Ziel (Homepage oder Eigentümerbereich). Verfassen Sie die Nachricht im Texteditor. Sie speichert sich automatisch.

Vorschaubild: Das erste Beitragsbild im Text ist automatisch das Vorschaubild.

Vorschautext: Nachdem Sie den Text geschrieben haben, wählen Sie die Passage aus, die Sie als Vorschau möchten. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Stil und wählen "Intro" aus.

Tags: Verwenden Sie Tags zur Selektierung und Filterung von Blogeinträgen. 

Galerien: Legen Sie Galerien für einen Blogeintrag oder eine statische Seite auf der Homepage an. Klicken Sie auf "Neu" und auf "Hinzufügen". Wählen Sie die Bilder von Ihrer Festplatte aus und starten Sie den Uploadvorgang. Sie können die Bilder nachträglich löschen und neue hinzufügen. Zum Löschen markieren Sie das Bild und klicken auf den Pfeil rechts neben "Hinzufügen", um die ausgewählten Bilder zu löschen. Die Sortierung funktioniert im Drag&Drop-Prinzip. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste das Bild an die gewünschte Position.

 

Channelmanager / Schnittstellen

vOffice bietet zahlreiche Schnittstellen zu Tourismusportalen an. Im folgenden Text listen wir die Portale auf und erläutern die Einrichtung. Es ist wichtig, dass Sie auch mit den Betreibern der Portale Kontakt aufnehmen, um dort Kunde zu werden. Wir stellen lediglich die technische Anbindung zu vOffice zur Verfügung.

vOffice API

Die vOffice API ist eine XML-Schnittstelle. Sie kann von Tourismusportalen und Webseiten-Programmierern zur Einbindung Ihrer Daten genutzt werden. 

Eine ausführliche Dokumentation finden Sie unter https://www.v-office.com/intro/api

Einrichtung

Kontaktieren Sie bitte den vLabs Support unter info [at] v-labs.eu oder 04561/6138890. Wir richten die Schnittstelle für Sie ein und besprechen mit Ihnen den Weg zur Freischaltung. Meistens benötigen Sie von Ihrem Onlineportalpartner noch eine oder mehrere IDs. Die Benutzung der Schnittstellen (bis auf HomeAway) ist kostenpflichtig. 

Wir bieten eine Onlineanbindung zu folgenden Schnittstellen: 

Airbnb

Mehr Informationen zur Einrichtug von Airbnb finden Sie hier: http://www.v-office.com/intro/help#sectionfaq138

HomeAway / Fewo-Direkt

Um HomeAway zu nutzen, wenden Sie sich bitte an Ihren dortigen Ansprechpartner, um den Vertrag aufzusetzen und kontaktieren uns zur Einrichtung der Schnittstellen. 

Wenn Sie Neukunde bei HomeAway sind bzw. werden möchten, registrieren Sie sich bitte über den folgenden Link: https://www.homeaway.co.uk/info/property-managers

Booking.com

Wenn Sie Neukunde bei Booking.com sind bzw. werden möchten, registrieren Sie sich bitte über den folgenden Link: https://join.booking.com/build-group/partner.html?aid=1151954

eDomizil, Traum-Ferienwohnungen.de, Holidu, HomeToGo und Travanto

     

Die Einrichtung der Schnittstelle zu den obigen drei Portalen wird wie im Abschnitt "vOffice API" vorgenommen, da diese drei Partner unsere Schnittstelle nutzen.

Kontaktieren Sie bitte den vLabs Support unter info [at] v-labs.eu oder 04561/6138890. Wir richten gerne für Sie eine vOffice API ein und sprechen ebenfalls mit Ihrem Portal. Wir benötigen von Ihnen entsprechend den Ansprechpartner, die vOffice IDs der freizuschaltenden Objekte und ob Zeiträume blockiert werden sollen.

Atraveo

Übermitteln Sie Atraveo Ihre Kundennummer. Diese finden Sie unter den Optionen und Ihr Vertrag.

Casamundo

Übermitteln Sie Casamundo Ihre Kundennummer. Diese finden Sie unter den Optionen und Ihr Vertrag.

HRS Destination Solutions

An HRS Destination Solutions, früher auch Wild East, werden derzeit die Zeiträume übertragen. Sie erhalten von HRS / Wild East eine Objekt-ID. Diese tragen Sie bitte in vOffice unter Objekte -> Channel ein. Ein Update der Schnittstelle ist in Arbeit.

Feratel

An Feratel werden derzeit nur die Vakanzen übertragen. Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wenn Sie Feratel nutzen möchten. Wählen Sie zunächst die Objekte für Feratel aus und klicken auf "An". Wir kontaktieren dann Feratel/Deskline.

Wenn Sie neue Objekte hinzubuchen, wählen Sie diese auch im Channelmanager aus. Informieren Sie bitte dann Feratel unter Angabe Ihrer Kundennummer (finden Sie unter Optionen - Ihr Zugang) und der neuen Objekt-IDs (die Sie unter Objekte unter Nummer finden) per eMail an servicecenter [at] feratel.com

Tomas

Um die Tomas-Schnittstelle zu nutzen, kontaktieren Sie uns. Wir setzen uns mit Tomas in Verbindung und erhalten dann IDs. Diese IDs tragen Sie direkt beim Objekt ein. Anschließend aktivieren Sie die Schnittstelle, tragen die Tomas ID ein und wählen die Objekte aus. Es ist möglich, dass Sie IDs für jedes Objekt erhalten. Diese werden unter Objekte - Online hinterlegt. Derzeit werden nur die Vakanzen zu Tomas übertragen.

Unter anderem ist das Portal bauernhofurlaub.de an Tomas angebunden. Wenn ein Inserat über Bauernhofurlaub.de geschaltet werden soll, dann wird das über die Tomas-Schnittstelle durchgeführt. Dafür werden IDs von Tomas benötigt. Setzen Sie sich mit dem Betreiber von bauernhofurlaub.de in Verbindung, wenn Sie dort bereits inserieren, damit Sie Zugangsdaten erhalten.

Ferienhausmiete

Über Ferienhausmiete.de schalten Sie ein Inserat. Aus vOffice heraus exportieren Sie die Zeiträume, Objektdaten, Leistungen & Preise. Auch hier kontaktieren Sie uns bitte für die Einrichtung.
 

Travelopo



Um Travelopo zu nutzen, wenden Sie sich bitte an Ihren dortigen Ansprechpartner, um den Vertrag aufzusetzen und kontaktieren uns zur Einrichtung der Schnittstelle. 


iCal

Die Kalendersoftware iCal wird ebenfalls von uns unterstützt. Die Freischaltung erfolgt in den Optionen unter ChannelManager. Aus vOffice heraus erhalten Sie unter Objekt-Online die Adresse eines iCalenders. Diese Adresse fügen Sie beim gewünschten Portal an entsprechender Stelle ein.

Aufkalkulieren und Geblockte Zeiten

Um Zeiträume (z.B. Hauptsaison) für bestimmte Portale zu blockieren, klicken Sie auf "Mehr" und gehen auf "Blockierte Zeiten". Klicken Sie auf "Neu" und wählen entweder die Saisonzeit aus oder tragen manuell einen Zeitraum ein. In der Einstellung zu dem jeweiligen provisionsbasierten Portal können Sie unter "Zeiträume Blockieren" den gewünschten Zeitraum auswählen.,

Ebenfalls finden Sie unter "Mehr" die Möglichkeit, Zeiträume und Prozentsätze einzugeben, in denen die Preise mit einem Aufschlag übermittelt werden. Gehen Sie auf "Neu" und legen eine neue Gruppe an. Diese erscheint im kleinen Menü links. Klicken Sie auf die Gruppe und tragen Sie nun den Prozentsatz auf, um den sich der Preis erhöhen sollte.

Wir empfehlen diese beiden Funkionen nur in Rücksprache mit dem betroffenen Portal zu benutzen.

Übersicht Schnittstellen

Eine kurze Übersicht der Funktionen und Möglichkeiten der einzelnen Schnittstellen. Für Details lesen Sie bitte die Beschreibung der jeweiligen Schnittstelle.

Funktion / API Booking.com HomeAway Airbnb Traum-Ferienwohnungen E-Domizil HRS Travanto Atraveo / TUI HomeToGo
Direktbuchung ja ja ja nein nein ja nein nein ja
Vakanzen ja ja ja ja ja ja ja ja ja
Buchungsbedingungen ja ja ja ja ja ja ja ja ja
Miete ja ja ja ja ja ja ja ja ja
Mietaufpreis pro Person nein ja ja ja ja ja ja ja ja
Saisonzeiten Miete ja ja ja ja ja nein ja ja ja
Endreinigung ja ja ja ja ja ja ja ja ja
Kurtaxe / Citytax ja ja nein ja ja ja ja ja ja
weitere Nebenleistungen max. 7 insg. nein als Text ja ja ja ja ja ja
Bilder ja ja ja ja ja ja ja ja ja
Eigenschaften ja ja ja ja ja ja ja ja ja
Objektadresse ja ja ja ja ja ja ja ja ja
AGB   ja   ja ja   ja ja ja
Stornobedingungen ja, als Code via AGB ja, Code ja, via AGB ja, via AGB nein ja, via AGB via AGB via AGB
Preis-Kriterien nein nein nein nein ja nein ja nein ja
Kurzbucherzuschlag nein nein nein ja ja nein ja nein ja
Sonderangebote nein nein nein ja ja nein ja nein ja
Beschreibungen nein ja ja ja ja ja ja ja ja

 

Funktion / API MajorcaDirect Travelopo Feratel Tomas Holidu Casamundo Ferienhausmiete
Direktbuchung ja nein nein nein ja ja nein
Vakanzen ja ja ja ja ja ja ja
Buchungsbedingungen ja ja nein nein ja ja ja
Miete ja ja nein nein ja ja ja
Mietaufpreis pro Person ja ja nein nein ja ja ja
Saisonzeiten Miete ja ja nein nein ja ja ja
Endreinigung ja ja nein nein ja ja ja
Kurtaxe / Citytax ja ja nein nein ja ja ja
weitere Nebenleistungen ja ja nein nein ja ja ja
Bilder ja ja nein nein ja ja ja
Eigenschaften ja ja nein nein ja ja ja
Objektadresse ja ja nein nein ja  ja ja
AGB ja ja nein nein ja ja ja
Stornobedingungen ja, via AGB ja, via AGB nein nein ja, via AGB ja, via AGB ja, via AGB
Preis-Kriterien ja ja nein nein ja ja ja
Kurzbucherzuschlag ja ja nein nein ja ja ja
Sonderangebote ja ja nein nein ja ja ja
Beschreibungen ja ja nein nein ja ja ja

 

Schnittstelle Booking.com

Kurzbeschreibung

vOffice bietet eine bidirektionale Schnittstelle zu Booking.com an. Das bedeutet, eine Direktbuchung von Booking.com wird in vOffice als neue Reservierung hinterlegt (mit Preisberechnung, Kontakt). Der Zeitraum ist belegt und kann somit wiederum an alle anderen Schnittstelle als belegt übermittelt werden. Sie erhalten bei der Onlinebuchung auch eine Benachrichtigung im vOffice Post / Ticket-Modul.

Was übermittelt vOffice?

Stammdaten der Agentur

Ansprechpartner: Die Ferienhausvermietung mit Name, Adresse, Telefonnummer, eMail, Zahlungsmethode, Sprache, Ansprechpartner vor Ort, Ansprechpartner für Reservierung (wenn die selbe Agentur)
Stornobedinungen: Die Stornobedingungen teilen Sie uns bitte mit, damit wir sie in der Schnittstelle eintragen. Eine Liste der IDs von Booking.com finden Sie hier.
Anreise/Abreisezeitraum: Dieser wird als Standard von uns übermittelt. 10 Uhr Abreise, 16 Uhr Anreise.

Stammdaten Objekt

Adresse: Straße, PLZ und Ort
Typ: Art des Objektes (Haus, Wohnung/Appartment, Hotelzimmer/Bed&Breakfast, Privatzimmer, Wohnmobil/Wagen und Yacht)
Bilder: Die Bilder sollten eine Auflösung von etwa 2500 Pixeln in der Breite haben. Sie sollten entsprechend so komprimiert sein, dass pro Bild die Größe nicht 500 Kilobyte überschreiten sollte.

Eigenschaften

Neben den Stammdaten füllen Sie bitte auch die Eigenschaften sorgfältig aus. Wichtig ist, dass Sie die Zimmer anlegen und mit Daten bestücken. Erst wenn alle relevanten Daten hinterlegt sind, kann die Synchronisation mit Booking.com funktionieren.

Klimaanlage Air conditioning
Wecker Alarm clock
Radio AM/FM radio
Grill Barbeque grills
Whirpool/HotTub Bath tub with spray jets
Bademantel Bathrobe
Badewanne Bathtub
Bidet Bidet
Kaffeemaschine Coffee/Tea maker 
Schreibtisch Desk
Spülmaschine dishwasher
Fax Fax machine
Kamin- / Ofen Fireplace
DVDs Free movies/video
Küche full kitchen
Föhn Hairdryer
Bügeleisen Iron (ironing facilities)
Whirpool Whirpool
Küchenutensilien Kitchen supplies
Laptop Laptop @ Value required
Mikrowelle Microwave
Minibar Minibar @ value required
Telefon mulit-line phone
TV internationale Kanäle CNN available
Wandschrank Closets in room
DVD Player DVD Player
Heizung Self-controlled heating/cooling system
Toaster Toaster
Video on Demand Video on demand
Bergblick Mountain view
TV TV
Spielekonsole Video game player @value required
Esszimmer Dining room seats
Schreibtisch Chair provided with desk
Meerblick Ocean view
Badezimmer Private bathroom
Kühlschrank Refrigerator
Safe Safe
Geschirr und Besteck silverware/utensils
Sofaecke Sitting area
Herd stove
Spielzimmer game room
WLAN Wireless internet connection
CD Player CD Player
Dusche Shower
Esszimmer dining room seats
Waschmaschine Washer/dryer
Ventilator Ceiling fan
Ofen Oven
DVDs Movies
Bluray-Player Bluray player
Allergiker geeignet non-allergenic room
Sofaecke  Seating area with sofa/chair 
Kaffeemaschine Coffe/Team maker
Bügeleisen Clothing Iron
Balkon Balcony
Waschmaschine Washing mchine
Terrasssee patio
Betten Kingsize Extra long beds (>2 meter)
Gäste-WC additional toilet
Sofa sofa
Wasserkocher Electric kettle
Fliegenschutzgitter mosquito net
Sauna sauna
Tablet iPad @value required
Seeblick Lake view
Poolblick pool view
Gartenblick Garden view
Landschaftsblick Landmark view
Reinigungsmittel Cleaning products
Heizdecken electric blankets
Flussblick River viewq
Esstisch tables and chairs, dining table
Gartenmöbel Outdoor furniture
Outdoor dining area
Fahrstuhl upper floor reachable by lift
Behindertengerecht Entire unit wheelchair accessible 
Freistehend detached
Wäscheständer clothes rack
Handtücher AmenityCode: 5124, Value: 3
Bettwäsche AmenityCode: 5125, Value: 3
Kinderhochstuhl AmenityCode: 5127, Value: 3
Kinderbett AmenityCode: 5175, Value: 3
Satelliten-TV (AmenityCode: 210) // Satellite
Kabel-TV (AmenityCode: 18) //Cable
Küchenzeile (AmenityCode: 61) //Kitchenette
Dusche und Badewanne (AmenityCode: 155) // Separate tub and shower
Pool zur Eigennutzung (AmenityCode: 245) // Private pool
Pool AmenityCode: 5159 // pool with view for lack of a better option
TV Größe Amenity(AmenityCode: 246)  //  High Definition (HD) Flat Panel Television - 32 inches or greater
TV Größe - Widescreen Amenity(AmenityCode: 273)   //    Widescreen TV
Schlafmöglichkeiten Sofas AmenityCode: 5146
Bodenbelag Wohnzimmer / Schlafzimmer (AmenityCode: 5080) //    Tiled / Marble floor
Bodenbelag Wohnzimmer / Schlafzimmer: Teppich AmenityCode: 5070) //    Carpeted floor 
Bodenbelag Schlafzimmer / Wohnzimmer: Parkett Amenity(AmenityCode: 5082) //    Wooden / Parquet floor
Typ=Haus (AmenityCode: 5076) //Private Entrance
Typ=Wohnung (AmenityCode: 5137) //Private Entrance
Auswahl mehr als ein Badezimmer (AmenityCode: 5118) //Additional Bathroom
Anzahl der Etagen, Etage (AmenityCode: 5131) //Entire property on ground floor
Haustiere erlaubt PetsPolicies
Anzahl Haustiere (Anzahl oder auf Anfrage)
In Kombination mit einer Leistung Typ Haustier wird auch der Preis angezeigt
PetsPolicies

Leistungen und Preise

Insgesamt werden bis zu 7 Leistungen und Preise übertragen.

  • Miete (nach Saison, von/bis)
  • Endreinigung (pauschal)
  • Kurtaxe (als Kurtaxe oder CityTax und ohne Saison)
  • Bettwäsche, Handtücher, Buchungsgebühr, Hund (als Pauschalpreis, sofern die max. Anzahl von 7 Leistungen nicht überschritten ist)

Buchungsbedingungen & Reservierungsoptionen

Die Übermittlung der Buchungsbedingungen in Verbindung mit den freien Zeiträumen ist Pflicht. Legen Sie daher bitte in vOffice die Buchungsbedingungen für die Objekte an. Informieren Sie sich bitte vorher in unserer Hilfe über die Funktionen in den Buchungsbedingungen

In den Reservierungsoptionen tragen Sie ein, ob kurzfristige Buchungen erlaubt sind. Hinterlegen Sie dazu einen Wert im Feld Mindest-Vorlaufzeit für eine Buchung in Tagen.

Aufkalkulation

Unter Einstellungen - ChannelManager - Mehr können Sie Preise aufkalkulieren, um die Kosten durch die Provision von Booking.com zu mindern. So kann der Mietpreis höher über die Schnittstelle übermittelt werden. Gehen Sie dazu bei der Aufkalkulation auf Gruppen und Neu. Benennen Sie die neue Gruppe "Booking.com". Dann klicken Sie in dem Kästchen links auf den Namen der Gruppe und tragen den Zeitraum und den Prozentsatz ein. Zuletzt gehen Sie in die Schnittstelle und wählen den neu angelegten Eintrag aus.

Was übermittelt vOffice nicht?

Sonderangebote, Preisaufschläge, Preis-Kriterien nach Mindestaufenthalt, Preis-Kriterien nach Personen, alle nicht oben aufgeführten Eigenschaften, 

Einrichtung API Neukunden Booking.com

  1. Registrieren Sie sich hier
  2. Sie erhalten von Booking.com nun Zugangsdaten. Loggen Sie sich damit bei Booking.com ein und geben vOffice/vlabs unter Kontoeinstellungen als ChannelManager/PMS frei.
  3. Unterzeichnen Sie den Vertrag bei Booking.com
  4. Informieren Sie uns bitte, so dass wir die Booking.com Schnittstelle einrichten können.
  5. Wählen Sie in vOffice unter Einstellungen - ChannelManager - Booking.com die Objekte aus, die übertragen werden sollen.
  6. Informieren Sie uns bitte, damit wir den Freischaltungsprozess vornehmen können.
    Wichtig: Erst wenn die Objekte komplett ausgefüllt sind (Eigenschaften, Leistungen, Bilder, Stammdaten) können wir die Übermittlung an Booking.com erfolgreich vornehmen. Wenn Sie keine Eigenschaften, Zimmer, Bilder etc. ausgefüllt haben, wird es zu Fehlermeldungen kommen.

Einrichtung API Bestandskunden Booking.com

Wenn Sie bereits Kunde bei Booking.com sind, benötigen Sie für Ihre Unterkünfte die Hotel-Ids, die Room-Ids und die Rate-Ids. Diese tragen Sie in vOffice beim Objekt unter dem Reiter Channel ein. Anschließend kontaktieren Sie uns bitte, damit wir die API einrichten.

Entscheiden Sie sich bitte, ob Ihre Objektdaten und Nebenkosten bei Booking.com durch die vOffice Einstellungen überschrieben werden sollen. Generell gibt es die Möglichkeit, dass wir auch nur die Vakanzen und Buchungsbedingungen übertragen.

Nachdem wir die API eingerichtet haben, wählen Sie die Objekte aus und kontaktieren uns bezgl. der Freischaltung.

Synchronisationsintervall

Die Daten aktualisieren sich wie folgt:

Buchungen, Stornierungen, Verfügbarkeiten: Alle 10 Minuten
Preise und Buchungsbedingungen: Alle 30 Minuten
Content (Objektdaten, Eigenschaften, Bilder, Nebenkosten): Alle 24 Stunden (nachts)

Stornierungen & Änderungen

Wenn ein Gast über sein Portal auf Booking.com storniert, so wird die vOffice Buchung ebenfalls in vOffice storniert (der Status ändert sich auf storniert). Wichtig ist dabei jedoch, dass es sich um die Originalbuchung handelt. Bitte legen Sie keine manuellen Booking.com Buchungen an, wenn sich Änderungen ergeben, sondern arbeiten immer mit der Originalbelegung.

Änderungen und Umbuchungen werden nicht automatisch an vOffice übertragen. Sie erhalten eine Nachricht von Booking.com per eMail. Hier können Sie in der Originalbelegung die Umbuchung und Änderung durchführen.

Neue Objekte hinzufügen

Legen Sie keine neuen Objekte bei Booking.com an. Neue Unterkünfte sollten direkt in vOffice angelegt werden. Nachdem Sie alle Daten hinterlegt haben, gehen Sie bitte in die Einstellungen - ChannelManager - Booking.com und wählen das neue Objekt aus.

Objekte deaktivieren

Bevor Sie ein Objekt in vOffice deaktivieren oder löschen, müssen Sie dies bei Booking.com schließen. Bitte kontaktieren Sie uns, damit wir das Objekt in der API schließen. Anschließend entfernen Sie das Objekt in vOffice unter Einstellungen - ChannelManager bei der Schnittstelle. Nun können Sie das Objekt auf inaktiv schalten oder löschen.

Hinweise

Achten Sie vor der Veröffentlichung bei Booking.com darauf, dass die Stammdaten, Eigenschaften, Zimmer, Bilder und Buchunsgbedingungen hinterlegt sind. Vorher ist eine Veröffentlichtung nicht möglich. 

Bei einer komplizierten Preisstrutkur bietet es sich an, dass Sie die Preisübermittlung an Booking.com von uns deaktivieren lassen. So können Sie die Preise manuell einpflegen.

 

 

Einrichtung der Objekte für die Online-Buchung

Es gibt einige Einstellungen, um Ihre Ferienwohnungen und Ferienhäuser für die Onlinebuchung freizuschalten. Die folgende Anleitung / Checkliste hilft Ihnen bei der Einrichtung:

Objekt

Unter dem Reiter "Online" setzen Sie den Haken bei "Online". Sofern nicht die Standardbuchung (Direkte Onlinebuchung) eingestellt ist, wählen Sie bitte aus folgenden Optionen aus:

direkt buchbar, Buchung gilt sofort: Die Buchung wird mit Status "bestätigt" in vOffice hinterlegt. 
direkt buchbar als Angebot, Buchung gilt nach Bestätigung: Die Buchung wird in vOffice mit dem Status Angebot hinterlegt. Der Kalender wird nicht blockiert. Sie müssen die Buchung über die Bestätigungsfunktion in der Buchungsinformation im Posteingang bestätigen
direkt buchbar als Option, Buchung gilt nach Bestätigung: Die Buchung wird in vOffice mit dem Status Option hinterlegt. Der Kalender wird dadurch blockiert. Sie müssen die Buchung über über die Bestätigungsfunktion in der Buchungsinformation im Posteingang bestätigen
nur Anfragemöglichkeit, Kalender wird angezeigt: Es wird keine Buchung generiert. Der Gast kann per eMail anfragen
nur Anfragemöglichkeit, Kalender wird nicht angezeigt: Gast kann nur per eMail anfragen und sieht auch keine freien oder belegten Zeiträume.

Hinweis: Bitte füllen Sie die Datenblätter so gut wie möglich aus. Wichtig ist, dass das Objekt einen Namen hat, auf aktiv gesetzt ist und ein Typ zugeordnet ist.

Buchungsbedingungen

Unter Einstellungen - Weitere - Buchungsbedingungen legen Sie fest, ob und wie ein Objekt gebucht werden kann. In der ersten Spalte wählen Sie das gewünschte Objekt aus. Falls es sich um eine Objektgruppe handelt, wählen Sie diese bitte eine Zeile tiefer unter Objektgruppe aus. Lssen Sie diese beiden Felder leer, wenn die Buchungsbedingungen für alle Objekte gelten. Sofern Sie eine Unterteilung wünschen, wählen Sie eine Objektgruppe aus oder ein Objekt. 

In der Zeile -Von- und -Bis- legen Sie den gewünschten Zeitraum an, für den die Bedingung gilt. Die Zeiträume müssen zusammenhängend sein. Legen Sie also für das ganze Jahr die Bedingungen fest und nicht nur für die Zeiträume, in denen Sie besondere Bedingungen einstellen möchten.

Mindestaufenthalt / Mindestlücke und Lücken füllen: Um Buchungslücken (also leere Zeiträume zwischen einer Anreise und Abreise) zu vermeiden, tragen Sie zunächst den Mindestaufenthalt ein (z.B. 7 Tage in der Hauptsaison). Sofern Sie keinen Mindestaufenthalt haben, lassen Sie das Feld leer. Unter Mindestlücke tragen Sie den Abstand in Tagen ein, der zwischen der letzten Abreise und der nächsten Anreise liegen soll, sofern es sich nicht um eine Anschlussbuchung handelt. Setzen Sie einen Haken bei Lücken füllen, wenn die oben hinterlegten Bedingungen ausser Kraft gesetzt werden sollen, wenn damit eine Buchungslücke geschlossen werden soll. Beispiel: Buchunslücke von drei Tagen in der Hauptsaison. Der Mindestaufenthalt liegt aber bei 7 Tagen - vOffice ignoriert den Mindestaufenthalt, wenn dadurch die Buchungslücke geschlossen wird.

Unter Anreisetage legen Sie entsprechend die Tage fest, an denen eine Buchung erlaubt ist. Sofern Sie keine bestimmten Anreisetage haben, wählen Sie dort nichts aus.

Hinweis: Bitte legen Sie immer Bedingungen über das komplette Jahr an. Wenn Sie keine besonderen Bedingungen für die Nebensaison beispielsweise haben, dann legen Sie trotzdem den Zeitraum an und tragen nur die Zeiten ein.

Channelmanager

Um den Channelmanager einzurichten, wenden Sie sich bitte als erstes an unseren Support unter der Telefonnummer 04561 - 61 398 90. Unser Support steht Ihnen bei der Einrichtung der API zur Seite und teilt Ihnen den API-Key mit. API (application programming interface) ist eine Programmierschnittstelle, die zur Anbindung von externen Systemen durch uns zur Verfügung gestellt wird. Der API-Key ist notwendig, da wir so unsere API vor unberechtigten Zugriffen schützen. Den API-Key geben Sie bitte an das jeweilige Portal weiter. Nun müssen Sie nur noch auszuwählen welches Objekt auf dem Portal übermittelt werden soll. Es können alle online gestellten Objekte sein oder aber nur ausgewählte Objekte. Unter Einstellungen - Channelmanager - das Portal auswählen, auf AN schalten und die gewünschten Objekte anhaken.

Onlinebausteine

Diese Funktion ist ab dem Komfortmodul im Preis enthalten. 

Die Funktion der Onlinebausteine richtet sich an Kunden mit eigener Homepage, die schnell und unkompliziert die Daten in vOffice in ihre Homepage einbinden können. Mit dem neuen Online-Baukasten erstellen Sie mit wenigen Klicks einen HTML-Code, den Sie in den Quelltext Ihrer Homepage einbinden. Mit dem Online-Baukasten binden Sie so einfach eine der vier Varianten ein:

  • Belegungs-Kalender einer Ferienwohnung / eines Ferienhauses
  • Die Objekt-Ansicht einer Ferienwohnung / eines Ferienhauses mit den Eigenschaften, Bildern, Koordinaten und der Online-Buchung
  • Die Online-Buchung einer Ferienwohnung / eines Ferienhauses mit dem Belegungs-Kalender, Preisberechnung und Direktbuchung in vOffice
  • Die Suche nach einem oder mehrerer Ferienobjekte nach Zeitraum, Region und Anzahl Personen

Und so funktioniert die Einrichtung: Gehen Sie in vOffice in den Menüpunkt Objekte. Wählen Sie rechts oben unter Mehr den Online-Baukasten aus. 
Wählen Sie nun das gewünschte Online-Modul, das dazugehörige Objekt und die Sprache aus. Nun wird der HTML-Code generiert. Folgen Sie bitte den Anweisungen unter Schritt 2 und 3 im Online-Baukasten-Assistenten und fügen Sie die beiden HTML-Codes in den Quelltext Ihrer Homepage an den gewünschten Platz ein. 

Damit ist die Einrichtung beendet.

IFRAME

Manchmal sind die Scripte nicht kompatibel oder erfordern eine manuelle Anpassung. Zu diesem Zweck können wir für Sie eine vOffice Homepage generieren und modifizieren, so dass sie das Plugin als IFRAME bei sich hinterlegen können.

Diese IFRAME sieht z.B. so aus:

<iframe src="https://homepage.v-office-cms.com/Region/Objekt" width="100%" height="600px">

Banking, Kasse und Zahlungen

Das Banking-Modul bietet die Möglichkeit Zahlungen in vOffice zu verbuchen, indem Sie Ihre Kontoumsätze einlesen oder einen Eintrag über die Kasse vornehmen. 

Bank-Umsätze

Sie können die Kontoumsätze Ihres Bankkontos im CSV-Format oder im QIF-Format eintragen. Die Einrichtung nehmen Sie bitte im Banking-CSV unter Optionen - Weitere vor. Beim QIF-Format müssen Sie keine Einstellungen vornehmen. Klicken Sie bei Banking auf "Import" und wählen das Format aus. Anschließend wählen Sie das Konto aus. Sofern Sie kein Konto eingerichtet haben, holen Sie das bitte in den Optionen unter Zahlungsarten nach. Als Letztes wird die Datei auf Ihrem Rechner ausgewählt und der Import der Umsätze gestartet.

Sie finden nun im Banking-Eingang alle Umsätze. Sofern im Verwendungszweck eine Belegnummer angegeben ist, schlägt vOffice die Reservierungsnummer vor. Achten Sie dennoch darauf, dass die Zahlung zur Reservierung übereinstimmt. Mit einem Klick auf die Zeile des Umsatzes können Sie die Zuordnung zu einer Reservierung oder einer Rechnung vornehmen. Die Zuordnung zu einem Umsatztyp ist für Umsätze vorgesehen, die keiner Rechnung oder Reservierung zugehören (z.B. Kosten wie Tankkosten, Auslagen oder Büroinventar). Diese Option gilt nur, wenn Sie den Haken bei "Bank und Kasse über vOffice" in der Finanzbuchhaltung gesetzt haben. Dann muss jeder Umsatz eine Zuordnung besitzen. Sofern Sie eine Sammelüberweisung erhalten haben, können Sie diese auflösen und den Gesamtbetrag aufsplitten. Nachdem Sie fertig sind, klicken Sie auf "Buchen". Der Eintrag verschwindet aus der Umsatz-Übersicht und ist nun bei der Belegung / Rechnung und unter "Umsätze" zu finden.

Die Bereiche "Ausgang" und "Ausgeführt" sind für die Erstellung von Überweisungen. Sie können manuell eine Überweisung erstellen. Klicken Sie dazu auf Neu - Überweisung. Überweisungen von Mieten an Eigentümer können automatisch bei Erstellung von Mietabrechnungen angelegt werden. Im Ausgang buchen Sie die Überweisung. Es wird eine SEPA-XML-Datei erstellt, die Sie in Ihr Bankingprogramm einlesen. Unter "Ausgeführt" sehen Sie die exportierten Überweisungen.

Kasse

Unter Banking - Mehr finden Sie die Kasse. Sofern Sie noch keine Kasse eingerichtet haben, werden Sie mit einem Hinweis zu den Zahlungsarten geführt. Kasseneinträge werden entweder unter Banking-Kasse oder direkt bei einer Belegung eingetragen. Unter Statistiken finden Sie ein Kassenbuch. 

Manuelle Einträge

Wenn Sie keine Kontoumsätze einlesen, können Sie über das Banking oder direkt bei der Belegung / Rechnung die Beträge eintragen.

 

Finanzbuchhaltung

Mit der Finanzbuchhaltung werden die Vorgänge buchhalterisch erfaßt. Es werden Buchungssätze gebildet, die Sie unter "Rechnungen - Mehr - Buchungssätze" exportieren und Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater geben können.

Dazu müssen Sie die Sachkonten in vOffice einrichten.

Hinweis: Wir geben Ihnen keine Auskünfte darüber, welche Bezeichnung oder Nummern die Konten haben müssen oder welche Sie verwenden – das ist Aufgabe Ihres Buchhalters oder Steuerberaters. Wir stellen Ihnen die technische Einrichtung zur Verfügung.

In den Optionen - Finanzbuchhaltung nehmen Sie die Einstellungen vor.

Allgemein

An/Aus: Hiermit aktivieren Sie die Finanzbuchhaltung. Achtung: Wenn die FIBU nicht korrekt eingerichtet ist, werden diverse Vorgänge (Erstellung von Rechnungen) nicht mehr funktionieren, bis alles hinterlegt ist. Setzen Sie den Haken also erst, wenn die Finanzbuchhaltung komplett eingerichtet ist.

Wählen Sie das Buchungskonto für die Anzahlung. Um das Konto anzulegen, klicken Sie auf den Pfeil und auf "neuer Eintrag". Verfahren Sie auf dem gleichen Weg mit der Einrichtung des Forderungskontos, des Verbindlichkeitenkontos und aller weiteren gewünschten Konten.

Buchungssätze zusammenfassen: Buchungssätze eines Vorgangs mit gleichen Konten werden zusammengefasst.

Separate Sachkonten für Eigentümer: Wenn Forderungen- und Verbindlichkeitenkonten hinterlegt sind, kann man über diesen Haken festlegen, dass aber zumindest für die Eigentümer separate Konten erstellt werden.

Setzen Sie den Haken, wenn Sie die Kasse und das Banking über vOffice führen möchten. Das bedeutet, Zahlungen müssen entsprechende Zahlungsarten erhalten (Kasse, Bankkonto).

Beratername, Beraternummer, Mandatennummer: Tragen Sie hier die Daten für Ihren Steuerberater ein, wenn Sie die Daten in DATEV importieren möchten.

Sachkonten

Tragen Sie hier die diversen Sachkonten mit ihren Nummern.

Buchungsregeln

Hier ordnen Sie für die Leistungen einer Leistungsgruppe (z.B. Mieteinnahmen, Provision) die bestimmten Sachkonten zu. Somit legen Sie fest, auf welche Konten gebucht wird.

Hinweis: Von Ihrem Steuerberater oder Buchhalter erhalten Sie die Informationen, welche Nummern für die Sachkonten vergeben werden müssen und welche Sachkonten entsprechend zugeordnet werden müssen.

Beispiel der Einrichtung der Buchungsregeln:

Umsatztypen

Umsatztypen sind für die Zuordnung von Zahlungen notwendig, die nicht einer Rechnung oder Reservierung zugeordnet werden können. Wenn Sie die Kasse und Bank über vOffice führen, bedeutet dies, dass alle Zahlungen zugeordnet werden müssen. Dafür legen Sie für weitere Ausgaben udn Einnahmen entsprechende Umsatztypen an, wie z.B. "Tankkosten".

Geschäftsvorfälle

  Geschäftsvorfall Vorgang in vOffice resultierende Buchung in FiBu  
         
  Gast reserviert Objekt - Erstellen der Reservierung
- Erstellen und Verschicken der Buchungsbestätigung
- evtl. Info an Eigentümer
keine  
  Gast bestätigt Reservierung z.B. schickt Vertrag zurück - entsprechender Eintrag in der Reservierung (Status) keine  
  Gast zahlt an - Eintrag der Zahlung
- Verknüpfung der Zahlung mit der Reservierung bzw.
- Verknüpfung der Zahlung mit der Rechnung, falls vorhanden
- Anpassung der Reservierungsfrist
- evtl. Bestätigung an Gast
Bank an Anzahlungen (inkl. USt)  
  Gast zahlt Rest - Eintrag der Zahlung
- Verknüpfung der Zahlung mit der Reservierung / Rechnung
- Anpassung der Reservierungsfrist
- evtl. Bestätigung an Gast
- Restzahlung:
Bank an Anzahlungen
 
  Erstellung der Rechnung - Erstellung der Rechnung
- Verknüpfung der vorhandenen Zahlungen mit der Rechnung
- Rechnung + evtl. Reiseunterlagen an Gast
- Buchungsdaten, auf denen die Rechnung basiert, sind jetzt nicht mehr änderbar, bis die Rechnung storniert wird
Forderungen bzw. Debitorkonto an Umsatzerlöse (+ evtl. Umsatzsteuer)
Bei Zuordnung einer Zahlung zu dieser Rechnung:
- Anzahlungen an Forderungen bzw. Debitorkonto
- Umsatzsteuer wird nur gebucht, wenn die Sachkonten bei der Mehrwertsteuereinrichtung hinterlegt sind. Hintergrund: Einige Fibu-Programme erwarten brutto-Einträge und buchen die Umsatzsteuer automatisch

- Wenn kein Forderungenkonto (Sammelkonto) hinterlegt ist, wird autom. ein Debitorkonto erstellt
  Gast reist an - Eintrag in Belegung keine  
  Gast reist ab - Eintrag in Belegung keine  
         
         
  Abrechnung mit Eigentümern - Erstellen der Mietabrechnung
- Erstellen der Überweisung bzw. Auslage
- Auslage:Verbindlichkeitenkonto bzw. Kreditorkonto an Auslagenkonto
- Mietabrechnung: Umsatzerlöse (+ evtl. Vorsteuer) an Verbindlichkeitenkonto bzw. Kreditorkonto
- Provision: Verbindlichkeitenkonto bzw. Kreditorkonto an Umsatzerlöse (+ evtl. Vorsteuer)
- Überweisung:
Verbindlichkeitenkonto bzw. Kreditorkonto an Bank
- USt: s.o.

- Wenn kein Verbindlichkeitenkonto (Sammelkonto) hinterlegt ist, wird autom. ein Kreditorkonto erstellt

- Für das Auslagenkonto muss eine Zahlungsmethode erstellt werden

 

Kontakte anlegen und verwalten

Im Bereich Kontakte sehen Sie alle angelegten Personen. Sie können diese nach Kunden, Eigentümern (von Objekten) und Gästen (Mitreisende der Kunden) filtern. Im Tagesgeschäft legen Sie die Kontakte direkt bei der neuen Belegung oder einem neuen Objekt an. So bleibt auch die Zuordnung zur Belegung oder Unterkunft bestehen. 

Export

Unter "Mehr" besteht die Möglichkeit, die Kundendaten als CSV-Datei zu exportieren. Die CSV-Datei wird beispielsweise als Quelldatei für Serienbriefe verwendet.

Import

Als Neukunde können Sie einmalig Kontakte importieren lassen. Senden Sie uns dazu die Kontakte in einer Excel oder CSV Datei zu.

Neuen Kontakt anlegen

Klicken Sie dazu auf "Neu" und füllen die Felder aus. Unter "Hinzufügen" ergänzen Sie weitere Kundendaten, wie eine zweite Mailadresse, Mobilnummer, Messenger oder Fax. Die Sprachauswahl ist wichtig, wenn Sie Dokumente mit mehreren Sprachen verwenden. So kann vOffice automatisch das englische Dokument für den Kunden verwenden, wenn die Sprache Englisch beim Kontakt eingetragen ist.

Der zweite Reiter "Geschäftlich" ist besonders für Eigentümer wichtig. Tragen Sie dort die Bankverbindung ein, an die die Mietabrechnungen überwiesen werden sollen. So kann vOffice bereits automatisch eine Überweisung erstellen und im Banking in den Postausgang legen.

Die meisten Einträge sind selbsterklärend. Drei Feldern sollten genauer erläutert werden:

abw. Währung: Gilt für internationale Kunden mit anderer Währung. Ist diese Option eingetragen werden die Beträge in den Dokumenten auch in der Heimatwährung des Kunden angezeigt.

Debitorkonto: Sofern alle Ihre Kunden (Gäste) in der Finanzbuchhaltung ein eigenes Konto haben und nicht über das allgemeine Forderungskonto gebucht werden, legen Sie hier das FIBU-Konto fest.

Kreditorkonto: Sofern die Beträge Ihrer Eigentümer auf separate Konten gebucht werden, hinterlegen Sie hier das FIBU-Konto für den jeweiligen Eigentümer.

Als letzte Auswahl können Sie einen Haken "Rechnungen immer per Post schicken" auswählen. Wenn ein Gast oder Eigentümer seine Dokumente nur per Post haben will, wählen Sie diese Option aus. Beim Drucken über den Belegungsassistenten oder dem Rechnungsmenü prüft vOffice diese Option beim Kontakt, sofern Sie auf "Auto" klicken beim Versand.

eMail-Konten einrichten

Unter Optionen und eMail-Konten tragen Sie eine oder mehrere eMail-Adressen ein. Dazu legen Sie eine @v-office.com Adresse an. Tragen Sie dazu nur den Namen des Benutzers ein und denken sich eine passende Mailadresse für ihn aus. Wenn nur ein bestimmter Benutzer mit dieser Mail senden soll, so wählen Sie den zugehörigen Benutzer aus. Bleibt der Eintrag leer, so kann jeder die Mailadresse nutzen. Das macht jedoch nur für eine zentrale Mailadresse, z.B. die info@ Sinn. 

Mit der @v-office Mail-Adresse empfangen Sie für gewöhnlich eMails. Nachrichten und Buchungen über das CMS-Homepage Modul landen automatisch im vOffice Posteingang. Wenn Sie nun die Post Ihrer eigenen eMail-Adresse ebenfalls in den Posteingang sehen möchten, richten Sie bitte bei Ihrem Mailprovider eine Weiterleitung an die @v-office.com Adresse ein.

Der Versand der Mails kann über Ihre eigene Mailadresse erfolgen. Dazu setzen Sie den Haken bei "Über fremden STMP-Server versenden" und tragen die Daten ein. Wenden Sie sich dazu bitte an Ihren Mailprovider. Bei Benutzername wird Ihre Mailadresse hinterlegt.

 

Sicherheit in vOffice

Sicherheit in vOffice ist ein wichtiges Thema. Mit vOffice können Sie Zugänge der Benutzer verwalten, administrieren und Sicherheitskriterien festlegen.

Benutzereinstellungen

Unter Einstellungen - Benutzer klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts für weitere Sicherheitseinstellungen.

Min. Kennwort-Stärke: Ein sicheres Kennwort sollte aus Buchstaben, Zahlen, Großbuchstaben, Kleinbuchstaben und Sonderzeichen bestehen. Legen Sie fest, wie sicher das Kennwort sein soll, damit bestimmte Abfolgen bei der Einrichtung gar nicht zugelassen werden.

Zwei Faktor Authentifizierung: Wählen Sie aus, ob die Zwei Faktor Authentifizierung Pflicht sein soll.

Kennwort Gültigkeit in Tagen: Wählen Sie aus, wie lange ein Kennwort Gültigkeit haben soll. So werden Sie bzw. Ihre Mitbenutzer verpflichtet, das Kennwort regelmäßig zu ändern.

Login Gültigkeit in Tagen: Legen Sie fest, wie lange ein Mitbenutzer vOffice nutzen darf.

vLabs Team Zugang gewähren: Setzen Sie den Haken, wenn Sie möchten, dass unser Support-Team Zugang zu Ihrer Datenbank hat, um Ihnen schnell weiterhelfen zu können.

Benutzerrechte

Neben den Kennwort- und Logineinstellungen für einzelne Benutzer legen Sie für jeden Benutzer unter den Benutzer-Einstellungen die Rechte fest. Ein Administrator hat Vollzugriff auf vOffice. Die Rechte für alle anderen Benutzer werden einzeln vergeben. Mehr Informationen dazu unter Benutzerrechte und Administrierung.

Zwei-Faktor Authentifizierung

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung bedeutet, dass Sie neben Ihrem Passwort noch einen Code eintragen, den Sie über Ihr Smartphone bzw. iPhone generieren. Gehen Sie in vOffice in den Einstellungen auf Zugang. Klicken Sie auf Zwei Faktor Authentifizierung einrichten.

Sie benötigen einen Authentifikator für Ihr Smartphone oder iPhone. Wir empfehlen den Google Authenficator. 

Gehen Sie in den Google Play Store oder iTunes Store und suchen nach dem Google Authentificator.

Oder klicken Sie auf die folgenden Links:

Android

iTunes

Infos zum Google Authenticator

Nachdem Sie die App auf Ihrem mobilen Gerät installiert haben, öffnen Sie diese. Scannen Sie den Barcode ein und schließen Sie die Registrierung ab.

Hinweis: Wenn es zu einem Fehler kommt, tragen Sie den Code, der in vOffice erscheint, manuell im Authenticator ein und schließen die Registrierung ab.

Die Anmeldung in vOffice erfolgt nun im Zwei Faktoren Prinzip. Sie melden sich zunächst mit Ihren normalen Zugangsdaten an. Anschließend werden Sie aufgefordert, den sechsstelligen Code einzugeben. Diesen entnehmen Sie dem Google Authenticator auf Ihrem mobilen Gerät.

 

 

Benutzereinrichtung und Administrierung

Eine wichtige Funktion sind die Benutzerrechte für die einzelnen vOffice-Nutzer. 

Anlegen eines Benutzers: Klicken Sie in den Optionen - Benutzer auf Neu. Anschließend tragen Sie den Namen ein und vergeben die externe eMail-Adresse. Jeder Benutzer (Login) muss eine eigene eMail-Adresse haben, die noch nicht in vOffice in Verwendung ist. Die Logindaten setzen sich aus der Mailadresse (Benutzer) und einem Passwort zusammen.

Sofern der Benutzer keine Administratorrechte erhält (die Sie entsprechend mit dem Haken festlegen) erscheinen rechts die einzelnen Auswahlmöglichkeiten. Füllen Sie alles aus, um zu vermeiden, dass Ihr Mitarbeiter zuwenig Rechte erhält.

Folgende Rechte gibt es:

Vollzugriff: Der Benutzer kann uneingeschränkt diese Funktion nutzen.

Ansehen: Der Benutzer kann die Funktion (z.B. Belegungen) sehen, aber nicht bearbeiten.

Bearbeiten: Der Benutzer kann die Funktion (z.B. Belegungen) sehen und bearbeiten.

Stornieren: Der Benutzer kann z.B. Rechnungen und Belegungen bearbeiten und stornieren.

Ausgewählte: Der Benutzer kann nur bestimmte Bereiche der Funktion nutzen. Wenn Sie diese Option auswählen erscheint ein neues Feld. Dort wählen Sie dann die Bereiche aus, so z.B. die Aufgabenlisten oder Statistiken, die der Benutzer sehen kann. Bei der Einrichtung der Nutzerrechte für die eMails können Sie so festlegen, welcher Nutzer auf welche Mailadresse zugreifen darf (z.B. alle auf eine info@, nur Ausgewählte auf einzelne Benutzer).

Hinweis: Wenn ein Feld leer bleibt, so hat der Benutzer keinen Zugriff darauf. Soll ein Nutzer als Beispiel nur eine bestimmte Aufgabenliste sehen, so ist nur unter Aufgaben etwas auszufüllen. Alles andere bleibt leer.

Reservierungsoptionen

In den Reservierungsoptionen legen Sie Grunddaten für die Buchungen fest. So geben Sie als Zahlenwert die prozentuale Höhe der Anzahlung ein, als auch die Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit der Anzahlung und Restzahlung.

Das Feld "Reserviert, bis" verdient ebenfalls Beachtung. Zusammen mit den beiden anderen Datumsfeldern ist es verantwortlich für die in Verzug geratetenen Reservierungen. Wird der Termin bei "Reserviert, bis" überschritten und ist bis dahin der Status nicht auf "Bestätigt" gesetzt, so ändert sich die Farbe der Belegung im Kalender und sie erscheint im Dashboard unter Hinweise. Wenn eine Anzahlung oder die Restzahlung nicht fristgerecht bezahlt wurde, so geschieht der gleiche Vorgang.

Option

Eine Belegung mit Status Option belegt den Buchungskalender - läuft aber nach einem bestimmten Zeitraum aus. Wenn Sie also einem Interessenten eine gewisse Anzahl an Tagen ein Appartment/Haus freihalten möchten, verwenden Sie die Optionen. In den Reservierungsoptionen wählen Sie aus, wieviel Tage eine Option bestehen bleiben soll (in der Belegung ist das der Eintrag "reserviert, bis") und ob die Option automatisch storniert wird. In Kombination mit dem automaitschen Dokumentversand können Sie somit eine Optionierung komplett automatisieren.

  1. Der Gast optioniert (über Homepage oder telefonisch - wichtig ist, der Status der Belegung ist Option)
  2. Die Option läuft aus. Ein Dokument (nachdem es erstellt wurde) wird aus vOffice versendet und informiert den Gast, er möchte die Option online bestätigen.
  3. 24 Stunden später wird die Option - wenn Sie nicht bestätigt wurde - automatisch storniert.

Um diese Funktion zu nutzen, tragen Sie bei "Option bis, Tage nach Buchung" den Wert in Tagen ein, wielange eine Option bestehen bleiben soll. Unter "Option nur bis Tage vor Anreise" legen Sie fest, bis wieviel Tage vor Anreise optioniert werden darf. Haken Sie "Optionen nach Ablauf automatisch stornieren" an, wenn Sie möchten, dass die Belegung mit Status Option 24 Stunden nach überschreiten des Datums in "Reserviert, bis" storniert wird.

Ferner legen Sie in den Reservierungsoptionen den Anfangsstatus der Belegung, die Währung, Ihr Land und eine Anzeige der Einkaufspreise im Belegungsassistenten fest.

Buchungsbedingungen

Buchungsbedingungen

Unter Einstellungen - Weitere - Buchungsbedingungen legen Sie fest, ob und wie ein Objekt gebucht werden kann. In der ersten Spalte wählen Sie das gewünschte Objekt aus. Falls es sich um eine Objektgruppe handelt, wählen Sie diese bitte eine Zeile tiefer unter Objektgruppe aus. Lssen Sie diese beiden Felder leer, wenn die Buchungsbedingungen für alle Objekte gelten. Sofern Sie eine Unterteilung wünschen, wählen Sie eine Objektgruppe aus oder ein Objekt. 

In der Zeile -Von- und -Bis- legen Sie den gewünschten Zeitraum an, für den die Bedingung gilt. Die Zeiträume müssen zusammenhängend sein. Legen Sie also für das ganze Jahr die Bedingungen fest und nicht nur für die Zeiträume, in denen Sie besondere Bedingungen einstellen möchten.

Mindestaufenthalt / Mindestlücke und Lücken füllen: Um Buchungslücken (also leere Zeiträume zwischen einer Anreise und Abreise) zu vermeiden, tragen Sie zunächst den Mindestaufenthalt ein (z.B. 7 Tage in der Hauptsaison). Sofern Sie keinen Mindestaufenthalt haben, lassen Sie das Feld leer. Unter Mindestlücke tragen Sie den Abstand in Tagen ein, der zwischen der letzten Abreise und der nächsten Anreise liegen soll, sofern es sich nicht um eine Anschlussbuchung handelt. Setzen Sie einen Haken bei Lücken füllen, wenn die oben hinterlegten Bedingungen ausser Kraft gesetzt werden sollen, wenn damit eine Buchungslücke geschlossen werden soll. Beispiel: Buchunslücke von drei Tagen in der Hauptsaison. Der Mindestaufenthalt liegt aber bei 7 Tagen - vOffice ignoriert den Mindestaufenthalt, wenn dadurch die Buchungslücke geschlossen wird.

Unter Anreisetage legen Sie entsprechend die Tage fest, an denen eine Buchung erlaubt ist. Sofern Sie keine bestimmten Anreisetage haben, wählen Sie dort nichts aus.

Hinweis: Bitte legen Sie immer Bedingungen über das komplette Jahr an. Wenn Sie keine besonderen Bedingungen für die Nebensaison beispielsweise haben, dann legen Sie trotzdem den Zeitraum an und tragen nur die Zeiten ein.

Regionen

Regionen werden den Objekten zugeordnet. Sie dienen als Suchkriterium und Filterungsmöglichkeit auf Ihrer Homepage. Gerade, wenn Sie Ferienobjekte in mehreren Orten anbieten, sind Regionen ein wichtiges Hilfsmittel für die Suche. 

Unter Optionen - Weitere - Regionen legen Sie die Regionen an. Dabei ist die Struktur sehr wichtig. Beginnen Sie mit der obersten Region und arbeiten sich nach unten weiter. 

Beispiel:

1.) Welt
2.) Kontinent
3.) Land
4.) Bundesland
5.) Stadt

Verwenden Sie die Ebenen für die einzelnen Gebiete. 

Neben dem Namen der Region sehen Sie drei Punkte. Mit einem Klick gelangen Sie in die Regionen-Lokalisierung. Dort tragen Sie die Übersetzungen ein. Dazu wählen Sie die angelegte Region aus und selektieren die Sprache. Tragen Sie an dritter Position die Übersetzung ein. Bennen Sie einen Seitentitel für die Homepage. Die Überschrift erscheint ebenfalls auf der Homepage und kann in den jeweiligen Sprachen hinterlegt werden.

Gruppen

Gruppen und Kategorien bündeln Leistungen, Objekte und Kontakte. Sie sollen Ihnen die Arbeit erleichtern. Statt für jede Leistung oder Objekt Preise zu vergeben, können Sie so diese zusammenfassen und nur einmal den Preis vergeben. 

Preis-Kategorien

Ideal für bau- oder einrichtungsgleiche Objekte (als Beispiel Kategorien 4-Zimmer, 3-Zimmer, 2-Zimmer). Die Preis-Kategorie legen Sie unter Optionen - Weitere - Gruppen an. Markieren Sie links das Menü "Preis-Kategorie" und klicken auf "Neu". Tragen Sie den Namen ein.

Der Preis für eine Kategorie wird unter Optionen - Preise festgelegt. 

Unter Objekte - Karte ordnen Sie eine Preis-Kategorie dann dem Objekt zu.

Objektgruppen

Im Gegensatz zur Preis-Kategorie kann ein Objekt mehrerer Objektgruppen angehören. Objektgruppen können für die Preisvergabe, das Filtern in Suchfunktionen oder für Wenn/Dann-Funktionen in den Dokumenten genutzt werden. 

Das Anlegen einer Objektgruppe entspricht der selben Vorgehensweise wie bei der Preis-Kategorie. Rechts sehen Sie zusätzlich Ihre angelegten Objekte. Mit einem Doppelklick wiesen Sie die Objekte den Objektgruppen zu.

Leistungsgruppen

Die Leistungsgruppen sind eine Ansammlung von Leistungen. Sie findet Verwendung in der Vergabe der Provision, der Zuordnung der Mehrwertsteuer und um nur bestimmte Leistungen in Dokumenten anzuzeigen.

Hier gilt immer: Für die Leistungen der Leistungsgruppe XYZ gilt folgende Regel.

Eine neue Leistungsgruppe erstellen Sie wie eine neue Objektgruppen. Anstatt von Objekten wählen Sie nur die Leistungen aus. 

Leistungskategorien (FIBU)

Die Leistungskategorien benötigen Sie für Ihre Finanzbuchhaltung. Eine Leistungskategorie wird einer Leistung zugeordnet. Nachdem Sie unter Finanzbuchhaltung eine entsprechende Einrichtung gemacht haben, weiß vOffice somit, auf welche Buchhaltungskonten die Leistungen gebucht werden sollen.

Kontaktgruppen

Kontakte können ebenfalls Gruppen zugeordnet werden. Anbietergruppen sind für die Vergabe der Mehrwertsteuer wichtig, wenn ein Eigentümer beispielsweise keiner Mehrwersteuerpflicht unterliegt. In den Optionen - Weitere - Gruppen legen Sie die Kontaktgruppe an. Rechts wählen Sie aus den Kontakten die gewünschen Gäste oder Eigentümer aus.

Sachkonto-Gruppen

Beim Export der Buchungssätze dienen Sachkonto-Gruppen zu Filterungsmöglichkeiten von bestimmten Konten. Nachdem Sie eine Sachkonto-Gruppe angelegt haben, weisen Sie auf der rechten Seite die gewünschten FIBU-Konten der Gruppe zu. Beim Export der Buchungssätze werden, wenn eine Sachkonto-Gruppe ausgewählt ist, nur die Konten exportiert, die sich in dieser Gruppe befinden.

Nummernkreise

Vergeben Sie die Nummernkreise für Rechnungen, Reservierungen, Belegungen und Kontakte. Unter Einstellungen - Weitere finden Sie die Nummernkreise. Klicken Sie in das Menü und auf einen Nummernkreis. Dort legen Sie nun fest, welches Anfangszeichen (z.B. R für Rechnung) undwieviel Ziffern die Nummer haben soll. Mit Start legen Sie die Zahlen fest, mit denen die Zählung der jeweiligen Einträge beginnen. Rechts wird Ihnen ein Beispiel aufgezeigt.

Vertriebskanäle

Vertriebskanäle sind wichtige Indikatoren für Sie. Woher kommt eine Buchung? Ist das Geld für Inserate oder Provision gut angelegt? Um eine genaue Analyse in den Statistiken vornehmen zu können, benötigen Sie zuerst Vertriebskanäle, die Sie dann in jeder Buchung auswählen. So behalten Sie den Überblick, über welchen Kanal Buchungen eingingen.

Gehen Sie zum Anlegen eines Vertriebskanals in die Optionen - Weitere. Im Menü klicken Sie auf "Neu" und tragen den Namen ein (z.B. HomeAway). Sie können dem Vertrieb auch einen Kontakt zuordnen. Das empfielt sich, wenn Sie Korrespondenz über vOffice mit dem Vertriebskanal halten. 

In der Statistik finden Sie mehrere Auswertungsmöglichkeiten nach Vertriebskanälen.

Zahlungsarten

In den Zahlungsarten tragen Sie die Details für Ihr Bankkonto oder die Kasse, PayPal-Konto oder Kreditkarte ein. Sollten Sie die Finanzbuchhaltung nutzen, wird ein Sachkonto (z.B. 1200 Bank) hinterlegt und zugeordnet.

Sie können beliebig viele Zahlungsarten hinterlegen.

Banking-CSV

Viele Banking-Programme bieten das CSV-Format als Exportdatei an. Um die Datei mit ihren Trennzeichen und Positionen korrekt auslesen zu können, müssen Sie diese in vOffice eintragen. Gehen Sie dazu in die Optionen - Weitere auf CSV-Banking und klicken auf "Neu". Parallel öffnen Sie mit einem Texteditor (nicht mit einem Tabellenprogramm) die exportierte CSV-Datei mit ihren Umsätzen. Sie sehen nun über den Editor die Positionen der Einträge (Name, Betrag, Wertstellung, Verwendungszweck). Tragen Sie diese numerisch in vOffice ein, setzen das Trennzeichen in das entsprechenden. Die fett unterlegten Felder sind Pflichtfelder.

Rundschreiben erstellen

vOffice bietet den Export von Kundendaten für den Versand von Rundschreiben über Mailprogramme wie Outlook, GoogleMail oder Mailchimp an. Ein direkte Versand aus vOffice wird nicht angeboten. 

Gehen Sie in die Kontakte, klicken auf "Mehr" und "Exportieren". Es wird nun eine CSV-Datei erstellt.

Bitte informieren Sie sich in der Hilfe Ihrer Software, wie Sie ein Rundschreiben versenden. Die CSV-Datei aus vOffice wird dabei als Quelldatei benutzt.

Eigentümer-Bereich

Mit vOffice informieren Sie den Eigentümer und Geschäftspartner der Ferienhäuser mit dem Eigentümer-Bereich über Buchungen, freie Zeiträume und Abrechnungen. Der Eigentümer-Bereich ist ein gesicherter Onlinebereich, auf den ihr Geschäftspartner Zugriff erhält. Die Zugangsdaten bzw. der entsprechende Link wird in vOffice erstellt. Sie versenden diesen über ein Dokument an den Eigentümer.

Mit dem Eigentümerbereich kann der Eigentümer Buchungen mit dem Status geblockt in vOffice anlegen.

 

Feedbacks

Rückmeldungen der Gäste sind enorm wertvoll für eine Ferienhausvermietung. Was hat gefallen, was gilt es zu verbessern? Mit vOffice verschicken Sie automatisch eMails an die Gäste und verknüpfen zu einem internen Onlinebereich, auf dem die abgereisten Gäste ihr Feedback abgeben. Im Anschluss erscheinen die Feedbacks sogar auf Ihrer Homepage.

Das Besondere dabei ist, dass Sie die Feedback-Kriterien selbst festlegen können und aus bestimmten Ereignissen wählen können, wann die Erinnerungsmail die Gäste erreichen soll (z.B. am Tag der Abreise, 30 Tage nach Abreise oder 90 Tage nach Abreise).

Bei den Feedback-Kriterien wählen Sie zwischen Bewertung nach Sternen/Punkten oder Textpassagen aus. Außerdem legen Sie fest, welche der Positionen online auf der Seite der Ferienunterkunft erscheinen soll und welche nicht. Damit Sie den Überblick behalten, geben Sie die abgegebenen Feedbacks in vOffice Post frei, bevor diese online erscheinen.

Eine Ansicht der Feedbacks im Eigentümerbereich als auch eine Statistik nach Zeitraum und Unterkünften runden die Möglichkeiten der Feedbacks ab.

Einrichtung: Die Feedback-Kriterien legen Sie unter Einstellungen – Feedbackkriterien an. Unter Einstellungen – Dokumente hinterlegen Sie ein Dokument für die Mail an den Gast. Dabei muss der Platzhalter Reservierung:Feedbacklink hinterlegt sein, damit der Gast auf den Onlinebereich gelangt. Bei Details wählen Sie aus, ob und bei welchem Ereignis die Mail erstellt und versendet werden soll. Unter den Einstellungen der Dokumente können Sie ein Dokument auswählen, welches einen individuellen Text für den Onlinefeedbackbereich (einen Willkommenstext) haben kann.

Servicepauschale

Aus steuerlichen Gründen haben wir die Funktion der Servicepauschale eingeführt. Übernachtungsleistungen werden in der Regel mit 7 % Mehrwertsteuer versteuert. Einige Finanzämter zählen mittlerweile Nebenleistungen (WLAN, Sauna, Parkplatz) nicht mehr dazu und besteuern diese mit 19 % Mehrwertsteuer. In ersten Gerichtsentscheidungen wurde den Finanzämtern recht gegeben.

Auf den Rechnungen muss daher der Betrag dieser Zusatzleistungen separat ausgewiesen werden.

Deshalb gibt es unter Einstellungen – Leistungen und Preise – bei den Leistungen einen neuen Leistungstyp »Servicepauschale«.

Legen Sie eine Leistung an, die Sie „Mietanteil 19 % MwSt“ nennen. Als Typ wählen Sie Servicepauschale (wird von Miete abgezogen). Wenn Sie Mietabrechnungen machen, wählen Sie jene Leistungsgruppe aus, auf welche die Provision erhoben wird.

Geben Sie nun die Preise für den Mietanteil ein. Beispielsweise 5 Euro. Falls Sie unterschiedliche Ausstattungen haben, verwenden Sie Objektgruppen.

Gehen Sie nun in ein Objekt und klicken auf Texte.  Dort  tragen Sie bei Servicepauschale Text ein.  Beachten Sie, dass diese Leistungen lückenlos aufgelistet werden müssen. Wir empfehlen am Ende ein „etc.“ zu setzen, falls Sie eine Leistung vergessen. Dieser Text erscheint  bei  der Mietabrechnung und Gastrechnung automatisch.

Inklusivleistungen

Mit der Anzeige von Inklusivleistungen und Pauschalpreisen haben wir eine nützliche Funktion entwickelt, um die Buchungsentscheidung eines Gastes zu vereinfachen. Pauschalpreise wirken auf Feriengäste immer lukrativer als eine Auflistung der einzelnen Leistungen. Der Endpreis muss natürlich alle tatsächlichen Kosten beinhalten.

In der Onlineansicht kann die Preisberechnung nun mit einem Gesamtpreis ohne Auflistung der einzelnen Leistungen dargestellt werden. Pauschalpreise wirken auf Feriengäste immer lukrativer als eine Auflistung der einzelnen Leistungen. In der Suche wird ein Gesamtpreis angezeigt, sobald ein Reisezeitraum eingetragen ist. In der Objektansicht wird ebenfalls nur ein Gesamtpreis angezeigt, welcher die Pflichtleistungen, wie Miete und Endreinigung enthält.

In der Objektansicht wird der Gesamtpreis angezeigt. Die Inklusivleistungen werden aufgezählt. Exklusivleistungen (z.B. Kurtaxe) können separat ausgewiesen werden. Diese werden natürlich dem Endpreis wieder hinzugerechnet. Extraleistungen werden, wie bisher gehabt, dazu gebucht. Diese werden separat ausgewiesen und dem Gesamtpreis hinzuaddiert.

Übrigens: Wir haben außerdem die Suche verbessert. Es werden nun alternative Zeiträume vorgeschlagen. Außerdem ist die freie Suche verbessert worden, so dass ein Gast einfacher nach bestimmten Unterkünften suchen kann.

Einrichtung in vOffice: Unter Einstellungen – Leistungen und Preise – Leistungen finden Sie bei jeder Leistung den neuen Punkt »Zusammengefasste Darstellung« drei Auswahlmöglichkeiten.

Addieren und auflisten bedeutet, dass eine Leistung dem Gesamtpreis der Inklusivleistungen hinzugerechnet und benannt wird (z.B. Endreinigung).

Addieren, nicht auflisten heißt, dass eine Leistung dem Gesamtpreis hinzugefügt wird, aber nicht namentlich gezeigt wird (z.B. eine Bearbeitungsgebühr).

Getrennt anzeigen bedeutet, dass eine Leistung nicht in dem Gesamtpreis der Inklusivleistungen erscheint. Diese wird separat aufgeführt und dem Endpreis hinzugerechnet (z.B. Kurtaxe, Wäschepakete und andere optionale Extraleistungen).

Unter Objekte  finden Sie den Text Inklusivleistungen. Hier tragen Sie alle zusätzlichen Leistungen ein, die sonst überhaupt nicht in vOffice hinterlegt wären (Strom, Wasser, Heizung). Unter dem Inklusivpreis wird das als Text aufgeführt. Leistungen, die Sie als „Addieren und auflisten“ ausgewählt haben, müssen dort nicht genannt werden.

Die Darstellung in der Buchungsbestätigung kann hierfür auch angepasst werden. Dazu gibt es einen neuen Platzhalter: »Reservierung:Leistungen&Preise zusammengefasst«.

Das gilt nur für die Buchungsbestätigung. In einer Rechnung (Verkaufsrechnung) müssen die Leistungen separat aufgeführt werden, wenn diese unterschiedliche Mehrwertsteuersätze haben.

Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wenn Sie die Funktion der zusammengefassten Preise nutzen möchten. Wir beraten Sie gerne zwecks der Umstellung.

Vellcome

Vellcome ist die digitale Gästemappe von vOffice.

  • Digitale Gästemappen online oder als App für ein bestimmtes Tablet, welches Sie über vLabs beziehen können
  • Sie hinterlegen die Daten in vOffice und ordnen diese Objektgruppen und Objekten zu (z.B. Anleitungen TV, Herd, Sauna für ein Objekt, allgemeine Daten oder Links zu Sehenswürdigkeiten für Objektgruppen)
  • Synchronisierung mit dem Tablet erfolgt über vOffice

Einrichtung

Rufen Sie über den Direktlink den Verwaltungsbereich von Vellcome in vOffice auf. Der Link lautet: https://app.v-office.com/ng/index?lang=de#/vellcome

In der Übersicht finden Sie links drei Bereiche:

Start

Richten Sie hier Informationen für die Startseite ein. Beispiel: Willkommensseite, Vorstellung der Vermietungsagentur, Öffnungszeit, Erreichbarkeit, Standort der Rezeption, wichtige Nummern, Notfallnummern. 

Klicken Sie auf "Neu" für einen neuen Eintrag. Tragen Sie den Namen ein (interne Bezeichnung) und wählen den Bereich (Start). Wenn Sie den Haken bei Hervorheben setzen, wird der Eintrag der Haupteintrag, also der erste Text im Willkommensbereich. Setzen Sie deshalb den Haken nur bei einem Eintrag.

Unter sprachabhängige Einstellungen können Sie je nach Sprache eine andere Überschrift wählen.

Gilt nur für: Wählen Sie aus, ob dieser Eintrag nur für bestimmte Regionen, Anlagen, einzelne Objekte, Objektgruppe angezeigt wird. So können Sie die digitale Gästemappe auch im Startbereich für eine Unterkunft individualisieren.

Vorschau-Bild: Wählen Sie ein Bild für den Startbereich aus. Jeder Eintrag kann ein eigenes Vorschau-Bild besitzen.

Den Text schreiben Sie rechts im Editor. Dort können Sie weitere Bilder oder Galerien für den Eintrag hochladen oder einbinden. Der Texteditor funktioniert genauso wie die Dokumente in vOffice.

Orte

Unter Orte tragen Sie die wichtigen Schauplätze in Ihrer Gegend ein. Restaurants, die Sie empfehlen können, Sehenswürdigkeiten, Museen, Cafés, Freizeitangebote jeglicher Art. Tragen Sie die Adresse, eine kurze Beschreibung ein und vergessen Sie das Vorschaubild und den Link nicht.

Sobald Sie Orte ausgewählt haben, gibt es eine Auswahlmöglichkeit unter der Kategorie. Die Bereiche sind Restaurant, Café, Bar, Sehenswürdigkeit und Aktivität. Wählen Sie dort die passende Kategorie aus.

 

Unterkunft

Bei der Unterkunft schreiben Sie individuelle Texte für das Objekt. Das können Anleitungen, Hausregeln und wichtige Hinweise sein.

Unter Typ wählen Sie die Art der Darstellung aus. 
- PDF: Laden Sie eine PDF-Datei (z.B. eine Anleitung für den Fernseher, die Waschmaschine, Sauna etc) hoch
- HTML: Verfassen Sie rechts einen Text mit Bildern und Formatierung

Wie bei den anderen Einträgen können Sie den Text speziell für ein Objekt, eine Region oder Objektgruppe einrichten, Spracheinstellungen hinterlegen und ein Vorschaubild auswählen.

Tragen Sie also alle pro Objekt spezifischen Daten als einzelne Einträge an. Der Gast sieht dann aber - aufgrund einer individuellen URL - immer nur die Daten des Objektes, das er gebucht hat.
 

Dokument

Nachdem Sie Ihre Eintragungen im Vellcome-Bereich vorgenommen haben, wechseln Sie zu den Dokumenten. Dort legen Sie ein neues Dokument an und hinterlegen den Platzhalter Belegung:Vellcome-Login. Dieser generiert automatisch einen Token zum dazugehörigen Objekt, wenn Sie das Dokument über die Belegung an den Gast versenden.

Online-Ansicht

Die individuelle URL wird beim Versand des Dokumentes erstellt. Der Empfänger / Gast klickt auf den Link und sieht dann die digitale Gästemappe. Als Beispiel sehen Sie den unten stehenden Screenshot.

 

Google Tag Manager / Analytics

Der Google Tag Manager verbindet mehrere Analysetools, wie z.B. Facebook Pixel oder Google Analytics miteinander. Es wird ein Code aus vOffice in den GTM geladen. Der Nutzer muss nur seine ID noch einmal ändern.

 

Einrichtung im Google Tag Manager

 

https://drive.google.com/a/v-labs.eu/file/d/1iwwi26ptLHu0dt-iPvro6qDocx5p9y-R/view?usp=sharing

 

Diese Datei wird im Google Tag Manager unter Verwaltung -> Container importieren hochgeladen.

Anschließend ändert der Nutzer unter Arbeitsbereich -> UA-Tracking ID eben diese UA-Tracking ID in seine eigene.

Im dritten Schritt geht der Nutzer wieder unter Verwaltung und auf Google Tag Manager installieren.

Dort gibt es zwei Snippets. Diese werden im vOffice CMS hinterlegt. In der Regel wird das vom vLabs Support erledigt. Bitte senden Sie die Daten an unseren Support.

Fügen Sie diesen Code so weit oben wie möglich im <head> der Seite ein.

<!-- Google Tag Manager -->

<script>(function(w,d,s,l,i){w[l]=w[l]||[];w[l].push({'gtm.start':

new Date().getTime(),event:'gtm.js'});var f=d.getElementsByTagName(s)[0],

j=d.createElement(s),dl=l!='dataLayer'?'&l='+l:'';j.async=true;j.src=

'https://www.googletagmanager.com/gtm.js?id='+i+dl;f.parentNode.insertBefore(j,f);

})(window,document,'script','dataLayer','GTM-53R5V6N');</script>

<!-- End Google Tag Manager -->

 

Fügen Sie diesen Code außerdem direkt nach dem eröffnenden <body>-Tag ein:

<!-- Google Tag Manager (noscript) -->

<noscript><iframe src="https://www.googletagmanager.com/ns.html?id=GTM-53R5V6N"

height="0" width="0" style="display:none;visibility:hidden"></iframe></noscript>

<!-- End Google Tag Manager (noscript) -->

Hinweis: Wir übernehmen keinen Support für den Google Tag Manager / Analytics etc. Das muss der Kunde mit seinem SEO-Berater machen. Wir stellen ausschließlich die Verknüpfung zwischen dem GTM und der vOffice Webseite her.

Einrichtung Slack

Slack einrichten

1.) Sie müssen bei der Einrichtung sowohl bei Slack, als auch bei vOffice im selben Browser eingeloggt sein. Stellen Sie bitte sicher, dass Sie beide Seiten via Tab im selben Browser offen haben. Die URL von Slack lautet www.ihrname.slack.com. 

2.) Klicken Sie nun auf https://intro.v-office.com/de/slack

3.) Klicken Sie dort (im unteren Bereich der Seite) auf "Jetzt mit Slack verbinden". Oder den folgenden Link: https://app.v-office.com/ng/slack

Die Verknüpfung zwischen dem vOffice Account und dem Slack-Account ist komplett.

 

Häufige Fragen

Was richte ich zuerst ein?

Wir empfehlen folgende Vorgehensweise:

  1. Richten Sie zuerst die Objekte ein. 
  2. Legen Sie in den Einstellungen die Leistungen (Miete, Endreinigung, Kurtaxe, Wäsche) an.
  3. Legen Sie in den Einstellungen die Saisonzeiten an.
  4. Legen Sie in den Einstellungen Gruppierungen an, falls Sie die Preise nach Kategorien oder Objektgruppen vergeben möchten.
  5. Tragen Sie die Preise ein.
  6. Tragen Sie die Mehrwertsteuer ein.
  7. Legen Sie die Dokumente an.
  8. Richten Sie Ihre eMail-Adresse ein.

Durch diese Eingaben können Sie Buchungen eintragen, Preise berechnen und die Korrespondenz an den Gast versenden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Belegung und einer Reservierung

Eine Reservierung kann aus mehreren Belegungen bestehen. Eine Belegung legen Sie als Buchung an. Eine einzelne Belegung ist automatisch durch Vergabe der Reservierungsnummer auch eine Reservierung. Bucht ein Gast aber als Beispiel mehrere Häuser zeitgleich, so können alle Belegungen einer Reservierung zur besseren Übersicht zugeordnet werden. Und so beinhaltet eine Reservierung mehrere Belegungen.

Beim Ausdruck einer Reservierungsbestätigung oder Rechnung werden alle Belegungen einer Reservierung übersichtlich im Feld Leistung&Preise dargestellt.

Was bedeuten die Farben im Kalender?

Die Farben der Belegungen haben folgende Bedeutungen:

  • Grün: Alles ist bezahlt
  • Türkis: Noch nicht alles bezahlt, aber der Gast hat noch Zeit
  • Gelb: In Verzug, aber es gibt eine Rückmeldung vom Gast (hat angezahlt oder Status ist "Bestätigt")
  • Rot: In Verzug und noch keine Rückmeldung
  • Grau: Es handelt sich um eine Option
  • Schwarz: Die Unterkunft ist "geblockt"

 

Was bedeutet der Status einer Belegung

Um die Buchung zu speichern und weitere Funktionen auszulösen (z.B. die Termine oder automatischer Dokumentversand) muss die Belegung gebucht werden. Folgende Bedeutung haben die einzelnen Einträge:

  • Entwurf: Kein eigener Status. Eine Zwischenspeicherung. 
  • Angebot: Die Belegung ist nicht im Belegungskalender sichtbar, aber unter Belegungen angelegt. Eignet sich für unverbindliche Anfragen zu bestimmten Objekten oder einem bestimmten Zeitraum.
  • Option: Die Belegung wird im Kalender grau angezeigt, bis der "Reservier, bis"-Termin abgelaufen ist. Online wird der Zeitraum "auf Anfrage" gesetzt.
  • Definitiv: Status einer angelegten, verbindlichen Buchung, die noch vom Gast endgültig bestätigt werden muss. Der Zeitraum wird online als belegt angezeigt.
  • Bestätigt: Bestätigte, verbindliche Belegung
  • Blocken: Geblockter Zeitraum. Vorgesehen für Reparaturen. Der Zeitraum wird online als belegt angezeigt.

Welche Auflösung sollten die Bilder haben?

Die ideale Auflösung liegt bei einer Kantenlänge von 1440 Pixeln.

Was bedeutet das Ausrufezeichen vor einer Belegung im Kalender?

Wenn ein Ausrufezeichen vor dem Namen des Gastes steht, wurde in der Belegung eine Notiz hinterlegt.

Wie lautet der Link zur Classic-Version?

http://classic.v-office.com

Wo finde ich die Beschreibung der vOffice XML-Schnittstelle?

Dokumentation Einrichtung: https://docs.google.com/a/v-labs.eu/document/d/1LEyxMYXOBZ9gHCwDYQqjPogeYDBNQQhif0G1I2Gg0ig/edit

Dokumentation Buchungen: https://docs.google.com/a/v-labs.eu/document/d/1Uw3MeUS4mynwGVJmBSh-3OUMowQnyaD4JaZlqCGnJEI/edit

Zu welchen Portalen existieren Schnittstellen?

Aktuell existieren Schnittstellen zu:

  • HomeAway/Fewo-Direkt
  • Traum-Ferienwohnungen.de
  • e-Domizil
  • Travanto
  • Atraveo
  • Wimdu
  • Feratel
  • Tomas
  • Bellmundo
  • WildEast (demnächst)

Ebenfalls unterstützen wir das Kalenderformat iCal, welches beispielsweise von AirBnB genutzt wird.

Wo melde ich mich ab?

Unter Optionen - Ihr Zugang

Anmeldung gescheitert: eMail-Adresse ist bereits in Verwendung

Wenn Sie die obige Fehlermeldung erhalten, haben Sie versucht, sich im Registrierungsfeld anzumelden. Unter www.v-office.com benutzen Sie bitte das mittige Loginfeld. Sollte das nicht auftauchen finden Sie oben rechts in der Seitennavigation den Bereich "Login". Dort tragen Sie Ihre Zugangsdaten ein und melden sich an.

Wieso sehe ich nur das Dashboard und die Optionen?

Bitte kontaktieren Sie einen Benutzer mit Administrationsrechten, damit Ihnen mehr Benutzerrechte vergeben werden.

Hinweis an Administratoren: Jeder Benutzer, der nicht als Admin hinterlegt ist, braucht Benutzerrechte. Als Standart sind nur das Dashboard und der Logout hinterlegt.

Wofür ist "Verschieben" bei der Endreinigungsliste unter Aufgaben?

Wenn Sie eine Endreinigungsliste angelegt haben, erscheint neben der Abreise ein Button "Verschieben". Mit einem Klick darauf können Sie den Termin der Endreinigung verschieben, so zum Beispiel, wenn die Wohnung nicht am Tag der Abreise gereinigt werden soll. Der Eintrag wird nach einem Klick auf "Aktualisieren" erneuert. Sie können auch im Belegungs-Assistenten unter Details - "Endreinigung am" den Termin der Endreinigung verschieben. Dort tragen Sie das Datum ein, an dem die Reinigung stattfinden soll.

Hinweis: Achten Sie beim Einrichtungen der Aufgabenliste darauf, dass Sie den Haken bei "Reinigung" und nicht bei "Abreise" setzen.

 

Wie erstelle und benutze ich eine Reinigungsliste?

Eine Reinigungsliste ist eine spezielle Art der Aufgabenliste. Sie listet die Objekte auf, in denen eine Endreinigung getätigt werden muss. Wird nach Ausführung die Endreinigung abgehakt, so ändert sich der Status auf „gereinigt“.  Dieser Status wird beim Objektnamen im Belegungskalender angezeigt. So sind Sie immer informiert, wenn sich der Status ändert.

Es gibt zwei unterschiedliche Möglichkeiten, die Reinigung zu planen.

  1. Mit der Aufgabenliste
  2. Mit dem Reinigungsplan

Unterschiede zwischen Aufgabenliste und Reinigungsplan

Die Aufgabenliste erstellt die Anreisen und Abreisen in der Liste automatisch, während Sie in dem Reinigungsplan nur die zu reinigenden Objekte sehen. Bei sehr vielen Wechseln können Sie natürlich vorher schlecht die Planung durchführen und müssen dies erst am Tag der Wechsel machen. Bei der Aufgabenliste hingegen sehen Sie auf einen Schlag alle An- und Abreisen sowie Wechsel.

Wir empfehlen die Nutzung der Anreiseliste als auch des Reinigungsplan, wenn Sie viele Wechsel an einem Tag haben. Für Kunden ohne Personalplanung ist die Nutzung einer Aufgabenliste einfacher.

Die Aufgabenliste

Einrichtung

1.)    Richten Sie unter „Aufgaben“ eine Reinigungsliste in. Wichtig hierbei: Achten Sie darauf, dass Sie „Reinigung“ und nicht „Abreise“ auswählen. Es ist ebenso sinnvoll, dass Sie geblockte Belegungen auswählen, da auch hier Reinigung anfallen kann.
Mehr Informationen zum Anlegen einer Aufgabenliste finden Sie in der vOffice-Dokumentation „Aufgaben“.
2.)    Im Belegungskalender klicken Sie auf das kleine Zahnrädchen unter der Suchfunktion. Setzen Sie den Haken bei „Reinigungsstatus anzeigen“.
3.)    Sofern externe Kräfte wie Reinigungsfirmen oder Mitarbeiter, die nicht vOffice in vollem Umfang nutzen, wie Reinigungskräfte, legen Sie für diese einen Benutzer an und verteilen die Benutzerrechte. 

Benutzung

Sie rufen unter Aufgaben die Liste „Reinigung“ ab. Wählen Sie den Zeitraum aus. Nun sehen Sie fälligen Endreinigungen nach Abreisen aufgelistet. Sie haben nun zwei Möglichkeiten, den Status zu ändern, nachdem die Wohnung gesäubert wurde. 
1.)    Sie haken die Endreinigung in der Liste ab.
2.)    Sie ändern im Belegungs-Assistenten den Status unter Details auf „gereinigt“.
Beides bewirkt, dass der Punkt im Belegungskalender hinter dem Namen des Objektes auf „grün“ gesetzt wird. Grün bedeutet, gereinigt. Rot bedeutet, die Wohnung ist nicht sauber. 

Der Status ändert sich übrigens automatisch am Tag der Abreise auf „nicht sauber“.

Endreinigung verschieben: Mit einem Klick in der Aufgabenliste auf „verschieben“ können Sie den Termin der Endreinigung verschieben, so zum Beispiel, wenn die Wohnung nicht am Tag der Abreise gereinigt werden soll. Der Eintrag wird nach einem Klick auf "Aktualisieren" erneuert. Sie können auch im Belegungs-Assistenten unter Details - "Endreinigung am" den Termin der Endreinigung verschieben. Dort tragen Sie das Datum ein, an dem die Reinigung stattfinden soll.

Reinigungsplan & Zeitprotokoll

Mit dem Reinigungsplan und Zeitprotokoll für Mitarbeite, planen Sie Teams, verwalten Abwesenheiten, legen Startzeiten zur Reinigung fets und ermöglichen sogar Ihren Reinigungskräften, z.B. auf ihren Smartphones die aktuelle Einteilung einzusehen.

Kurzinfo:
Der Reinigungsplan dient zur Verwaltung, Planung und Einteilung Ihres Reinigungspersonals.
Verwaltung: Erfassen Sie die Arbeitszeit der Reinigungskräfte, führen Sie Protokoll über Urlaub und Krankheit. Werten Sie diese Informationen über eine Statistik aus.
Planung: Planen Sie die Einsätze der Reinigungskräfte täglich und weisen Ihnen die zu reinigenden Objekte zu. Informieren Sie die zuständigen Mitarbeiter über anfallende Aufgaben.
Durchführung: Setzen Sie den Reinigungsstatus der Objekte auf gereinigt oder wird z.Zt. gereinigt, damit Sie immer den Durchblick behalten.

Mitarbeiter anlegen

Zuerst legen Sie in den „Einstellungen“ -» „Weitere“ die Mitarbeiter an. Ein Mitarbeiter ist ein Kontakt, jedoch mit zusätzlichen Informationen im Reiter »Geschäftlich«. Dort tragen Sie die Anzahl der Wochenstunden einer Reinigungskraft ein. Ebenfalls wählen Sie aus, an welchen Tagen die Reinigungskraft arbeitet. Diese Informationen werden bei der Reinigungsplanung berücksichtigt.

Zeitprotokoll

Unter Aufgaben -» Mehr -» Zeitprotokoll legen Sie zunächst neue Tätigkeiten an (Reinigung, Pause, Büro etc.). Später können Sie mit diesen Tätigkeiten die Arbeitszeiten der Mitarbeiter hinterlegen.

Mit dem Zeitprotokoll erfassen Sie die tägliche Arbeit der Mitarbeiter. Wählen Sie dazu unter Aufgaben -» Mehr -» Zeitprotokolle -» Neu zunächst den Mitarbeiter aus und füllen Sie das Datenblatt aus. Bei Tätigkeit wählen Sie die unter Einrichtung beschriebenen Tätigkeiten (z.B. Reinigung, Pause) aus. Diese Tätigkeiten werden über Statistiken nach Erfassung ausgewiesen.

Abwesenheit

Ob Urlaub oder Krankheit – Sie können die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter in vOffice hinterlegen. Klicken Sie dazu auf den Punkt »Abwesenheit« beim Mitarbeiter. Auch diese Informationen werden bei der Planung berücksichtigt.

Der Reinigungsplan

Diesen Assistenten finden unter Aufgaben -» Mehr -» Reinigungsplan.

Auf der rechten Seite werden alle Objekte aufgelistet, die an dem gewählten Tag gereinigt werden können und alle Reinigungskräfte. Objekte, die bereits für einen anderen Tag eingeplant sind, werden durchgestrichen dargestellt, ebenso Mitarbeiter, die an dem Tag abwesend sind.

Starten Sie mit der Planung, indem Sie ein neues Team anlegen und ihm Objekte und Mitarbeiter zuordnen, einfach indem Sie auf sie klicken.

Sie können umplanen, indem Sie Objekte oder Mitarbeiter per Drag-and-Drop zwischen den Teams verschieben.

Sie können Mitarbeiter immer nur einem Team zuordnen. Ein Team gilt aber auch immer nur für einen Tag. Das bedeutet, Sie legen pro Reinigungstag ein Team an.

In der blauen Zeile können Sie in dem weißen Feld die Startzeit der Reinigung eintragen.

Wenn Sie über das Zeitprotokoll die Reinigungszeiten erfassen, lernt vOffice und wird anhand der gesammelten Informationen die voraussichtlichen Endzeiten für jedes Team kalkulieren.

Mit einem Klick auf ein Objekt sehen Sie weitere Details und können den Reinigungsstatus ändern.

Die Objekte haben unterschiedliche Farben. Eine rote Umrandung bedeutet, das Objekt muss an diesem Tag gereinigt werden (Wechsel). Mit einem Klick auf den Namen des Objektes sehen Sie den Reinigungsstatus. Diesen ändern Sie dann entsprechend (nicht gereinigt, abgereist, wird z.Zt. gereinigt oder ist gereinigt). Außerdem erhalten Sie als Informationen die letzte Abreise und nächste Anreise.

Aufgaben/Notizen

In der jeweiligen Belegung und/oder beim Objekte hinterlegen Sie Notizen, die im Reinigungsplan erscheinen. Setzen Sie dazu den Haken »bei Reinigung« bei der jeweiligen Notiz.

Als Aufgaben können Sie Leistungen bei der An- und Abreise definieren. Im Gegensatz zur Aufgabenliste (wo Sie ja pro Liste die Leistungen auswählen), legen Sie beim Reinigungsplan einmalig fest, welche Leistungen erscheinen sollen.

Damit eine Leistung also als Aufgabe erscheint, gehen Sie in die Einstellungen – Leistungen & Preise – Leistungen und klicken auf eine Leistung. Im Datenblatt wählen Sie rechts die Leistung als Aufgabe bei Anreise und/oder bei Abreise.

Der Plan als Information für Ihre Reinigungskräfte

Sie können den Reinigungsplan auch für jede(n) einzelne(n) Mitarbeiter(in) ausdrucken. Es werden nur die Informationen für die jeweilige Reinigungskraft aufgelistet, die sein Team betreffen.

Auf dem Smartphone

Ihre Mitarbeiter können sogar den Reinigungsplan ganz leicht mit gängigen Kalendern synchronisieren und so z.B. auf Ihrem Smartphone anzeigen lassen – inkl. der Aufgaben und Notizen.

Unterschiede zwischen Aufgabenliste und Reinigungsplan

Die Aufgabenliste erstellt die Anreisen und Abreisen in der Liste automatisch, während Sie in dem Reinigungsplan nur die zu reinigenden Objekte sehen. Bei sehr vielen Wechseln können Sie natürlich vorher schlecht die Planung durchführen und müssen dies erst am Tag der Wechsel machen. Bei der Aufgabenliste hingegen sehen Sie auf einen Schlag alle An- und Abreisen sowie Wechsel.

Wir empfehlen die Nutzung der Anreiseliste als auch des Reinigungsplan, wenn Sie viele Wechsel an einem Tag haben. Für Kunden ohne Personalplanung ist die Nutzung einer Aufgabenliste einfacher.

Wie erstelle und benutze ich eine Hausmeisterliste?

Eine Hausmeisterliste wird unter den Aufgaben eingerichtet. Sie legen dabei eine neue Aufgabenliste an, die keine Anreisen, Abreisen oder Reinigungen anzeigt.

Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf "Neu". Nun fügen Sie eine manuelle Aufgabe der Liste hinzu. Füllen Sie die Felder aus. In den Notizen können Sie eine Information zum Fall schreiben. Die Notizen können auch immer wieder bearbeitet werden, so dass Sie und der Beauftragte darüber korrespondieren können.

Die Benutzerfunktionen können Sie nutzen, um einem bestimmten vOffice Nutzer die Aufgabe zuzuweisen oder - wenn das bereits eindeutig ist - können Sie die Benutzereintragung auch als Ansprechpartner verwenden. Wenn Sie also eine Aufgabenliste für eine bestimmte Person (Hausmeister) anlegen, tragen Sie sich selbst als Benutzer ein, damit der Hausmeister weiß, wer die Aufgabe reingestellt hat. 

Wenn eine Tätigkeit abgeschlossen ist, wird der Haken gesetzt. Somit ist die Aufgabe erledigt. Die erledigten Aufgaben werden automatisch ausgeblendet. Auf der linken Seite finden Sie eine Funktion, um die abgeschlossenen Tätigkeiten wieder einzublenden.

Ein Tipp: Benutzen Sie die Datumseingabe für ein Fälligkeitsdatum: Zum Beispiel, die defekte Dusche muss bis xx.xx.xxxx repariert werden.

Eine Aufgabenliste können Sie natürlich auch für andere Tätigkeiten benutzen.

Warum erscheint ein Dokument nicht unter Drucken?

Jedes Dokument muss einem Ereignis zugeordnet werden, bei der es erscheint. Die Buchungsbestätigung soll bei einer Reservierung erscheinen. Das bedeutet Sie wählen "für Reservierung" aus. 

Hier eine Übersicht der Möglichkeiten und deren Bedeutung.

  • Kontakt: In diesem Dokument werden Platzhalter vom Typ Kunde verwendet. Das Dokument selbst erscheint unter Kontakte und ist für Briefe ohne Bezug auf Belegung an Gäste vorgesehen.
  • Reservierung (alle Belegungen einer Reservierung zusammenfassen): Verwenden Sie Platzhalter vom Typ Reservierung, Kunde, Objekt und Eigentümer für dieses Dokument. Es erscheint im Belegungsassistenten im Druckmenü. Platzhalter vom Typ Belegung funktionieren nicht, da bei mehreren Belegungen in einer Reservierung keine feste Zuordnung erfolgen kann.
  • einzelne Belegung: Verwenden Sie Platzhalter vom Typ Belegung, Reservierung, Kunde, Eigentümer oder Objekt für dieses Dokument. Es erscheint im Belegungsassistenen. Da eine Reservierung auch aus einer Belegung bestehen kann, ist die Verwendung von Platzhaltern Typ Reservierung möglich.
  • Verkaufsrechnung: Verwenden Sie Platzhalter vom Typ Verkaufsrechnung. Die Rechnung erscheint im Druckmenü der Verkaufsrechnungen.
  • Einkaufsrechnung: Verwenden Sie Platzhalter vom Typ Einkaufsrechnung. Die Rechnung erscheint im Druckmenü einer Einkaufsrechnung.
  • Mietabrechnung: Verwenden Sie Platzhalter vom Typ Mietabrechnung. Die Rechnung erscheint im Druckmenü der Mietabrechnungen.
  • Objekt: Verwenden Sie Platzhalter vom Typ Objekt oder Eigentümer. Das Dokument erscheint im Druckmenü eines Objektes.
  • Deckblatt: Deckblätter werden für den Mailversand benötigt. Verwenden Sie die Platzhalter, die Sie auch für das Hauptdokument benutzen. Das Deckblatt wird einem Dokument zugeordnet. Wenn ein Dokument per Mail verschickt wird, so erscheint das Deckblatt als eigentliche eMail und das Dokument als PDF-Anhang
  • Angebotsassistent: Verwenden Sie dieses Dokument nur für den Angebotsassistenten. Im Assistenten selbst wird das Dokument ausgewählt.

Gibt es Vorlagen zu den Dokumenten

Die Texte der Dokumente legen Sie auf der rechten Seite fest. Sie können Dokumente in mehreren Sprachen hinterlegen.

Folgend geben wir Ihnen einige Beispiele:

Beispiel Reservierung

Empfänger:Briefanrede,

vielen Dank für Ihre Buchung mit der Nummer Reservierung:Nummer von Objekt Objekt:Name.

Sie haben folgende Leistungen gebucht:

Reservierung:Leistungen und Preise

Bitte bestätigen Sie die Buchung über diesen Link: Reservierung:Bestätigungslink
Bitte überweisen Sie die Anzahlung in Höhe von Reservierung:Anzahlung bis zum Reservierung:Anzahlung bis. Die Restzahlung in Höhe von Reservierung:Restzahlung ist bis zum Reservierung:Restzahlung bis fällig.

Vielen Dank

Empfänger:Briefabschluss

Reservierung:Ansprechpartner

Beispiel Rechnung

Empfänger:Briefanrede,

wir stellen Ihnen am Rechnung:Rechnungsdatum wie folgt in Rechnung:

Rechnung:Leistungen und Preise

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag in Höhe von Rechnung:Offen bis zum Rechnung:Fälligkeitsdatum.

Vielen Dank

Empfänger:Briefanrede

Beispiel Mietabrechnung

Empfänger:Briefanrede,

folgende Abrechnung der Mieteinnahmen und Provisionen für den vergangenen Monat:

Ihre Einnahmen

Mietabrechnung:Leistungen des Eigentümers

Unsere Provision und Auslagen

Mietabrechnung:Eigene Leistungen und Preise

Abrechnung

Mietabrechnung:Abrechnung

Mit freundlichen Grüßen

Kann ich vOffice auch auf Mobilgeräten verwenden?

Ja. Mit einem Update vom August 2016 ist das komplette Layout von vOffice responsive und auch für Geräte mit kleineren Bildschirmen (Tablets, iPads, iPhones oder Smartphones) zu verwenden. Rufen Sie dazu wie gewohnt v-office.com auf. Das Layout paßt sich automatisch der Größe des Bildschirms an.

Was beinhaltet vOffice Mobile?

Die vOffice Mobile App basiert noch auf der Classic Version. Derzeit wird an einer neuen Version gearbeitet. vOffice Mobile ist für Smart- und iPhones konzipiert und optimiert. Mit vOffice Mobile sehen Sie die An- und Abreisen eines Tages sowie die Belegungen. Änderungen können in dieser Version nicht vorgenommen werden. 

Ab August 2016 gibt es eine neue Benutzeroberfläche für vOffice, die für Smart- und iPhones geeignet ist. Sie benötigen dafür keine zusätzliche App. Das Layout passt sich automatisch an die Bildschirmgröße der Geräte an.

 

Was passiert, wenn ich einen Benutzer lösche?

Es werden die Berechtigungen, Verweise und der Mailaccount des Benutzers gelöscht. 

Wenn also ein Benutzer eine Notiz geschrieben hat, so wird dessen Name nicht mehr angezeigt nach dessen Löschung. Die versendeten Mails und erstellen Notizen bleiben aber erhalten, der Bezug zum Benutzer ist jedoch entfernt worden.

Wie richte ich einen Aufpreis ein?

In vOffice können Sie einen Aufpreis für Personen und Zusatzbetten einrichten.

Beispiel: Sie haben eine Ferienwohnung mit reichlich Platz, aber nur drei Schlafzimmern und somit sechs Schlafmöglichkeiten. Die Ferienwohnung wird also für sechs Personen ausgelegt. Sie hat aber genügend Platz, um noch zwei weitere Personen (Erwachsene, Kinder) aufzunehmen. Dafür werden zwei Zustellbetten benötigt. Für die Zusatzpersonen erheben Sie einen Aufschlag. 

Sie haben einen Grundpreis von 120 Euro / Nacht für die Miete. Pro zusätzliche Person erheben Sie 10 Euro die Nacht.

Leistung anlegen

Neben der Mietleistung legen Sie eine Leistung Aufpreis Zusatzpersonen an. Es ist wichtig, dass die Leistung den selben Typ wie die Miete hat - also Miete. Ebenfalls ist es wichtig, dass die Leistung als Aufpreis angehakt wird. 

Preis-Kriterium anlegen

Gehen Sie in die Einstellungen - Leistungen & Preise - Preis-Kriterien.

Gehen Sie auf neu und benennen das Kriterium "Personenaufschlag". Alle Werte müssen ausgefüllt werden. Deshalb tragen Sie auch beim Aufenthalt den Mindest- und Maximalaufenthalt ein. Bei Personen tragen Sie die Anzahl der Person ein, ab wann der Aufpreis in Kraft tritt. Bei maximale Personen tragen Sie bitte ebenfalls den Höchstwert ein. 

Preise vergeben

Gehen Sie in die Einstellungen - Leistungen & Preise - Preise

Wählen Sie rechts unter Verkaufspreise die Leistung "Personenaufschlag" aus. Schließen Sie direkt darunter den Filter mit einem Klick auf das kleine "x". Nun gehen Sie oben auf "Neu" und wählen das gewünschte Objekt und das so eben anglegete Preis-Kriterium aus. Rechts tragen Sie den Preis ein.

Belegung anlegen

Legen Sie nun eine Belegung über den Kalender an. Erhöhen Sie die Personenanzahl auf z.B. sieben Erwachsene und ein Kind. Sie sehen nun, wie der Personenaufschlag von je 10 Euro pro Person (10 x 2 = 20 Euro x 6 Nächte = 120 Euro) erscheint.

Wie funktioniert die Einrichtung mit Airbnb?

Einrichtung der Schnittstelle zu Airbnb

Wissenswertes vOffice

Objekte

Hinterlegen Sie unter Objekte so viele Informationen wie möglich, damit diese zu Airbnb übertragen werden können. Füllen Sie die Eigenschaften (Ausstattungsmerkmale) aus, hinterlegen Sie mindestens 10 aussagekräftige Bilder in einer Auflösung ab idealerweise von 2000 Pixeln und schreiben Sie einen Text (unter vollständige Beschreibung), damit dieser auf Airbnb erscheint. Die Inhalte werden in Deutsch gesendet. Airbnb nimmt automatisch Übersetzungen vor. Wie bei anderen Schnittstellen auch gilt hier, ein Objekt ist ein Inserat.

Preise & Buchungsbedingungen

Es wird der normale Mietpreis (nach Saisonzeit oder von/bis) übertragen. Eine weitere, obligatorische Leistung (zum Beispiel Endreinigung) wird ebenfalls übertragen. Alle weiteren Leistungen und Preise werden bei Airbnb als Text dargestellt. Die Nebenleistungen werden als Hausregel an Airbnb von uns übermittelt.

Die Buchungsbedingungen (Mindestaufenthalt) werden ebenfalls übertragen.

Die Nebenkosten werden bei Airbnb in den Hausregeln als Text dargestellt. Achten Sie bitte also darauf, nach Abschluss der Buchung mit dem Gast über die Nebenleistungen zu sprechen, indem Sie ihn eine E-Mail schicken und über Nebenleistungen wie Kurtaxe informieren und Extraleistungen wie Bettwäsche und Handtücher anfordern. Die Bezahlung der Zusatzleistung kann auch direkt über Airbnb erfolgen und muss nicht bar vor Ort bezahlt werden. Dazu rufen Sie diesen Link auf:http://www.airbnb.de/resolutions (Um den Inhalt zu sehen, müssen Sie eingeloggt sein).

Buchung & Angebote

Über die Schnittstelle werden Direktbuchungen angenommen, die direkt in vOffice als Belegung mit Nummern, den übertragenen Preisen und dem Kontakt angelegt werden. Sie erhalten - wie bei anderen Direktbuchungen - eine Informationen in vOffice Post/Ticket. Anfragen von Airbnb erhalten Sie als E-Mail in vOffice. Die Beantwortung erfolgt entweder direkt im Airbnb-Account oder Sie nutzen unseren Angebots-Assistenten und antworten an eine temporäre Airbnb Adresse. Dann denken Sie daran, im Airbnb Account dort die Nachricht auf “Beantwortet” zu setzen oder kopieren Sie die Preisberechnung aus dem Angebots-Assistent in die Airbnb-Nachricht.

Korrespondenz

Airbnb sendet dem Gast direkt eine Buchungsbestätigung. Über vOffice können Sie Anreisehinweise oder E-Mails mit dem Bestätigungslink versenden, damit der Gast die Reiseteilnehmer hinterlegt oder die Extraleistungen bestellt bzw. bestätigen kann. Die AGBs werden nicht übermittelt. Wir übermitteln derzeit eine Standardauswahl der Stornobedingungen von Airbnb. Die Nebenleistungen werden von uns als Text als Hausregel übermittelt.

Inkasso

Airbnb übernimmt das Inkasso und überweist Ihnen den Betrag auf Ihr hinterlegtes Konto. Die können sich eine Provisionsabrechnung direkt im Airbnb-Account herunterladen.

Mindestanforderungen API Airbnb

Amenities:

Inserate via API müssen mindestens 5 Ausstattungsmerkmale aufweisen

Titel des Inserats:

mit mindestens 8 Zeichen

Fotos:

Inserate müssen mindestens 7 Fotos haben. Davon min. 3 hochaufgelöste Fotos (min. 800 Pixel breit und 500 Pixel hoch)

Beschreibung:

Min. 50 Zeichen

Verfügbarkeiten:

Min. 30 Tage in den nächsten 12 Monaten

Kontaktadressen:

E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder URL’s sind im Profil des Gastgebers, den Inseraten oder den Fotos nicht gestattet

Optionale Gebühren:

Jede zusätzliche oder variable Gebühr (z.B. Kurtaxe, Handtücher, Bettwäsche, Fahrräder o.ä.) sollte entweder in die Reinigungsgebühr inkludiert werden oder in den explizit Hausregeln ausgewiesen werden. Im letzteren Fall sollte darauf hingewiesen werden, dass die entsprechende Gebühr ggf. vor Ort zu entrichten ist.

Wissenswertes Airbnb

Konditionen

Airbnb deckt alle Kreditkarten- und Transaktionsgebühren ab. Die Servicegebühren für Gastgeber liegen zwischen 3%–5%. Wenn eine Buchung bestätigt wird, berechnet Airbnb den Gästen eine Service-Gebühr in Höhe von 5%–15%. Gäste sehen diese Gebühr vor dem Abschluss der Buchung auf der Seite, auf der sie die Zahlung durchführen. Die Höhe der Servicegebühren richten sich nach der Art der Stornogebühren.

Bei Stornierungsbedingungen mit einer Service-Gebühr in Höhe von 5% erhalten Sie die Auszahlung 30 bzw. 60 Tage vor Anreise des  Gastes. Andernfalls zahlt Airbnb 24 Stunden nach Check-in aus.

Eine Übersicht der Stornierungsbedingungen finden Sie hier:

https://www.Airbnb.de/home/cancellation_policies

Bitte teilen Sie uns mit, für welche Stornobedingung Sie sich entschieden haben. Dann tragen wir diese ein.

Die Codes lauten: flexible, moderate, strict, super_strict30 oder supter_strict60

Airbnb Account Einstellungen

Bevor die Daten mit Airbnb synchronisiert wurden, können Sie im Account von Airbnb noch weitere Einstellungen vornehmen. Es ist wichtig, dass Sie dort Ihre Angaben vervollständigen. Dazu gehören:

Ein aussagekräftiges Profilbild, welches Sie als Vermieter zeigt.

Hinterlegen Sie eine Profilbeschreibung. Je mehr ein Gast über Sie weiß, desto vertrauensvoller wirken Sie auf der Plattform.

Legen Sie die Zahlungsarten als auch Ihre gewünschte Auszahlungsart fest.

Wenn Sie bereits über Airbnb inserieren, können Sie ebenfalls die Schnittstelle nutzen.

Und so funktioniert die Einrichtung der API

 

  1. Wenden Sie sich zuerst an unseren vOffice Support unter info@v-labs.eu oder telefonisch unter 04561/6139890. Wir legen die Schnittstelle an. 
  2. Gehen Sie in vOffice unter Einstellungen - ChannelManager und wählen die gewünschten Objekte aus.
  3. Melden Sie sich bei Airbnb an.
  4. Klicken Sie auf den Link: https://app.v-office.com/ng/airbnb und klicken auf "Onboarding".
  5. Folgen Sie den Anweisungen. Achten Sie darauf, dass Sie sowohl in vOffice als bei Airbnb eingeloggt sind. Es werden nun die Airbnb-ID und die Listing-ID angelegt.
  6. Schauen Sie unter Objekte - Channel in vOffice, ob Airbnb-IDs und Listings-ID angelegt wurden.
  7. Gehen Sie in Ihren Airbnb-Account, um die Synchronisation herzustellen.
  8. Inserate gehen nicht mehr von alleine live, sondern müssen in Airbnb manuell mit einem Klick nach dem Import aktiviert werden (Dazu klickt der Gastgeber im Menü auf "Inserate" > dann auf "Synchronisierung mit 'vOffice'" im oberen rechten Bereich des Fensters > Jetzt Inserate einzeln oder alle gleichzeitig aktivieren. In diesem Bereich sehen Sie auch die synchronisierten Objekte und die Fehler, die entstanden sein können.



     
  9. Manuelle Inserate mit API-Inseraten zusammenführen: Gastgeber, die bereits einen manuellen Account auf Airbnb haben, können diese ab sofort mit API Inseraten füttern. Dies hat den Vorteil, dass bestehende Statistiken und Rankings erhalten bleiben. Dabei haben diese Gastgeber die Möglichkeit API-Inserate zu den manuellen Inseraten hinzuzufügen oder jene zusammenzuführen und fortan über die API mit Daten zu füttern. Auch hier steht dem Gastgeber frei eine volle und eingeschränkte Synchronisation zu nutzen. Wichtig: Das Matching muss vor der Veröffentlichung stattfinden!
    Gehen Sie dazu in Ihrem Airbnb auf Gastgeben -> Inserate -> "Synchronisierung mit vOffice". Dort können Sie dann Inserate zusammen führen. Gehen Sie anschließend zurück in vOffice und tauschen die neue Listing-ID mit der bereits bestehenden ID aus.


Hinweise:

Import-Fehlermeldungen können ab sofort auch von Gastgebern gesehen werden. Die Infos werden auf der gleichen Landing Page angezeigt, wie die noch zu aktivierenden Inserate (siehe Stichpunkt vorab).

Volle vs. eingeschränkte Synchronisation: Gastgeber haben ab sofort die Möglichkeit zwischen einer eingeschränkten oder vollen Synchronisation zu wählen. Per Default ist die volle Synchronisation voreingestellt. Die eingeschränkte Synchronisierung ermöglicht es Gastgebern die Beschreibung, Bilder und insbesondere Ausstattungsmerkmale manuell zu bearbeiten oder nachzutragen. Preise und Verfügbarkeiten werden weiterhin vollautomatisch übergeben. Achtung: Der Content des Inserats wird jetzt nicht mehr mit vOffice synchronisiert und Neuerungen/Updates nicht übertragen.